Обязанность любой компании и предпринимателя — правильно обрабатывать первичные учетные документы. От этого зависит корректность бухгалтерского учета и порядок в документообороте. Расскажем об основных правилах обработки первички, главных сложностях и их решении.
Что такое первичный документ
Базовые положения об обработке первичных документов содержатся в ст. 9 ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Закон обязывает подтверждать совершение любой хозоперации первичным учетным документом. Такой документ должен иметь юридическую силу и корректно оформляться ответственными лицами.
Есть путаница в определении перечня первичных документов. Во-первых, список возможной первички очень обширен: сюда входят различные акты, накладные, платежные документы. Кроме того первичные бухгалтерские документы принимаются для налогового учета, а некоторые документы, которые часто называют первичными, ими не являются — например, счет-фактура или договор.
Компания может сама разрабатывать формы первички (данные Минфина РФ № ПЗ-10/2012), кроме документов по кассовым операциям — в их бланки нельзя вносить правки. Всю первичку, с которой работает компания или ИП, нужно утвердить в учетной политике, а если в ходе деятельности в работу берется дополнительная форма первичного документа, ее нужно добавить в УП.
Этапы обработки первичных учетных документов
Первичный документ формируют при совершении операции или сразу после этого события.
Затем его направляют в бухгалтерию, и одна из задач бухгалтера — своевременно собрать первичку у поставщиков с помощью менеджеров и руководителя.
В бухгалтерии документ проверяют на корректность заполнения, при необходимости просят поставщика внести исправления. Затем вносят в систему учета и отражают на счетах учета.
После этого первичные документы комплектуют, в хронологическом порядке подшивают, складывают на хранение в папки и помещают в архив на 5 лет, после окончания этого документы уничтожают.
Сложности при обработке первички
На любом этапе действуют подробные правила работы с первичкой. Ошибки при заполнении, проверке или вводе документов могут привести к нарушениям в учете, претензиям от налоговой и штрафам. То же касается архивации и хранения документов. Поэтому бухгалтеру по первичке нужны твердые знания правил работы и аккуратность.
Учет оригиналов первичных документов в 1С:ERP
При осуществлении деятельности организации часто возникают проблемы с несвоевременным возвратом подписанных первичных документов.
Основными причинами невозврата документов являются:
- отсутствие порядка в работе с документами, потеря документа;
- отсутствие ответственного лица за возврат документов;
- незаинтересованность клиента в возврате документов.
Последствиями невозврата оригиналов первичных документов становятся:
- неуплата товаров и услуг — без документов подтверждающих факт сделки сложно взыскать долг с клиента;
- применение штрафных санкций от налоговых служб — при отсутствии первичных документов или наличии ошибок в заполненных документах компании могут быть привлечены к ответственности и выплате штрафа.
Для упорядочения работы с первичными документами в новой версии системы «1С:ERP Управление предприятием 2» редакции 2.5 добавлен новый функционал. В системе появилась возможность вести учет состояния оригиналов и печатных форм первичных документов.
Рассмотрим работу функционала по учету оригиналов документов по этапам:
- Настройка программы.
- Рабочее место «Журнал учета оригиналов первичных документов».
- Контроль состояния оригиналов первичных документов из общих журналов документов.
- Отслеживание состояния документов из формы документа и в разрезе печатных форм.
- Пример процесса «Учет состояния оригинала исходящего первичного документа».
1. Настройка программы
Для настройки возможности учета состояния оригиналов первичных документов в системе 1C:ERP пользователь переходит в раздел НСИ и администрирование / Администрирование, выбирает строку Печатные формы, отчеты и обработки.
Рисунок 1 — Раздел «НСИ и администрирование»
В открывшемся окне устанавливает отметку Отслеживание состояний напечатанных документов. Данная настройка включает фиксирование наличия подписанных первичных документов.
