Впереди полноценный переход на электронный документооборот

Из нашей статьи вы узнаете:

Цифровизация набирает обороты. Документы всё чаще оформляются только в электронном формате, поэтому документооборот происходит тоже в электронном виде. В связи с этим многие организации выбирают переход на ЭДО.

Обязательно ли переходить на ЭДО? Закон не обязывает всех переходить на электронный документооборот, но к этому подталкивает время, партнеры и современные технологии. Несмотря на то, что переход на электронный документооборот не обязателен, многие компании уже сделали это.

Разбираемся, в чём преимущества перехода на ЭДО и как организовать электронный документооборот.

Сравнение документооборотов в бумажном и электронном виде

Основные критерии, по которым сравнивают два вида документооборота — стоимость и «времязатратность».

Стоимость пакета

Стоимость пакета документов при среднем объёме в шесть листов формата A4 — 9 рублей. Чтобы отправить документы по почте, придётся заплатить от 40-60 рублей. Курьерская служба запросит в 10 раз больше, стоимость услуг также будет зависеть от точки назначения. Организация архива потребует аренды отдельного помещения. Стоимость будет зависеть от площади и региона.

Затраты на бумагу

Электронный документооборот исключает затраты на приобретение бумаги и предметов канцелярии. Стоимость отправки электронных документов составит от 5 до 9 рублей за документ в зависимости от оператора, за входящие платить не придётся. Географическая удалённость роли не играет.

Условия хранения

Условия хранения документов в электронном формате зависят от оператора ЭДО. При бумажном документообороте на распечатывание документов, их подписание и проставление печатей может уйти целый день. А в случае отсутствия лица, уполномоченного подписывать документы — до нескольких дней.

Срок получения

Срок получения отправленных документов может занимать от нескольких дней до двух недель, если документы были переданы по почте, либо от одних до четырёх суток, если для передачи использовалась курьерская служба.

Легко подписывать

При переходе на ЭДО подписание документов в электронном виде уполномоченным сотрудником занимает всего несколько минут. В системах ЭДО можно «по одному щелчку мыши» массово подписывать документы. При этом документы достигают получателя уже через несколько секунд после того, как были отправлены.

Как только получатель подписывает документ электронной подписью, оба участника электронного взаимодействия получают доступ к подписанному оригиналу документа.

Способы реализации ЭДО

Если вы решили организовать обмен документами в электронном виде, необходимо определиться, каким образом он будет реализован. Возможны два варианта.

Обмен документами

Обмен электронными документами напрямую можно начать на основании соглашения с контрагентом, которое будет регламентировать порядок и условия документооборота.

Такое соглашение необходимо, если участники взаимодействия используют неквалифицированную электронную подпись. Применение квалифицированной электронной подписи в документообороте заключения специального соглашения не требует.

При таком способе реализации ЭДО документы можно отправлять по электронной почте.

Плюс такого способа

Для передачи документов не нужно подключаться к системе оператора ЭДО и платить ему за услуги. Однако минусов больше: не все документы можно передавать контрагенту напрямую, нет автоматизации обработки документов, и в связи с этим — возможности организовать документооборот в больших объёмах.

Другой способ

Это обмен документами через оператора электронного документооборота. Пользователь подключается к системе ЭДО оператора, присоединяется к регламенту обмена и работает в специальном сервисе. У операторов ЭДО есть все необходимые возможности (технологические, правовые, кадровые) для обеспечения правомерного обмена электронными документами любого типа.

Как перейти на электронный документооборот

Начните переход на ЭДО поэтапно. Для перехода необходимо:

5

Определить способ работы с ЭДО

Работа возможна через интерфейс отдельного сервиса (например, онлайн-сервиса «Астрал.ЭДО») или через специальный программный модуль для 1С. Некоторые операторы поддерживают возможность интеграции своих сервисов с учётными системами клиентов.

Подключение контрагентов

Возможность организовывать обмен документами со своими контрагентами возникает лишь в том случае, если все участники подключены к СЭД. Необязательно, чтобы это была одна система — контрагенты могут быть подключены к разным операторам.

