Компенсация за перелет при отзыве из отпуска и НДФЛ

Главная страница » Обучение 1С » 1С ЗУП 8.3 » Отзыв из отпуска и перерасчет отпускных в ЗУП 3.1

Отзыв из отпуска в 1С:ЗУП 3 может регистрироваться по-разному в зависимости от того «закрыт» или еще не «закрыт» период, в котором был рассчитан исходный отпуск. Рассмотрим подробнее все варианты перерасчета отпускных в 1С 8.3 ЗУП в связи с отзывом из отпуска.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе «ЗУП 3.1 кадровый и зарплатный учет от А до Я»

Общий пошаговый алгоритм регистрации отзыва из отпуска

Как отозвать из отпуска в 1С 8.3 ЗУП? Пошагово алгоритм регистрации отзыва из отпуска в 1с 8.3 ЗУП после выплаты отпускных выглядит следующим образом:

  1. Необходимо определить «закрыт» или еще не «закрыт» период, в котором вводился исходный отпуск;
  2. Если период не «закрыт», то отзыв из отпуска можно зарегистрировать двумя способами:
    1. Исправить период в исходном документе Отпуск и провести его;
    2. Ввести документ-исправление тем же месяцем начисления, в котором заполнить период отпуска с учетом отзыва сотрудника;
  3. Если период, в котором вводился исходный отпуск уже «закрыт», то вариант регистрации отзыва только один – ввести документ-исправление текущим месяцем начисления и периодом с даты начала отпуска до даты отзыва;
  4. Сумма, выплаченная в ведомости на основании исходного документа Отпуск, не исправляется. Возникшая после исправления исходного отпуска избыточная сумма выплаты будет зачтена при заполнении следующих ведомостей;
  5. Если сразу после отзыва сотрудник будет использовать оставшуюся часть полагающегося отпуска, то необходимо ввести новый документ Отпуск на этот период текущим месяцем начисления.

Признак «закрытости периода» определяется бухгалтером самостоятельно. В 1С ЗУП 3 нет такого понятия, как закрытие месяца.

Но логично предположить, что если зарплата за месяц уже выплачена и сформированы проводки (сделан документ Отражение зарплаты в бухучете и перенесен в бухгалтерскую программу), то период можно считать закрытым, т.е.

исправлять начисления в этом месяце уже невозможно. Тогда перерасчеты следует делать следующим месяцем начисления.

Отзыв из отпуска, если период еще не закрыт

Если месяц еще не закрыт, то можно выполнить исправление непосредственно в исходном документе, либо тем же месяцем начисления ввести документ-исправление, если требуется сохранить в информационной базе историю исправлений.

Рассмотрим оба варианта как отозвать из отпуска в 1С 8.3 ЗУП на примере.

Исправление в исходном документе

Сотрудница Фетисова А.С. в середине декабря уходит в отпуск на период с 10 по 23 декабря на 14 дней:

  • Компенсация за перелет при отзыве из отпуска и НДФЛ
  • Отпускные выплачены 06 декабря:
  • Компенсация за перелет при отзыве из отпуска и НДФЛ
  • С 17 декабря происходит отзыв сотрудницы из отпуска. Поскольку это происходит в декабре и месяц начисления декабрь еще не закрыт, можно выполнить исправление в исходном документе Отпуск:
  • Компенсация за перелет при отзыве из отпуска и НДФЛ

При этом Ведомость в кассу от 06 декабря не исправляется. Излишне выплаченная сумма будет учтена при ближайшей выплате.

  1. По итогам месяца происходит начисление зарплаты за декабрь:
  2. Компенсация за перелет при отзыве из отпуска и НДФЛ
  3. Ведомостью от 10 января производится выплата зарплаты за декабрь. При этом по сотруднице Фетисовой учитывается, что имела место переплата отпускных, и сумма к выплате уменьшается автоматически на сумму этой переплаты:
  4. Компенсация за перелет при отзыве из отпуска и НДФЛ

Исправление вводом документа-исправления

Рассмотрим на том же примере.

Также сотруднице Фетисовой А.С. начисляется и выплачивается отпуск за период с 10 по 23 декабря. И также ее отзывают с 17 декабря. Но исправление периода происходит не в исходном документе Отпуск. Вводится документ-исправление. Для этого в исходном отпуске используется команда Исправить.