Рисунок 2 — Раздел «Печатные формы, отчеты и обработки»
Для настройки перечня состояний оригиналов первичных документов пользователь переходит из раздела НСИ и администрирование / Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки в справочник Состояния оригиналов первичных документов.
Рисунок 3 — Настройка перечня состояний оригиналов первичных документов
В справочнике Состояния оригиналов первичных документов отражается список возможных состояний оригиналов или печатных форм первичных документов:
- Оригинал получен — подписанный оригинал или печатная форма первичного документа есть в наличии.
- Форма напечатана — печатная форма напечатана, но оригинал или печатная форма первичного документа с подписями еще не получены.
- Оригиналы не все — состояние документа, у которого оригиналы печатных форм находятся в разных состояниях. Данное состояние устанавливается автоматически, без возможности ручной корректировки.
- Состояние неизвестно — устанавливается по умолчанию для нового документа.
Рисунок 4 — Справочник «Состояния оригиналов первичных документов»
Для дополнения списка состояния первичных документов пользователь в справочнике Состояния оригиналов первичных документов нажимает кнопку Создать. В открывшемся окне заполняет данные нового состояния документа.
Рисунок 5 — Создание вида состояния оригинала первичного документа
Перечисленные состояния оригинала отображаются в Журнале учета оригиналов первичных документов в выпадающем списке поля Состояние оригинала.
Рисунок 6 — Список состояний первичных документов
2. Рабочее место «Журнал учета оригиналов первичных документов»
Для учета состояния оригиналов и печатных форм первичных документов предусмотрено рабочее место Журнал учета оригиналов первичных документов.
Оно предназначено для просмотра всех документов информационной базы, по которым получены и не получены подписанные оригиналы документов, документы, которые еще не отслеживались.
Также для установки отборов и изменения состояния оригинала или печатной формы первичного документа.
Открытие Журнала учета оригиналов первичных документов доступно из разделов:
- Продажи / Оптовые продажи;
- Закупки / Оригиналы первичных документов;
- Склад и доставка;
- Казначейство;
- Финансовый результат и контроллинг.
Рисунок 7 — Список разделов «1С:ERP»
В списке Журнал учета оригиналов первичных документов предусмотрено два режима отображения.
1. По документам — отражаются виды документов, по которым контролируется информация.
Рисунок 8 — Форма Журнал учета оригиналов первичных документов
2. По печатным формам — отражаются виды документов, первичные документы и печатные формы (при наличии).
Рисунок 9 — Журнал учета оригиналов первичных документов
В рабочем месте «Журнал учета оригиналов первичных документов» предусмотрено выполнение.
1. Установка и изменение текущего состояния оригинала или печатных форм первичного документа. Для этого пользователь в колонке Состояние оригинала нажимает на гиперссылку документа и в выбирает необходимый статус в выпадающем списке.
Рисунок 10 — Способ изменения состояния документа
2. Контроль наличия оригинала первичного документа. Для этого пользователь мониторит признаки документов:
- — оригинал документа получен;
- — оригинал документа не получен или документ находится в состоянии отличном от «Оригинал получен».
Рисунок 11 — Учет оригиналов первичных документов
3. Изменение состояния документа через установку состояния каждой печатной формы документа. Пользователь переходит по гиперссылке в колонке Состояние оригинала и в выпадающем списке выбирает строку Уточнить по печатным формам.
Рисунок 12 — Учет оригиналов первичных документов по печатным формам
Далее в окне Изменение состояния оригинала документа отдельно по каждому первичному документу изменяет состояние документа.
Рисунок 13 — Форма окна «Изменение состояния оригинала документа»
При установке состояния отдельно по печатным формам, контролируется наличие всех первичных документов. При отсутствии печатной формы из списка, документу присваивается состояние Оригиналы не все.