Крупные операторы поддерживают и развивают технологию роуминга.

Сама технология находится на раннем этапе развития, поэтому можно воспользоваться альтернативными вариантами организации обмена документами с партнёрами через операторов электронного документооборота.

Одним из вариантов является работа с несколькими операторами. Поскольку участники обмена никак не ограничены в выборе оператора, они могут быть подключены к нескольким системам одновременно. Подключиться к общей системе можете либо вы, либо ваш контрагент.

Если регистрация в нескольких системах по каким-либо причинам не подходит вам или вашему контрагенту, вы можете обратиться к своему оператору с предложением наладить сообщение между вами и вашим партнёром. Контрагенту с аналогичным вопросом следует обратиться к своему оператору.

Заключение

Итак, для перехода на ЭДО требуется:

• получить квалифицированную электронную подпись, поскольку лишь она даёт документу юридическую силу;
• заключить договор с оператором ЭДО и подключиться к его системе, с помощью которой будет налажен быстрый обмен документами и обеспечена их безопасность;
• присоединиться к регламенту оператора ЭДО, чтобы начать обмен.

За всё остальное ответственность будет нести оператор.

Как перейти на электронный документооборот

Татьяна Вепрева, Юрист-копирайтер

Электронный документооборот — система, при которой вся работа с документами проходит в цифровом формате. Так большинство бизнес-процессов проходит удаленно, что значительно экономит время и деньги. 

В материале рассмотрим преимущества ЭДО над стандартным документооборотом и расскажем, как перейти на электронный документооборот. 

Главный плюс перехода на ЭДО — экономия времени. С ним можно в считанные секунды провести любую операцию:

• подать налоговую и бухгалтерскую отчетность;
• направить договоры контрагентам;
• подписать акт с подрядчиками.

В целом, бизнес добровольно решает, применять ли ему ЭДО. Но в некоторых ситуациях он должен перейти на электронный документооборот по закону. Например, электронный формат обязателен для сдачи некоторой отчетности:

• бухгалтерская отчетность юрлиц;
• статистическая отчетность;
• некоторая налоговая отчетность (например, декларация НДС);
• формы 6-НДФЛ и 2-НДФЛ при численности штата больше 10 человек и т.д.

Кроме того, электронный документооборот применяется на всех этапах государственных закупок и в работе с маркированной и прослеживаемой продукцией.

Некоторые предприятия с самого начала выбирают цифровой формат из-за его преимуществ перед бумажным. Сравним основные критерии:

Показатель ЭДО Бумажный формат

Стоимость	Создание документов — бесплатно. Стоимость отправки документов зависит от оператора — в среднем, 5-9 рублей.	Для создания документов требуется бумага — в среднем, 1,5 рубля за лист формата А4. Отправка документов по почте — 50-100 рублей.Отправка курьерской службой — от 200 до 400 рублей (стоимость зависит от населенного пункта и конечного назначения).
Хранение	Хранение архива — бесплатно.	Для архива требуется отдельное место в офисе или аренда помещения.
Срок доставки	Электронные документы приходят получателю мгновенно. В исключительных случаях бывают короткие задержки из-за перебоев в Сети.	Срок зависит от пункта назначения. При отправке документов в рамках одного города курьером — в рамках одного рабочего дня. При отправке почтой — от 4 до 14 дней.

Теперь поговорим о том, как правильно перейти к электронному формату на предприятии.

Первое, с чего нужно начать переход на ЭДО — корректировка учетной политики. Факт того, что предприятие использует электронный формат при работе с документами, нужно отразить в положении об ЭДО. Указывают все ключевые моменты:

• вид ЭП;
• перечень документов, применяемых в ЭДО;
• порядок хранения файлов и т.д.

Необходимо продумать схему движения электронных документов на всех этапах. Стоит проанализировать существующий порядок работы с документами и адаптировать его к электронному:

• определить, сколько сотрудников работают с документами;
• обозначить цепочку передачи документов и прописать этапы их согласования;
• назначить ответственных лиц за подписание и отправку определенных файлов;
• уточнить порядок передачи сведений контролирующим органам, передачи пояснений при проверках и т.д.