  • Компенсация за перелет при отзыве из отпуска и НДФЛ
  • В новом документе указывается текущий месяц начисления декабрь и период с учетом отзыва с 10 по 16 декабря:
  • Компенсация за перелет при отзыве из отпуска и НДФЛ
  • Таким образом в базе сохраняется и первоначальный вариант отпуска, и исправленный.

Далее все также, как и в случае с исправлением в исходном документе, т.е. при очередной выплате (в данном случае при выплате зарплаты за декабрь) будет учтена излишне выплаченная сумма отпускных. Отличие только в том, что расшифровка выплаты будет более детальной, поскольку появился документ-исправление:

Компенсация за перелет при отзыве из отпуска и НДФЛ

Отзыв из отпуска, если период закрыт

Если период, в котором вводился исходный отпуск уже закрыт, то вариант регистрации отзыва из отпуска в ЗУП 3.1 только один – это ввод документа-исправления текущим месяцем начисления. Рассмотрим на примере.

Сотрудница Воронкова С.С. уходит в отпуск в ноябре на период с 26 ноября по 16 декабря. В документе вместе с отпуском рассчитывается оклад за ноябрь:

  1. Компенсация за перелет при отзыве из отпуска и НДФЛ
  2. Далее выполняется выплата 22 ноября.
  3. Сотрудница отзывается из отпуска 12 декабря. К этому времени ноябрь уже закрыт, поэтому вводится документ-исправление месяцем начисления Декабрь:
  4. Компенсация за перелет при отзыве из отпуска и НДФЛ

В документе-исправления происходит полное сторнирование того, что было начислено в исходном документе и начисление с нуля на основании изменившихся данных. В рассматриваемом случае изменится лишь расчет отпуска за декабрьский период — он уменьшится.

  • При очередной выплате сотруднице (в данном случае при выплате зарплаты за декабрь) будет учтено, что по итогам первоначальной выплаты отпускных произошла переплата в связи с отзывом из отпуска. Сумма к выплате уменьшится на эту переплату:

Возврат сотруднику неиспользованных дней отпуска

Неиспользованные в связи с отзывом из отпуска дни возвращаются сотруднику и могут быть использованы при следующем отпуске сотрудника.

По сотруднице Воронковой С.С. увидеть возврат четырех дней отпуска в связи с отзывом можно в отчете Справка об остатках отпусков.

  1. До регистрации отзыва:
  2. После регистрации отзыва из отпуска:
  • Если Вы еще не подписаны:
  • Активировать демо-доступ бесплатно →
  • или
  • Оформить подписку на Рубрикатор →
  • После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Помогла статья? Оцените её

(8

Как пересчитать выплаты за отзыв сотрудника из отпуска?

Новый инструмент для перерасчета дней отпуска и компенсации за отзыв.

Компенсация за перелет при отзыве из отпуска и НДФЛ

Компания Инфософт разработала новый инструмент для конфигурации зарплат и управления персоналом ( ЗУП ) в рамках проекта по переносу расчета заработной платы и кадрового учета в конфигурацию ЗУП 3.1.

А теперь расскажем, как это работает на практике. Рассмотрим на примере клиента, обратившегося к нам.

Вводные данные:

  • Клиент — производственное предприятие.
  • Численность сотрудников > 600 человек.
  • Отдел кадров — 2 сотрудника.
  • Бухгалтер по расчету заработной платы — 1 сотрудник.
  • Права на отпуск — согласно ТК РФ.

Производство работает круглосуточно, у сотрудников сменный график работы. В соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации им ежемесячно начисляются дни отпуска как основного, так и дополнительного — для ряда должностей.

Сотрудники ходят в отпуск по графику, но из-за производственной необходимости их могут вызвать на работу во время их отпуска на несколько дней, но отпуск начислен, выплата произведена. С такой ситуацией клиент сталкивался довольно часто.

Помимо кадровых приказов для отзыва из отпуска необходимо еще пересчитать начисление отпускных, ведь компания заботится о своих сотрудниках и не удерживает выплаты. Сумма отпускных должна остаться прежней, а за дни отзыва работник получает компенсацию.

  • Раньше в типовой конфигурации этот вопрос можно было решить двумя способами:
  • 1 способ: С помощью команды Исправить
  • Мы редактируем первоначальный документ и делаем дополнительный на продолжение отпуска.