Рисунок 14 — Форма списка «Журнал учета оригиналов первичных документов»
Присвоение окончательного состояния «Оригинал получен» можно следующим образом:
- нажать на гиперссылку в колонке «Состояние оригинала» и выбрать в списке строку «Оригинал получен»;
- нажать на пиктограмму , изменив ее цвет на .;
- сканировать штрихкод бумажного документа (если в системе используется подключаемое оборудование).
В списке Журнал учета оригиналов первичных документов фиксируется информация о последних изменениях документа, а именно об авторе изменения и дате последнего изменения.
Например, если пользователем была перезапущена печать печатной формы документа, то дата последнего изменения будет зафиксирована как для документа, так и для печатной формы.
Рисунок 15 — Учет последних изменений оригиналов первичных документов
В списке Журнал учета оригиналов первичных документов предусмотрены отборы по Состоянию оригинала, Организации и Автору изменения.
Рисунок 16 — Список отборов в Журнале учета оригиналов первичных документов
3. Контроль состояния оригиналов первичных документов из общих журналов документов
В системе настроена возможность учета наличия оригиналов первичных документов и контроль состояния оригиналов первичных документов не только из рабочего места Журнал учета оригиналов первичных документов, но и в списках документов (например, «Документы продажи (все)», «Документы закупки (все)»).
В формах списка документов добавлена Колонка Состояние оригинала, которая отражает текущее состояние оригинала первичного документа. Пользователь может изменить состояние документа, нажав на гиперссылку в колонке Состояние оригинала и выбрать состояние в списке выбора.
Рисунок 17 — Форма списка «Документы продажи (все)»
Также добавлена колонка с признаками состояния документа: оригинал получен или не получен (или находится в других состояниях).
Рисунок 18 — Колонка состояния документов продажи
4. Отслеживание состояния документов из формы документа и в разрезе печатных форм
При создании нового документа система автоматически присваивает состояние документа Состояние оригинала неизвестно.
Для изменения состояния оригинала или печатных форм пользователь переходит по гиперссылке в документе и выбирает необходимое состояние в списке выбора.
Рисунок 19 — Форма документа «Реализация товаров и услуг»
При отслеживании наличия оригиналов документа в разрезе нескольких печатных форм, пользователь может установить или изменить состояние документа отдельно по печатным формам.
Пользователь переходит по гиперссылке в документе и в списке выбора выбирает строку Уточнить по печатным формам.
Рисунок 20 — Форма документа «Реализация товаров и услуг»
В форме окна Изменение состояния оригинала документа отражаются все возможные печатные формы для данного типа документа.
Рисунок 21 — Форма окна «Изменение состояния оригинала документа»
Пользователь отдельно по каждой печатной форме указывает значение в колонке Состояние оригинала, выбрав в выпадающем списке необходимое значение.
Рисунок 22 — Форма окна «Изменение состояния оригинала документа»
При установке отметки Показать отслеживаемые печатные формы будут отсортированы по установленному состоянию документа.
Рисунок 23 — Изменение состояния оригинала документа — сортировка по состоянию
Если необходимая печатная форма отсутствует в списке (например, для входящего документа), пользователь может самостоятельно ее добавить. Для этого в окне Изменение состояния оригинала документа пользователь переходит по гиперссылке Добавить свою и указывает наименование печатной формы.
Рисунок 24 — Добавление новой печатной формы
5. Пример процесса «Учет состояния оригинала исходящего первичного документа»
Пользователь выполняет поиск необходимого документа в списке документов Документы продажи (все) или Журнал учета оригиналов первичных документов.
По умолчанию для документа установлено состояние Неизвестно.
Рисунок 25 — Форма окна «Документы продажи (все)»
Далее пользователь запускает печать документов, в форме документа нажимает кнопку Печать, выбирает строку Комплект документов с настройками. В окне Печать комплекта документов выбирает необходимые документы и отправляет на печать.
Рисунок 26 — Форма окна «Печать комплекта документов»
После печати система присваивает каждой печатной форме, а также документу Реализация товаров и услуг, состояние Форма напечатана.