С электронными документами можно работать двумя способами.

Первый — с помощью веб-версии. В этом случае не нужно устанавливать отдельное ПО — достаточно завести личный кабинет в онлайн-сервисе оператора электронного документооборота. Работать с электронными файлами может ответственный сотрудник. Порядок простой:

• Работник выгружает файл на сайт.
• Документ проходит этапы согласования по установленной цепочке.
• Руководитель заверяет файл электронной подписью.
• Документ направляют контрагенту.

Другой вариант — локальное ПО. Компания покупает сервис, который интегрируется с учетной системой. Сервис ЭДО позволяет работать одновременно со внешними и внутренними пользователями и полностью автоматизирует работу с документами. У программного обеспечения сравнительно больше возможностей, которые позволяют организовать полноценную систему ЭДО внутри предприятия:

• удаленный доступ нескольких пользователей к электронным файлам;
• функции планирования, постановки и контроля задач;
• распознавание бумажных версий документов;
• контроль сроков передачи документов и т.д.

Чтобы пользоваться ПО, нужно установить программу и приобрести лицензию. Стоимость на каждого пользователя варьируется от 2-3 до 20 тысяч рублей. Также потребуются средства на установку, настройку рабочих мест, обучение сотрудников. Поэтому сервис ЭДО больше подойдет предприятиям с высоким трафиком и множеством партнеров и контрагентов.

Чтобы организовать удобный порядок ЭДО, нужно ориентироваться на запросы бизнеса и предложения конкретных операторов. Вот несколько базовых критериев, которые стоит оценить перед подключением:

1. Уровень защиты. Узнайте о том, как оператор ЭДО обеспечивает безопасность на всех этапах — при доступе к системе и документам, обмене данными, хранении электронных файлов (в том числе, после прекращения действия лицензии).
2. Интерфейс. Оцените, насколько понятен сервис и удобно ли им пользоваться.
3. Наличие роуминга. Он необходим, если ваши партнеры работают с другим сервисом.
4. Техподдержка. Узнайте, как быстро отвечают на запросы, какие услуги поддержки входят в пакет, есть ли круглосуточные консультации.
5. Функционал в рамках стоимости. Заранее узнайте, какие услуги входят в пакет, а за что придется доплачивать. Сравните разные предложения по стоимости и входящему в ее функционалу.

Налоговая служба составила список операторов ЭДО федерального уровня. Если хотите сразу отмести ненадежные организации, можно начать с него.

Работать с электронными документами можно только при наличии ЭП. Есть несколько видов электронной подписи — простая, неквалифицированная и квалифицированная. Больше всего возможностей у последней. С ней можно не только подписывать договоры, но и подавать отчетность в госорганы, участвовать в госзакупках, работать с ЕГАИС.

Перед переходом на электронный документооборот нужно предупредить партнеров и контрагентов и подключить их к системе ЭДО. Иначе вы не сможете полноценно обмениваться документами. При этом можно работать с одним оператором ЭДО или с несколькими сразу.

Электронный документооборот изменится к 2024 году: как не порушить бизнес-процессы и избежать штрафов — Право на vc.ru

{«id»:303760,»gtm»:null}

В 2020 году ФНС представила концепцию развития электронного документооборота (ЭДО), которую планирует внедрить к 2024 году. По задумке налоговиков, это сократит расходы государства и бизнеса на печать, бумагу и доставку, а также поможет быстрее обмениваться документами.

Подготовьтесь к главным изменениям, чтобы спокойно обмениваться документами с контрагентами, не нарушить бизнес-процессы и не попасть на штрафы налоговой.

Если нет времени читать весь материал целиком, смотрите наш чек-лист — он поможет подготовиться к переходу на ЭДО уже сегодня.

К концу 2024 года вступят в силу следующие нововведения:

• многие документы окончательно перейдут в электронный формат, например транспортные и кадровые документы, а также документы по учёту НДС;
• начнут действовать новые правила обмена документами. Например, физические лица, которые подписывают документы от лица организации, должны будут иметь электронную доверенность;
• получить электронную подпись можно будет бесплатно в ФНС.