Компенсация за перелет при отзыве из отпуска и НДФЛ

2 способ: С помощью команды Сторнировать

Мы сторнируем первоначальный документ и создаем новые документы отпуска. Такой способ очень трудозатратен как для сотрудника отдела кадров, так и бухгалтера по заработной плате. Получается, что они подготавливают документы по отпуску дважды.

Читайте также:  В некоторых ситуациях для работников по ГПД нужен инструктаж по охране труда

Компенсация за перелет при отзыве из отпуска и НДФЛ

Перед нами встала задача упростить данный процесс и минимизировать ошибки человеческого фактора. Мы реализовали доработку под логичным названием Отзыв из отпуска.

Суть доработки в следующем:

  1. Специалист отдела кадров выбирает сотрудника, которого необходимо отозвать;
  2. В поле “Отпуск” отображаются все приказы на отпуск только по данному сотруднику;
  3. Далее специалисты указывают дату отзыва;
  4. Месяц отображается автоматически от текущей даты отзыва, но его можно также изменить вручную.

Компенсация за перелет при отзыве из отпуска и НДФЛ

Интерфейс новой функции

Для корректного расчета и начисления НДФЛ автоматически сторнируется первоначальный документ, то есть создается документ Сторнирование начислений.

Открываются два новых окна на корректные даты, на которых видны: первая часть отпуска, компенсации. а во втором приказе мы видим продолжение отпуска.

Компенсация за перелет при отзыве из отпуска и НДФЛ

Первый приказ

Компенсация за перелет при отзыве из отпуска и НДФЛ

  1. Второй приказ
  2. Кроме того, для удобства поиска таких документов в журнале была реализовано дополнительное создание комментариев о количестве дней отзыва.
  3. Бухгалтеру по расчету заработной платы остается лишь утвердить этот расчет.
  4. С помощью такой простой с виду функции мы помогли сократить рабочее время сотрудников и обезопасили от ошибок при заполнении документов.
  5. Если у вашей компании есть запрос на доработку необходимую в 1С обращайтесь в Инфософт, мы всегда готовы помочь вам.

Перерасчёт отпускных при отзыве из отпуска

Про кадровое оформление отзыва из отпуска я рассказывала в предыдущей статье. Сейчас поговорим с вами о перерасчёте суммы отпускных и дальнейших ваших действиях с этими суммами.

Напомню вам, что расчёт суммы неиспользованной части отпуска сотруднику нужно будет осуществлять, исходя уже из другого расчётного периода (ст. 139 ТК РФ).

Сотрудник отозван из отпуска и приступил к выполнению своих обязанностей. Ему начисляется заработная плата за эти дни, которые ему уже оплатили ранее в качестве отпуска. Выходит, что возникает переплата отпускных, а значит, требуется перерасчёт. Произвести возврат переплаченных отпускных работодателю в одностороннем порядке не получится.

Существует два варианта развития дальнейших событий: 

1. Сотрудник согласился вернуть часть отпускных или разрешил зачесть этот остаток в счёт заработной платы. При любом варианте бухгалтеру нужно получить письменное согласие от работника на добровольный возврат суммы отпускных за неиспользованные дни отпуска в кассу или на зачёт отпускных в счёт заработной платы.  

Вот пример такого заявления:

Компенсация за перелет при отзыве из отпуска и НДФЛ

2. Сотрудник отказывается возвращать часть суммы полученных ранее отпускных. Такое его решение ставит в тупик работодателя, так как нельзя в одностороннем порядке удержать сумму отпускных из зарплаты или зачесть в оплату будущего отпуска.

Роструд неоднократно в своих ответах на обращения бухгалтеров или кадровиков на сайте онлайнинспекция.

рф указывал, что при уходе сотрудника в следующий ежегодный отпуск нужно произвести перерасчёт суммы отпускных (которые были ранее), исходя из среднего заработка работника за последние 12 календарных месяцев, предшествующих дате нового отпуска и выплатить ему разницу. 

Но! Обращаю ваше внимание, что такие действия могут привести к спорной ситуации. Так как такой пересчёт и выплату разницы можно приравнять к удержанию в одностороннем порядке. Получается, что любыми путями лучше договариваться с сотрудником на добровольный возврат денежных средств.