Рисунок 27 — Форма списка «Документы продажи (все)»
Измененное состояние указывается в списке документов, а также в форме документа Реализация товаров и услуг.
Рисунок 28 — Форма документа «Реализация товаров и услуг»
Далее документ передается на подпись клиенту. Для отражения данного этапа пользователь устанавливает соответствующее состояние документа, например Передано курьеру.
Рисунок 29 — Форма списка «Журнал учета оригиналов первичных документов»
После подписания клиентом оригиналов документов и печатных форм пользователь вносит изменения отдельно по каждой печатной форме первичного документа.
При отсутствии хотя бы одного оригинала печатной формы, документу присваивается состояние Оригиналы не все.
Рисунок 30 — Форма окна «Изменение состояния оригинала документов»
Общее состояние документа или печатных форм можно проверить по группировке По печатным формам из рабочего места Журнал учета оригиналов первичных документов.
Рисунок 31 — Рабочее место «Журнал учета оригиналов первичных документов»
При получении всех оригиналов печатных форм первичного документа пользователь устанавливает состояние Оригинал получен.
Рисунок 32 — Рабочее место «Журнал учета оригиналов первичных документов»
После этого документ по умолчанию примет окончательное состояние Оригинал получен.
Электронный документооборот в практике бухгалтера: вопросы учета – ilex
Аудитор, юрисконсульт ООО «Ревера Лигал», член экспертного совета Ассоциации налогоплательщиков
На сегодня развитие механизма функционирования электронного документооборота в организациях является одним из наиболее перспективных направлений. В рамках онлайн-семинара на тему «Электронный документооборот в практике бухгалтера», проведенного ООО «ЮрСпектр», на наиболее актуальные вопросы, с которыми сталкиваются бухгалтеры, ответил Виктор Геннадьевич Статкевич.
Имеет ли юридическую силу акт, подписанный с одной стороны электронной цифровой подписью, а с другой — собственноручной подписью представителя контрагента?
Юридическую силу имеет именно электронный документ, созданный и подписанный электронной цифровой подписью (далее — ЭЦП) в установленном порядке.
Следовательно, если исполнитель подписал акт действительной сертифицированной ЭЦП, а заказчик распечатал его и подписал собственноручной подписью, такой документ не соответствует понятию «электронный документ». К тому же в этом случае исполнитель не имеет подтверждения, что заказчик подписал акт.
Если заказчик направит исполнителю этот акт на бумажном носителе, он опять же не будет отвечать требованиям законодательства, предъявляемым к электронным документам .
Законодательством установлен ряд хозяйственных операций, для подтверждения которых можно оформить первичный учетный документ в единоличном порядке.
Например, по публичным договорам, в которых предусмотрено такое оформление, а также по работам, услугам, результаты которых могут использоваться в течение действия договора, предусматривающего составление первичного учетного документа единолично, и стоимость которых, приходящаяся на период выполнения, оказания в календарном месяце, может быть достоверно определена .
Следовательно, для случаев, указанных в п. 1 постановления N 13, распечатывая электронный акт с ЭЦП поставщика и подписывая его своей собственноручной подписью, получатель фактически обеспечивает наличие подтверждающего первичного учетного документа, составленного единолично .
Если для подтверждения хозяйственной операции требуется составление первичного учетного документа в двустороннем, а не в единоличном порядке, то такого «смешанного» (электронно-бумажного) документа будет недостаточно. И в этом случае есть риск, что такой документ не будет принят проверяющими в качестве документа, соответствующего требованиям законодательства.
Организация соблюдает условия для составления первичного учетного документа единолично и для этого в качестве основы использует распечатанные акты поставщиков, полученные по электронной почте. Обязана ли организация внести все эти акты в учетную политику?
Все формы первичных учетных документов, которые не утверждены законодательством и разработаны организацией, должны быть включены в приложение к учетной политике .