Ожидается, что в 2023 году ФНС обяжет бизнес отказаться от бумажных транспортных накладных в пользу электронных. А другие мероприятия, призванные ускорить переход на цифровой формат, начнутся уже в 2022 году. Поэтому эксперты рекомендуют подготовиться к переходу на ЭДО до того, как он станет обязательным.

Мы помним, как розница переходила на онлайн-кассы. Многие компании не подготовились к переходу заранее: когда срок подошёл, им пришлось быстро подстраиваться под новые правила. Из-за этого некоторые предприятия приостановили бизнес-процессы и потеряли деньги. При этом сроки поставки и цены на оборудование выросли, а за несоблюдение требований штрафовали.

Важно, чтобы в случае с переходом на ЭДО ситуация не повторилась. Особенно это касается компаний, занятых в сфере грузоперевозок. Перевод перевозочных документов в «цифру», в отличие от ввода электронных касс и фискальных накопителей, имеет для компаний преимущества.

Это одна из немногих инициатив государства, которая ведёт бизнес не к дополнительным расходам, а позволяет оптимизировать процессы и сократить затраты.

Заблаговременная подготовка к переходу на ЭДО позволит снизить риски, в первую очередь технические: что-то не отправляется или не открывается, не тянет ноутбук, нужны дополнительные лицензии. Кроме этого у компаний будет время обучить сотрудников новым правилам.

Как ни странно, но сейчас при ЭДО часть документов всё равно остаётся на бумаге, например, те же самые товарно-транспортные накладные. Какие документы, кто и кому будет скоро передавать только в электронном виде, лучше понимать уже сейчас. И третья причина подготовиться заранее — это нагрузка на удостоверяющие центры и ФНС, куда все пойдут в последний момент за электронной подписью.

Планомерный переход позволит избежать очередей и быстро дозвониться в техподдержку, чтобы получить консультации и настройки.

Чтобы плавно перейти на электронный документооборот, начните использовать электронные документы при учёте сотрудников и в работе с контрагентами, получайте электронную подпись по новым правилам, выберите оператора ЭДО и подготовьте техническую базу.

Переведите кадровые документы в электронный формат. Кадровые документы, которые позволяют обмениваться трудовыми договорами, уведомлениями и заявлениями, скоро нужно будет использовать в электронном виде. К таким документам относятся:

• уведомление об изменении условий работы;
• заявление о переводе на другую должность;
• заявление об отпуске;
• заявление об увольнении и другие.

Проведение эксперимента по переводу в электронный вид документов, связанных с работой, закреплено в законе № 122-ФЗ. При этом окончательный перечень определяют работодатели. Это может быть трудовой договор, приказы о приёме на работу и прекращении трудовых отношений, соглашения, предупреждения, графики отпусков и так далее.

Переведите транспортные документы в электронный формат. В обозримом будущем в электронный формат перейдут транспортные документы, которые позволяют отслеживать перемещения товаров и подтверждать транспортные расходы. К ним относятся:

• транспортная накладная;
• заказ-наряд;
• сопроводительная ведомость;
• путевой лист.

Переведите документы по учёту НДС в электронный формат. Скоро в электронном виде надо будет оформлять следующие документы:

• счёт-фактура;
• книги покупок и продаж;
• универсальный передаточный документ (УПД).

Пока бизнес обязали соблюдать электронный формат только с УПД для маркированной продукции и УПД, которые содержат данные о прослеживаемом товаре. С остальными документами по учёту НДС можно работать в бумажном формате.

Переведите в электронный формат документы, если вы работаете в строительной сфере. К таким документам относятся формы КС-2 и КС-3.

Важно. ФНС опубликовала перечень документов, формат которых уже утверждён. На начало октября 2021 года таких документов пять: универсальный передаточный документ, универсальный корректировочный документ, формы ТОРГ-2 и ТОРГ-12, акт выполненных работ. Другие форматы пока ещё в разработке и на утверждении.