Далее привожу пример, как не надо делать. Работодатель не считает нужным выполнять перерасчёт отпускных (в случае отзыва из отпуска), а просто отправляет сотрудника в отпуск за свой счёт. Ни в коем случае не делайте так! Такое ведение дел неправомерно! В случае обнаружения этого, на вас могут наложить штраф за нарушение трудового законодательства. 

Важно! Работодатель не имеет права отправлять подчинённого в отпуск за свой счёт на те дни, которые образовались из-за отзыва.

Оплата сотруднику проезда из отпуска на работу

Смело можно предположить, что в случае отзыва сотрудника на работу руководством по своей инициативе, оно должно оплатить ему стоимость проезда (либо компенсировать эти затраты). При этом у сотрудника не возникает никакой экономической выгоды и дохода.

Но, увы, Минфин придерживается другого мнения. Ни в ТК РФ, ни где-либо ещё нет положений, которые обязывают работодателя возмещать сотруднику стоимость проезда от места проведения отпуска до места работы и обратно в случае отзыва из отпуска. Из чего следует, что оплату проезда из прерванного отпуска надо обложить НДФЛ

Как оформить командировку, если она совмещается с отпуском

Работодатель обязан возмещать сотруднику расходы на проезд к месту командировки и обратно до работы. Но путь работника не всегда выглядит как «Екатеринбург — Москва — Екатеринбург».

Случается, что появляется промежуточное звено — отпуск в Праге. В статье обсудим 4 ситуации, в которых отпуск совпадает с командировкой.

Расскажем, как грамотно оформить документы и компенсировать затраты на проезд, чтобы не попасть под санкции.

Автоматизируйте оформление командировок: быстрый поиск недорогих билетов, отелей и квартир. Закрывающие документы с автозагрузкой в 1С

Подробнее

Командировка во время отпуска

Отзываем сотрудника из отпуска

Вызвать сотрудника из отпуска и направить в командировку можно только с его  согласия (ст. 125 ТК РФ). Прервать таким образом можно только ежегодный оплачиваемый отпуск или отпуск по уходу за ребенком. 

Сотрудник может отказаться и с чистой совестью отдыхать дальше. Это его право, поэтому штрафовать или грозить увольнением ни в коем случае нельзя.

Но даже если обстоятельства экстренные, а сотрудник согласен, прервать отпуск можно не всегда. Нельзя отзывать из отпуска работников:

  • несовершеннолетних;
  • работников вредных или опасных производств;
  • беременных.

Чтобы прервать отпуск, руководитель составляет приказ об отзыве сотрудника и запрашивает его согласие на это.

Пересчитываем отпускные

Отпускные сотруднику выплачивают за 3 дня до начала отпуска. Если он прерван, сотрудник часть отпускных возвращает. Вернуть их можно одним из трёх способов:

  1. Принять наличными через кассу.
  2. Вычесть из зарплаты.
  3. Учесть в командировочных расходах.

Работник сам решает, какой вариант ему больше подходит.

Решаем, как быть с неизрасходованными днями отпуска

Остаток отпуска сотрудник может использовать в любое время в течение рабочего года: хоть сразу после командировки, хоть присоединить к отпуску в следующем году. Информацию о переносе отпуска зафиксируйте в графике отпусков.

Дополнительно корректируется личная карточка и табель рабочего времени.

Далее оформляйте командировку по классическому сценарию: составьте приказ и выплатите суточные, деньги на дорогу и проживание.

Компенсируем расходы на проезд

Если в отпуске сотрудник находился в другом городе, то при отправке в командировку  в его пути будет не два пункта, а больше. Заглянем в письмо Минфина от 17.01.2017 № 03-04-06/1546, чтобы решить, как оплачивать проезд в каждом случае.

Вариант 1. Работник решил отгулять оставшийся отпуск сразу после командировки 

Его путь выглядит как «Прага — Москва — Прага — Екатеринбург». Работодатель обязан оплатить перелет из Праги в Москву, а дальше работник платит за себя сам. Конечно, компания может оплатить сотруднику дорогу в Прагу как обратный билет, но нельзя учесть это в расходах для расчёта прибыли. Кроме того, с выплаты придётся удержать НДФЛ и страховые взносы.

В этом случае желательно не оформлять перелет «Прага — Москва — Прага» одним билетом. Чтобы учесть перелет «Прага — Москва» в расходах, понадобится выделить его стоимость и обосновать её налоговой. С этим поможет компания, в которой покупали билеты.