Кроме того, в учетной политике может быть запись, что в качестве форм первичных учетных документов по ситуациям, предусмотренным п. 1 постановления N 13, используются формы, составленные поставщиком (при условии отражения в них всех требуемых реквизитов).
Если организация такие документы использует без включения их в учетную политику, в отношении ее могут быть применены меры административной ответственности за нарушение порядка ведения бухгалтерского учета и правил хранения бухгалтерских документов . Однако при этом такие первичные учетные документы все равно будут иметь юридическую силу и могут быть приняты к бухгалтерскому и, как следствие, к налоговому учету.
Можно ли принимать к учету документ, полученный от поставщика услуг связи, хостинга по электронной почте? Поставщик указывает, что на его сайте можно проверить подлинность и целостность этого документа, действительность ЭЦП.
Результаты услуг связи и хостинга могут быть потреблены в течение срока действия договора. И как правило, в таких договорах предусмотрена возможность составления подтверждающего первичного учетного документа в единоличном порядке.
При выполнении этого условия, а также при наличии в нем всех необходимых реквизитов распечатанный электронный документ поставщика услуг связи, хостинга, подписанный собственноручно получателем этих услуг, может считаться первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции и составленным единолично .
Как исправить ошибку в электронном документе?
Исправления в электронные документы не вносятся. Электронный документ с ошибкой аннулируется, и создается новый, правильный документ .
Акт оказанных услуг составлен, подписан ЭЦП и выставлен поставщиком. Получатель еще не подписал акт своей ЭЦП. Как получатель может внести корректировки в такой акт?
Если получатель в одностороннем порядке попытается внести корректировки в электронный акт поставщика, будет нарушена целостность акта, что приведет к нарушению требований, предъявляемых к электронным документам. Исправления вносят путем аннулирования неверного акта и создания нового .
Минфин разрешил сканы первички для бухучета
Министерство финансов выпустило письмо №03-03-07/38785 от 13.05.2020г где чиновники разрешают малому бизнесу принимать сканы первичных документов, но с небольшой оговоркой.
- Такие документы действительны, когда нет возможности получить оригиналы документов. Если такое событие имеет место быть, то Минфин не считает это нарушением в правилах бухгалтерского учета
- Сейчас, когда многие компании из-за короновируса перешли на режим самоизоляции, работая удаленно, получить оперативно оригиналы документов не представляется возможным.
- Теперь работать можно используя сканы первичном документации и закон не запрещает признавать расходы по скан-образам первичной документации
Также возможно заменить бумажные оригиналы на документы с электронной цифровой подписью. Для этого достаточно подключиться к электронному документообороту и подписывать документы посредством электронно цифровой подписи.
Мы советуем использовать малому бизнесу сканы первичной документации, если получить бумажные версии не представляется возможным. При этом всем нашим клиентам мы рекомендуем оформить соответствующий приказ за подписью руководителя, где будет прописано что вы принимаете к учету скан-образцы первичных документов. Также не забудьте внести соответствующие дополнения в учетную политику.
Напоминаем, что налоговая инспекция оштрафует малый бизнес если будут грубые нарушения правил ведения доходов и расходов, когда отсутствуют первичные документы-основания для формирования соответствующих записей в регистрах бухгалтерского учета. Поэтому при первой возможности договоритесь с поставщиками и покупателями как именно вы сможете получить оригиналы в будущем.
- Штраф не маленький, составляет 10 000 рублей, лучше перестраховаться (основание статья 15.11 КоАП)
- Другие статьи на канале:
- Как рассчитать взносы ИП
- ИП освободили от налогов на шесть месяцев!
- Отсрочка по налогам кого коснется?