Получайте электронную подпись по новым правилам. С 1 января 2022 года юридические лица и ИП могут получить сертификат в отделении ФНС, а не только в удостоверяющем центре. Услуга бесплатная, но нужно пройти процедуру идентификации, предоставить документ, удостоверяющий личность, и СНИЛС.

Кроме этого изменятся правила выдачи КЭП для физлиц и уполномоченных представителей организации. Они смогут получить электронную подпись физического лица в доверенном удостоверяющем центре. Список таких удостоверяющих центров опубликован на сайте ФНС.

В сертификате останутся только ФИО сотрудника. Данные о компании, в которой он работает, фиксироваться не будут. Использовать такие сертификаты для подписания документов от лица компании можно будет только вместе с электронной доверенностью.

Следите за новыми правилами обмена электронными документами. С 1 июля 2022 года правила электронного документооборота немного изменятся.

Например, физические лица, которые подписывают документы от лица организации, должны будут иметь электронную доверенность.

Документ, подписанный лицом без электронной доверенности, утратит юридическую значимость. Его нельзя будет представить в налоговую и суд.

Как именно будет выстроен обмен документами, пока неизвестно. О новых правилах обмена электронными документами ФНС сообщит позже, так что следите за новостями по теме.

Подготовьте сотрудников к работе с КЭП. Бывает, что сотрудник, который раньше не работал с электронной подписью, может подписать файл, но не отправить его. Из-за этого контрагент не получит документы вовремя.

Подготовьте техническую базу для перехода на ЭДО. Заранее установите на рабочие компьютеры программу «КриптоПро». Без неё не получится подписывать документы с помощью электронной подписи.

Обновите бухгалтерские программы, чтобы они поддерживали работу с новыми формами и форматами отчётности. Если компания продолжит подавать в ФНС документы на старых бланках, налоговая может доначислить налог на прибыль или снять вычет по НДС. Если же компания продолжит сдавать отчётность в бумажном формате вместе электронного, то её не примут, а расчётный счёт могут заблокировать.

А ещё обеспечьте стабильный доступ к интернету. Если в офисе постоянные обрывы соединения или низкая скорость, будет сложно обмениваться электронными документами в срок.

Закрепите переход на ЭДО на предприятии. Внесите соответствующие изменения в локальные акты, инструкции, учётные политики. Это позволит организовать переход на ЭДО внутри компании и избежать претензий проверяющих, например налоговиков и аудиторов.

• Переведите кадровые документы в электронный формат: уведомления об изменении условий работы, заявления о переводе на другую должность, об отпуске и увольнении.
• Переведите транспортные документы в электронный формат: транспортные накладные, заказ-наряды, сопроводительные ведомости, путевые листы.
• Переведите документы по учёту НДС в электронный формат: счета-фактуры, универсальные передаточные документы, книги покупок и продаж.
• Переведите в электронный формат формы КС-2 и КС-3, если вы работаете в строительной сфере.
• Получите электронную подпись в ФНС или доверенном удостоверяющем центре.
• Следите за новыми правилами обмена электронными документами на сайте налоговой.
• Обучите сотрудников работе с КЭП.
• Выберите оператора ЭДО из списка на сайте ФНС.
• Установите на рабочие компьютеры программу «КриптоПро», обновите бухгалтерскую программу, перейдите на более быстрый интернет.
• Закрепите переход на ЭДО в локальных актах предприятия, инструкциях, учётных политиках.

Почему необходимо переходить на электронный документооборот

Бумажные документы уходят в прошлое. Бумажный документооборот тормозит все бизнес-процессы компаний, и у сотрудников уходит много времени на коммуникации вживую. В текущих реалиях полностью отказаться от бумажного документооборота практически нереально, но можно максимально заменить его использование, перейдя на электронный документооборот. В этой статье мы подробно расскажем о проблемах бумажного документооборота, и каким образом нам поможет система 1С:Документооборот.