Вариант 2. Сотрудник из места командировки возвращается в место работы

Его путь выглядит как «Прага — Москва — Екатеринбург». Все расходы на проезд работодатель может возместить и учесть в расходах. Выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Выплачиваем суточные и принимаем авансовый отчёт

Когда после командировки сотрудник не возвращается на работу, а отправляется в отпуск, днём завершения командировки считается последний день перед отпуском. Суточные выплачиваются по этот день, а дни в дальнейших переездах не оплачиваются.

Авансовый отчет можно сдать после возвращения из отпуска. На его сдачу дается три рабочих дня сотрудника. Отсчет начинается с дня, в который он возвращается на работу (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

С Контур.Тревел сотрудники сами заполнят авансовые отчеты, а дальше они автоматически появятся в 1С вместе с билетами

Подробнее

Отпуск во время командировки

Оформляем отпуск

Случается, что отпуск совмещается с командировкой. Это нормальная ситуация: даже за неделю может случиться что-то, что заставит сотрудника отлучиться.

Оформлять внезапный оплачиваемый отпуск опасно. Работодатель обязан выплатить отпускные за три дня до начала отпуска. Исключений из этого правила нет, а за нарушение положен штраф. Поэтому, если сотрудник просится в оплачиваемый отпуск, а трёх дней на выплату отпускных нет, лучше оформить отпуск без сохранения зарплаты (ст. 136 ТК РФ).

Читайте также:  Статья 18 тк рф

Работник не может уйти в отпуск самовольно, работодатель должен дать на это согласие. Но отказать в отпуске за свой счёт нельзя, если работник:

  • участник ВОВ;
  • пенсионер;
  • инвалид;
  • супруг или родитель военнослужащего, пожарника, работника СИЗО и т.п.
  • отбывает по предусмотренным ТК РФ или коллективному договору обстоятельствам: свадьба, рождение ребенка, смерть родственника (ст. 128 ТК РФ).

Отпуск оформляется как обычно, а командировку прерывают приказом, в котором прописаны конкретные сроки прерывания. После отпуска командировка возобновляется.

Считаем, что можно учесть в расходах

Бухгалтер рассчитывает суточные за фактические дни командировки до и после отпуска. Если отпуск оплачиваемый, дополнительно считает отпускные. Платить суточные и компенсировать расходы на время пути в отпуск, отпуска и возвращения в командировку не нужно, так как сотрудник в этот период не занят работой.

Путь работника в этой ситуации включает сразу четыре переезда (четыре билета): «Екатеринбург — Москва — Прага — Москва — Екатеринбург». Работодателю не обязательно компенсировать все. Нужно возместить переезд из Екатеринбурга в Москву и обратно — эти затраты можно учесть в расходах по прибыли и не удерживать с выплаты НДФЛ и страховые взносы. 

За поездку в Прагу работник платит сам. Можно компенсировать, но тогда нельзя учесть в расходах: придется платить все налоги. Об этом говорится в том же письме Минфина от 17.01.2017 № 03-04-06/1546.

После командировки в отпуск

Работник может остаться в отпуске сразу после командировки, не возвращаясь на рабочее место. Это не запрещено законом. Но, как и в предыдущем случае, не стоит забывать выплачивать отпускные за три дня до начала отдыха.

Возможны два варианта отпуска после командировки: отпуск в другом городе или стране и отпуск в городе командировки. Разница кажется существенной, ведь во втором случае работник возвращается на работу из города, в котором выполнял трудовые обязанности. Но давайте посмотрим, что по этому поводу говорит Минфин (письмо от 25.06.2019 № 03-04-06/46418).

Вариант 1. Работник отправляется из места командировки в другой город или страну, а уже оттуда возвращается на место работы

Его маршрут выглядит как «Екатеринбург — Москва — Прага — Екатеринбург» и включает три переезда. 

Работодатель обязан оплатить только один билет — от Екатеринбурга до Москвы. Его стоимость можно включить в расходы. Он не признается выгодой сотрудника, поэтому НДФЛ и взносы с него не удерживаются.

Следующие два билета — до места отпуска и обратно к месту работу — оплачивает сотрудник. Если работодатель захочет их компенсировать, то сформирует работнику экономическую выгоду. С неё придётся удержать НДФЛ и взносы. Такую компенсацию нельзя учесть в расходах организации.