- Если статья была вам полезна поставьте нам палец вверх, так мы будем знать что кому-то это помогает и нужно
- Подписывайтесь наш канал не коммерческий и создан в помощь предпринимателям
- МЫ НА ДЗЕНЕ
Если статья была вам полезна значит команда специалистов «ВАШ БУХГАЛТЕР» не зря создала этот канал.Подписывайтесь, чтобы ничего не пропустить
Когда в учете можно принимать скан-образы первичных документов
… сообщаем, что в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» (далее — Федеральный закон) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Первичные учетные документы подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
Согласно Федеральному закону ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта, за исключением случаев, если иное установлено бюджетным законодательством Российской Федерации. Экономический субъект самостоятельно формирует свою учетную политику, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, федеральными и отраслевыми стандартами.
Исходя из Положения по бухгалтерскому учету ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н, в составе учетной политики экономического субъекта его руководителем утверждаются правила документооборота и технология обработки учетной информации, порядок контроля за хозяйственными операциями.
Приведенные нормы в их взаимосвязи, по нашему мнению, не препятствуют использованию в бухгалтерском учете в исключительных случаях скан-образов первичных учетных документов для регистрации и накопления содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета. При этом руководитель экономического субъекта как лицо, организующее ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета, должен обеспечить соблюдение требований к первичным учетным документам, установленных Федеральным законом «О бухгалтерском учете».
- Для целей главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) расходы налогоплательщика должны отвечать критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ, а именно: должны быть экономически обоснованны, подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
- При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы
- ПИСЬМО Минфина РФ от 20 ноября 2020 г. N 03-03-06/3/101451
Сканы первичных документов приравняли к оригиналам — Право на vc.ru
{«id»:13437,»url»:»/distributions/13437/click?bit=1&hash=a066902636303c0cf5d1b81f10d89fb5f2f4b100258276a5394fb336dda6070d»,»title»:»u0411u0438u0437u043du0435u0441-u0441u0442u043eu0440u043eu043du0430 u0438u0433u0440u043eu0432u043eu0433u043e u0441u0442u0440u0438u043cu0438u043du0433u0430 «,»buttonText»:»u0417u0430u0433u043bu044fu043du0443u0442u044c»,»imageUuid»:»4c1baf93-3037-5f05-b189-244fad92ab72″,»isPaidAndBannersEnabled»:false}
Минфин выпустил письмо, в котором разрешил обмениваться скан-копиями первички вместо бумажных оригиналов. Директор по развитию онлайн-бухгалтерии Genplace Алексей Иванов рассказывает детали и объясняет, почему это первый шаг к обязательному электронному документообороту.
{«id»:130541,»gtm»:null}
В марте 2019 года в Госдуму был внесен законопроект «О внесении изменений в Федеральный закон „О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма“ и иные законодательные акты Российской Федерации (в части использования и хранения электронных документов)». В нем предлагалось ввести «переходник» между бумажным и электронным документами — электронный дубликат.
Это обычная скан-копия бумажного документа, которую предлагали приравнять к оригиналу. В таком случае обмен сканами юридически будет равнозначен передаче бумажной «первички».
А значит, для любой проверки аутсорсер сможет предоставлять эти сканы без необходимости дергать клиента и сортировать кучи макулатуры. Это сэкономит уйму времени обоим.
Да и штатным бухгалтериям будет проще обмениваться документами.
Я регулярно проверяю состояние работы над этим законопроектом. К сожалению, в июле 2019 года его рассмотрение в Думе было перенесено на неопределенный срок. Перед этим на законопроект был получен официальный отзыв Правительства, в котором проект в целом поддерживался, но после доработки.
Помимо юридических нюансов, в отзыве разработчикам рекомендовалось предусмотреть положения, направленные на обеспечение возможности выявлять и пресекать случаи создания электронных дубликатов документов, не соответствующих исходным бумажным документам.
Реакция Правительства была предсказуемой — комментируя законопроект на на vc.ru в марте 2019 года, я высказывал опасения по поводу возможности подделки электронных дубликатов. Дорисовать в скане можно что угодно. Технически это можно сделать даже в Paint. С тех пор Правительство сменилось, а запал разработчиков, видимо, поугас.
Загрузка...