Основные проблемы при использовании бумажного документооборота:

• Хранение документов. Как показывает практика, часть бумажной документации компании может быть потеряно. Важные документы могут затеряться в бесконечном бумажном потоке;
• Контроль документов. Зачастую отсутствует какой-либо контроль, если в компании проходят процедуры согласования документов — никто не знает на каком этапе и в каком состоянии находятся документы. Вследствие чего возникают издержки, связанные с выяснением актуального статуса;
• Подготовка документов. Как правило, компании используют внутренние регламенты, которые сопровождаются установленными шаблонами документов. При подготовке документов обычно возникают проблемы с тем, чтобы найти актуальный шаблон и вручную заполнить документ. Все это также приводит к дополнительным издержкам.
• Автоматизация процессов. Активная работа с бумажной документацией означает отсутствие системы, которая обеспечивает автоматизацию бизнес-процессов компании и соответственно поток документов внутри компании. Возникает риск того, что важная документация не дойдет до ответственных лиц. И, пожалуй, самый важный момент — у руководителей нет возможности контролировать бизнес-процессы компании.

Это лишь основные, но далеко не все проблемы, присущие бумажному документообороту. 

Преимущества электронного документооборота

Электронный документооборот – это целая система, которая помогает обеспечить прозрачность бизнес-процессов компании, повысить эффективность работы сотрудников, снизить временные издержки, связанные с ведением бумажного документооборота, а в некоторых случаях и повысить прибыль компании. Рассмотрим эти пункты более подробно:

• Прозрачность бизнес-процессов. Автоматизированная система позволяет обеспечивать выполнение всех регламентов компании согласно установленным правилам – достигается это настройкой произвольных маршрутов согласования документов, автоматическим уведомлением пользователей о поступивших и просроченных задачах, автоматическим формированием документов по шаблонам и т.д.; 
• Эффективность работы. Список активных задач всегда доступен сотруднику, а механизм оповещения сведет к минимуму возможность забыть о поручении или не выполнить задачу вовремя;
• Централизованное хранение документов. Все документы находятся непосредственно в системе, что снижает риск потери документов, а механизмы поиска позволяют оперативно найти необходимый документ;
• Безопасность. Разграничение прав доступа позволит сотрудникам получить доступ только к тем документам, с которыми они имеют право работать; 
• Удаленный доступ. Позволяет организовать возможность удаленной работы сотрудников. У руководителей всегда имеется доступ через web или мобильное приложение к отчетам по выполнению задач и поручений, а также к нужным документам; 
• Повышение прибыли. Благодаря грамотно выстроенным бизнес-процессам у руководителей будет возможность быстро и удобно отслеживать процессы организации и оперативно принимать важные решения. У сотрудников, в свою очередь, появится больше времени на выполнение своих прямых должностных обязанностей.

Система 1С Документооборот позволяет реализовать все преимущества электронного документооборота. Познакомимся поближе с основными возможностями системы и рассмотрим несколько примеров.

Основные возможности системы «1С: Документооборот»

«1С:Документооборот 8» — это не просто система управления документами, но еще и современная ECM-система (Enterprise Content Management — управление корпоративным контентом) с широким набором функциональных возможностей для регулировки деловых процессов и совместной работы сотрудников. Программа позволяет автоматизировать типовые процессы работы с документами, организовать электронный документооборот, обеспечить контроль исполнения задач, регламентировать управленческую деятельность.

Основные функциональные разделы:

• Работа с договорными документами;
• Управление документами;
• Эффективное управление процессами;
• Функциональный почтовый клиент;
• Учет и планирование рабочего времени;
• Проектный учет и контроль исполнения;
• Интеграция с любыми решениями.

Рассмотрим некоторые функции более детально. 

Для внутренних документов можно настроить произвольную иерархию, которая будет удобная и понятна для всех сотрудников предприятия. В списке выводится вся необходимая информация по документу.

По каждому документу можно посмотреть список текущих задач, а также всю историю их выполнения (согласование, исполнение, поручение и т.д.) с детализацией по сотруднику и дате выполнения. 

Для сотрудников доступен список, где отображаются активные задачи, которые необходимо выполнить — исполнение, согласование, ознакомление и т.д.