Последним днём командировки считается последний день перед отпуском. Со следующего дня оплачивать и компенсировать расходы сотрудника не нужно.

Вариант 2. Работник проводит отпуск в месте командировки и оттуда же возвращается на работу

Его маршрут выглядит как «Екатеринбург — Москва — Екатеринбург».

День окончания командировки — это последний день перед отпуском, поэтому платить суточные и компенсировать дальнейшие расходы работодатель не обязан. Из этого следует и то, что сотрудник возвращается домой из отпуска, а не из командировки. Дополнительно это подтверждается приказом об отпуске и тем, что дата окончания командировки и обратного билета не совпадают.

Работодатель не должен оплачивать обратный проезд работника. А если всё-таки компенсирует, то не сможет учесть это как компенсацию командировочных расходов сотрудника. Дополнительно со стоимости билета придется удержать НДФЛ и доначислить страховые взносы, так как он признаётся экономической выгодой работника.

Чтобы не возникло проблем с налоговой, рекомендуем не оформлять переезд одним билетом, даже если вы решили компенсировать сотруднику затраты. Выделить путь до командировки из общей стоимости будет проблематично: придётся обращаться в компанию, которая продала билет.

После отпуска в командировку

Работника можно направить в командировку сразу после отпуска, не дожидаясь его возвращения на рабочее место. За счёт этого можно сэкономить. Допустим, сотрудник отдыхал в Праге, а в командировку ему нужно в Берлин. Добраться из Праги до Берлина гораздо дешевле, чем из Екатеринбурга.

Эта ситуация самая простая: нет никаких нюансов оформления документов. Отпуск заканчивается стандартно, а затем работник отправляется в командировку. 

Проблема состоит в том, что билет приобретается по месту отпуска сотрудника, а не по месту работы. К тому же, оплатив работнику путь «Прага — Берлин — Екатеринбург», работодатель оплачивает его возвращение из отпуска. Можно ли учитывать это в расходах? 

Когда сразу после окончания отпуска сотрудник отправляется в командировку, её первым днём считается день, следующий за последним днём в приказе об отпуске. Работодатель должен заранее перечислить сотруднику аванс на оплату проезда, жилья и суточные.

Билеты на проезд от места отдыха до места командировки и обратно до работы не облагаются НДФЛ и взносами и учитываются в расходах как компенсация командировочных расходов (письмо Минфина от 09.11.2018 № 03-04-06/80946).

Совмещение командировки и отпуска — частая ситуация. Чтобы не запутаться и в будущем не переплачивать по налогу на прибыль, следуйте нормам НК РФ. Для удобства — схема.

Елизавета Кобрина, экономист, редактор-эксперт

Работника вызывают из отпуска: порядок действий

Конституция РФ (ч. 5 ст. 37) гарантирует каждому работнику право на ежегодный оплачиваемый отпуск. В трудовом законодательстве данное право закреплено в ст. 21 ТК РФ.

В соответствии с трудовым законодательством работодатель обязан каждый год предоставлять работнику отпуск минимальной продолжительностью 28 календарных дней. На это время за работником сохраняется место работы и ему выплачивается средний заработок. По согласованию сторон отпуск может быть разделен на части так, чтобы хотя бы одна из них была не менее 14 дней.

Нормы ТК РФ позволяют работодателю отозвать сотрудника из ежегодного оплачиваемого отпуска, но лишь при условии, что сотрудник согласен прервать свой отдых (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Перечень обстоятельств, при которых допускается отзыв из отпуска, законодательно не установлен, поэтому работодатель вправе определить их самостоятельно, главное — это согласие работника.

Оставшаяся часть отпуска должна быть представлена сотруднику в удобное для него время в течение текущего рабочего года (или) присоединена к отпуску за следующий рабочий год

Не все работники могут быть отозваны из оплачиваемого отпуска. Так, несовершеннолетние лица, беременные женщины, а также работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда не могут быть отозваны из отпуска, даже если они сами не возражают против этого.

Обратите внимание, отказ работника досрочно выйти из отпуска нельзя расценить как нарушение трудовой дисциплины. А значит, к работнику не могут быть применены дисциплинарные взыскания, в том числе увольнение за прогул (п. 37 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).

Какие документы необходимо оформить

Отзывая своего сотрудника из отпуска, нужно оформить следующие документы:

— служебную записку от руководителя подразделения, где числится сотрудник; — согласие сотрудника на прерывание отпуска;

— приказ о прерывании отпуска, если сотрудник выразил добровольное согласие.

Кроме оформления указанных документов, потребуется внесение изменений в некоторые кадровые документы.

Служебная записка для обоснования вызова из отпуска

В служебной записке, которая обычно пишется на имя руководителя организации, предлагается отозвать сотрудника из отпуска и указывается причина. Причина отзыва из отпуска должна быть достаточно веской. Обстоятельства, при которых требуется прервать отпуск работника

Форма служебной записки составляется в произвольной форме. Руководитель организации на документе ставит свою резолюцию (согласен или возражает), ставит дату и подпись.

Получаем согласие сотрудника

После того как работодатель примет решение об отзыве работника из отпуска, он должен сообщить об этом работнику и получить от последнего согласие на отзыв из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Сообщить работнику можно следующими способами — по телефону, телеграммой, по электронной почте, а согласие лучше зафиксировать документально.

ст. 125 ТК РФ не содержит разъяснений в каком виде должно быть дано согласие на отзыв из отпуска.  Как это сделать, организация должна решает самостоятельно.

Например, организация может письменно уведомить работника о своем решении отозвать его из отпуска.

Сотрудник, ознакомившись с таким уведомлением, либо отказывается от прерывания отпуска, либо соглашается, указывая при этом, как он намерен распорядиться оставшейся его частью.

Возможен и такой вариант. Организация в письменном виде к работнику не обращается, соответствующее уведомление не оформляется. Вызвать сотрудника на работу можно по телефону, телеграммой, электронным письмом, другим способом.

В таком случае свое согласие на досрочное прекращение отпуска работник выражает в собственноручном заявлении.

В нем же он указывает, как намерен догуливать дни, оставшиеся от отпуска, а также порядок расчетов с работодателем по излишне полученным выплатам.

Как быть с отпускными. Возможны два варианта: добровольное внесение в кассу организации излишне выплаченных сумм или их зачет в счет предстоящей заработной платы. Все это сотрудник может отразить либо непосредственно в уведомлении работодателя, либо в собственноручно написанном заявлении. Все зависит от того, как в организации принято документально оформлять отзывы из отпусков.

Читайте также:  Переходный режим для превысивших лимиты на усн принят полностью

Оформляем приказ об отзыве сотрудника из отпуска

После получения письменного согласия сотрудника, нужно оформить приказ об отзыве его из отпуска. Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому он составляется в произвольной форме. В приказе следует указать причину отзыва работника, дату выхода на работу, а также время предоставления неиспользованной части отпуска. С данным документом работник должен быть ознакомлен под подпись.

Вносим изменения в график отпусков и в личную карточку

После издания приказа об отзыве работника из отпуска нужно внести изменения в график отпусков.

Поскольку в нем нет специальной графы для внесения сведений об отзыве работника из отпуска, можно внести информацию в графу 10 «Примечание».

В ней следует указать, что работник отозван из отпуска с его согласия, проставить дату, в которую работник приступил к работе в связи с отзывом из отпуска, причину отзыва.

Далее в графе 8 «Основание (документ)» необходимо отразить реквизиты приказа об отзыве из отпуска. В графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» — дату, на которую переносится отпуск работника, если она попадает на текущий календарный год. Если дата, на которую переносится отпуск, приходится на следующий календарный год, тогда в графике указывать ничего не нужно.

Информацию об отзыве из отпуска также необходимо внести в личную карточку работника — форму № Т-2 в раздел «Отпуск».

В графах 4 и 6 нужно зачеркнуть неверные даты и количество дней одной чертой и вписать верную информацию, а в графе 7 указать реквизиты приказа, на основании которого произошли изменения.

В личной карточке работника следует отразить количество фактически использованных дней отпуска. Это нужно для того, чтобы впоследствии правильно подсчитать количество неиспользованных дней отпуска.

Отметки в табеле учета рабочего времени

Дни пребывания работника в отпуске следует отразить в табеле учета рабочего времени кодом «ОТ» или цифровым кодом 09.

Дни, в которые работник работал после отзыва из отпуска, отмечаем кодами «Я» или 01. Во второй строке проставляем количество отработанных часов.