Для каждой задачи выводится краткая информация: от кого и когда она поступила, срок исполнения, краткая история выполнения (если она по цепочке исполняется группой сотрудников), а также возможность открыть все вложения (word, excel и т.д.

), которые прикреплены к задаче. Сотрудники всегда будут в курсе текущих задач и не забудут о важных делах.

Система позволяет на основании реквизитов документа автоматически формировать шаблоны печатной формы. Механизм крайне удобный и позволяет экономить много времени на оформлении стандартных документов.

В системе представлены всевозможные отчеты по контролю исполнения задач. Например, отчет «Справка об исполнительской дисциплине», который показывает количество задач по сотрудникам и ответственность их выполнения.

Система позволяет регламентировать в программе процессы обработки документов, в которые могут входить согласование, исполнение, поручения и прочие процессы, а также прописывать различные условия маршрутизации. 

Конечно, в рамках статьи довольно сложно рассмотреть все функциональные возможности системы 1С:Документооборот, но мы надеемся, что для понимания пользы от программы достаточно и такого небольшого обзора!

Почему именно 1С: Документооборот

• Система обладает всеми необходимыми инструментами для работы как с внутренним, так и внешним документооборотом;
• Решение «из коробки» подойдет для более 90% задач электронного документооборота предприятия;
• Большинство компаний уже используют в своей работе программное обеспечение от фирмы 1С, поэтому пользователям будет достаточно легко адаптироваться к новой системе, а механизмы интеграции позволят расширить функционал 1С:Документооборот и/или существующих систем на базе платформы 1С:Предприятие 8;
• Веб-сервисы программы позволят настроить интеграцию с любыми другими информационными системами.

Переходите на 1С:Документооборот

Переход на электронный документооборот открывает перед предприятием много дополнительных возможностей, которые могут принести пользу, как сотрудникам, так и в компании в целом — повысить прозрачность документооборота, уменьшить рутинный труд и количество ошибок, связанных с человеческим фактором.

Современные технологии развиваются в сторону всестороннего применения цифрового формата, поэтому уход от бумажного документооборота лишь вопрос времени.

Так почему бы не задуматься над этим вопросом уже сейчас, а наши специалисты всегда помогут с грамотным внедрением 1С:Документооборот в вашей компании, а также проконсультируют, как сделать внутренние бизнес-процессы более эффективными. 

Как перейти на электронный документооборот: алгоритм действий

30 марта

834

#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>

Внешний и внутренний электронный документооборот к 2022 году используют многие компании: регистрируют в нем приказы и корреспонденцию; согласовывают письма, инструкции; обмениваются счетами и актами с контрагентами. И кажется, что все уже работает, и ничего дополнять не нужно. Однако в ноябре 2021 года в ТК РФ внесли статьи 22.1—22.3, которые разрешили применять «цифру» и в трудовых отношениях. 

С одной стороны, работодатели получили право использовать во взаимодействии с работниками только компьютерные версии, без распечатки и подписания на бумажных носителях.

А с другой, всем желающим придется выполнить ряд обязательных мероприятий для перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Даже тем, кто уже с ним работает — здесь Трудовой кодекс исключений не содержит.

Разбираемся, как отказаться от документов на бумаге  и не нарушить при этом нормативные требования.

Внедрить электронный документооборот можно самостоятельно, разобравшись в процедуре и проанализировав процессы и документы в компании. А  можно заказать сопровождение внедрения ЭДО. Его проведут эксперты ИПК. Опыт коллег, которые воспользовались услугой и снизили расходы на 40% – здесь. Оставить заявку на сопровождение ЭДО можно по ссылке.

Сначала составьте перечень документов и список категорий работников, взаимоотношения с которыми будете переводить в «цифру». Статья 22.1 ТК РФ содержит четыре исключения, к которым правила КЭДО не применяются:

• трудовые книжки, форма СТД-Р;
• акт о расследовании несчастного случая;
• журналы учета инструктажей по охране труда;
• приказ об увольнении сотрудника.

Все остальные документы в трудовых отношения можно «оцифровать» по правилам ст. 22.1—22.3 ТК РФ. А вот нужно ли, решайте сами. Исходя из своих финансовых и технических возможностей. Ведь расходы на подключение работника к электронному документообороту несет работодатель.

Ваше право перевести в «цифру» не все кадровое делопроизводство, а только часть. Перечень электронных документов и категории работников, с которыми они оформляются, вы сами определите в локальном нормативном акте.

Совет Переводите в цифровой формат, в первую очередь, отношения с сотрудниками подразделений, географически удаленных от офиса. Так вы сэкономите время на получении подписей об ознакомлении с документами, личных заявлений.  Малым предприятиям, где работает несколько человек в одном кабинете, нет смысла тратить усилия на внедрение электронного документооборота. Учитывайте, что стоимость программ КЭДО от частных вендоров зависит от количества подключенных пользователей.

Ваше право перевести в «цифру» не все кадровое делопроизводство, а только часть. Перечень электронных документов и категории работников, с которыми они оформляются, вы сами определите в локальном нормативном акте.

Вы можете выбрать один из двух вариантов, разрешенных ст. 22.1 ТК РФ:

1. Использовать ЭДО от частных компаний (вендоров), если она отвечает следующим требованиям:

• позволяет использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) — та понадобится для подписания трудового договора и других документов, указанных в ст. 22.3 ТК РФ;
• фиксирует факт получения цифрового оригинала сторонами;
• обеспечивает хранение электронных документов в такие же сроки, как бумажных версий.

1. Работать через ЭКД портала «Работа в России». Это официальный сервис Роструда, бесплатный для компаний, работников и соискателей. Для пользования им нужно иметь подтвержденную учетную запись на Госуслугах. 

Обратите внимание, что собственную систему электронного документооборота придется интегрировать с ЕСИА. Планируется, что работник или соискатель сможет подписывать и отправлять кадровые документы через Личный кабинет на Портале госуслуг. Правда, применяться это будет только с 1 сентября 2022 года — смотрите примечание к ст. 22.1 ТК РФ.

Совет На портале «Работа в России» доступны руководства для пользователей системы электронного кадрового документооборота. В них вы найдете, как подключать работников к ЭКД, организовать подтверждение их учетных записей в ЕСИА, например, через зарплатные карты Сбербанка.

В статье 22.2 ТК РФ установлено, что электронный документооборот в организации внедряется на основании локального нормативного акта (ЛНА), согласованного с профсоюзом в установленном порядке. На самом деле, документов будет, как минимум, два:

1. Приказ о переходе на электронный документооборот. В нем вы назначаете ответственного за процесс, который будет разрабатывать ЛНА, обеспечивать выполнение организационных мероприятий; устанавливаете перечень действий и их сроки.
2. ЛНА о порядке осуществления электронного документооборота. Это может быть отдельное Положение или поправки в другие внутренние документы — ПВТР, Положение о кадровом делопроизводстве и др.

Главное правило: приказ о переходе на КЭДО и ЛНА обязательно согласовываем с профсоюзом. Это требование ст. 22.2 ТК РФ.

Образец приказа о внедрении электронного документооборота скачайте здесь.

Совет Не объединяйте в один приказ организационные мероприятия, ограниченные по срокам, и утверждение ЛНА. Такие документы имеют разный срок действия (у Положений — до замены новыми) и хранения по Приказу Росархива от 20 декабря 2019 № 236.

Как правильно утвердить ЛНА, читайте в нашем экспертном материале.

На этом этапе вы выполняете действия из приказа о переходе на КЭДО, в том числе:

• уведомляете работников — например, путем записи с личной подписью сотрудника в листе ознакомления к приказу;
• получаете письменное согласие от всех работников в штате, во взаимоотношениях с которыми будете применять цифровые документы;
• обеспечиваете доступ персонала к системе КЭДО и наличие у него усиленных электронных подписей по требованиям ст. 22.3 ТК РФ;
• проводите внутреннее обучение работников пользованию системой КЭДО;
• подписываете соглашение об электронном документообороте к трудовому договору — в нем указываете порядок проверки усиленной неквалифицированной электронной подписи, если она будет использоваться.

Важно!