Если работник поехал в командировку, используем коды «К» или 06 (служебная командировка).

Количество отработанных часов в период командировки не проставляется.

Пересчет отпускных

В соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ отпускные за весь период отпуска выплачиваются сотруднику за три дня до начала отпуска. При этом в случае отзыва сотрудника из отпуска сотруднику начисляется заработная плата в общем порядке.

 Однако ему уже были выплачены отпускные, в том числе за те дни, которые он фактически не отгулял. В такой ситуации работник не обязан возвращать организации сумму излишне полученных отпускных.

Также нельзя погасить эту сумму путем постепенного удержания из его зарплаты, так как такого основания в статье 137 ТК РФ не предусмотрено.

  • Организация может поступить следующим образом:
  • — договориться с сотрудником, чтобы он вернул деньги в кассу;
  • — оформить излишне выплаченные отпускные как аванс под будущую зарплату.
  • В любом случае сотрудник должен быть согласен на возврат (удержание).

На практике существуют разные точки зрения на позицию необходимости перерасчета отпускных при отзыве сотрудника из отпуска. Но приоритетней позиция, в соответствии с которой отпускные должны быть перерасчитаны или удержаны с согласия сотрудника.

Это позволить избежать задвонеия выплат за один период (выплата заработной платы за рабочие дни и отпускных за дни отпуска).

В случае отзыва из отпуска и переноса его неиспользованной части на другое время отпускные должны быть пересчитаны. Ведь неиспользованные дни отпуска будут предоставлены в другое время.

Сумма отпускных будет определена исходя из другого расчетного периода. А за неиспользованные дни прерванного отпуска сотруднику будет начислена зарплата.

Зарплата за тот месяц, в котором работник был отозван из отпуска, начисляется за фактически отработанные дни. И, в током случае может быть два варианта действий:

1. Если сумма начисленной зарплаты за этот месяц будет меньше суммы отпускных за неиспользованные дни отпуска — работнику при выплате зарплаты ничего не полагается. Сумма задолженности работника перед работодателем будет учтена при выплате зарплаты в следующем месяце. НДФЛ и страховые взносы перечислять не нужно, так как они уже были перечислены в день выплаты отпускных;

2. Если сумма начисленной зарплаты за этот месяц будет больше суммы «лишних» отпускных — работнику полагается разница между начисленной зарплатой и этими отпускными. Соответственно, с разницы начисляются и уплачиваются НДФЛ и взносы.

Компенсация затрат на проезд при отзыве работника из отпуска

(Письмо Минфина РФ от 20.10.2017 г. № 03-04-06/68852)

В связи с производственной необходимостью в порядке, предусмотренном ст. 125 ТК РФ, при согласии работника работодателем осуществляется отзыв его из отпуска.

Учитывая, что отзыв из отпуска осуществлен по инициативе работодателя и вызван производственной необходимостью, работодателем производится компенсация затрат работника на проезд от места проведения отпуска к месту постоянной работы и обратно в случае, если период отпуска не завершен.

Возникает вопрос: возникает ли у работника объект налогообложения по НДФЛ при выплате работодателем компенсации затрат работника на проезд от места проведения отпуска к месту постоянной работы и обратно в случае, если период отпуска не завершен, учитывая производственную необходимость отзыва работника из отпуска и отсутствие какой-либо экономической выгоды для работника?

В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло.

Ст. 41 НК РФ определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с главой 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ.

Перечень доходов, освобождаемых от обложения НДФЛ, содержится в ст. 217 НК РФ.

Так, п. 3 ст.

217 НК РФ предусмотрено освобождение от обложения НДФЛ всех видов установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

В соответствии с положениями ст. 125 ТК РФ отзыв работника из отпуска осуществляется работодателем с согласия работника.

При этом, отметил Минфин, ни ТК РФ, ни иными положениями действующего законодательства РФ не предусмотрено норм, устанавливающих обязанность возмещения работодателем стоимости проезда от места проведения отпуска до места работы и обратно в случае отзыва работника из отпуска.

Иных положений, предусматривающих освобождение от налогообложения сумм возмещения работодателем стоимости проезда от места проведения отпуска до места работы и обратно в случае отзыва работника из отпуска, ст. 217 НК РФ не содержит.

Поэтому, считает Минфин, с учетом положений ст. 41 и 210 НК РФ указанные доходы подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector