Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя 2021-2022 года

Время чтения: 3 минут(ы)

  • Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя регулирует трудовые взаимоотношения работодателя и сотрудника, четко определяя права, обязанности и зону ответственности последнего.
  • В этой статье мы поговорим о том, как правильно составить документ, а также какие положения следует в нем прописать.
  • Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя 2021-2022 года

Как составить: общие положения

Первый раздел инструкции имеет название «Общие положения». В данной части документа традиционно прописываются основные условия работы и квалификационные требования к кандидатам.

Секретарь-делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

Работник приступает к исполнению своих обязанностей и освобождается от них по приказу генерального директора предприятия. При этом непосредственными руководителями сотрудника могут являться следующие должностные лица: начальник документационного обеспечения, генеральный директор, заведующий канцелярией.

Если исполнитель отсутствует на своем рабочем месте (по семейным обстоятельствам, болезни, отпуску и т.д.), то его права и обязанности переходят к другому сотруднику, назначенному по приказу директора.

Для работы на данной должности необходимо:

  • иметь средне-специальное образование;
  • знать делопроизводство;
  • иметь стаж работы на подобной должности от 6 месяцев и больше;
  • знать Microsoft Office.

Делопроизводитель должен руководствоваться в своей работе:

  • законодательством РФ;
  • действующей должностной инструкцией;
  • уставом компании;
  • внутренним трудовым распорядком и правилами организации;
  • руководящими материалами и документами;
  • приказами и распоряжениями руководства.

Каждый пункт данного раздела необходимо составлять в соответствии с правилами, особенностями и принципами компании.

Должностные обязанности: на что имеет право секретарь-делопроизводитель и его ответственность

Во втором разделе необходимо указать должностные обязанности сотрудника — список ежедневных, еженедельных и ежемесячных задач делопроизводителя.

Основные трудовые функции секретаря с обязанностями делопроизводителя:

  • регистрировать и принимать посетителей, направлять их к соответствующим сотрудникам организации;
  • создавать необходимые бланки документов;
  • вести регистрационные карточки сотрудников и учет необходимых документов;
  • выдавать необходимые справки;
  • создавать быстрый и удобный поиск в архиве;
  • составлять описи оконченных дел и передавать их в архив;
  • принимать и проверять документы на подпись директора;
  • следить за сохранностью документации;
  • выполнять приказы и распоряжения вышестоящих должностных лиц.

«Права» — третий раздел данной инструкции. Здесь необходимо составить перечень прав, которые предоставляются сотруднику для качественного выполнения своих обязанностей. Как правило, делопроизводитель может:

  • знакомится с документами, имеющими отношение к его непосредственной работе;
  • предлагать способы улучшения условий труда и новых методов мотивации;
  • запрашивать у руководства необходимые сведения и документы для сотрудников и руководителей подразделений;
  • требовать у непосредственного руководства оказания содействия в работе.

Следующий раздел – «Ответственность». В нем прописывается зона ответственности секретаря, в том числе:

  • некачественное исполнение своих обязанностей;
  • несоблюдение положений должностной инструкции;
  • несоблюдение приказов и распоряжений руководства;
  • разглашение конфиденциальной информации или коммерческой тайны;
  • нарушение внутренних правил, устава компании и техники безопасности;
  • причинение материального ущерба предприятию.

Образцы должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Типовая инструкция

С примером типовой инструкции вы можете ознакомиться здесь: https://yadi.sk/i/u_VZ3iYW3U6cak

Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя 2021-2022 года

В школе

В средних образовательных учреждениях действуют инструкции следующего типа: https://yadi.sk/i/-63FV6oh3U6civ

Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя 2021-2022 года

В доу

Чтобы найти пример документа для сотрудника детского сада, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/42r2mMxW3U6cuM

Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя 2021-2022 года

В администрации

Образец инструкции для секретаря-делопроизводителя в администрации: https://yadi.sk/i/rnf0U5KY3U6d6k

Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя 2021-2022 года

В заключение хотелось бы отметить, что некоторые работодатели не составляют должностных инструкций для своих подчиненных — они указывают в трудовом договоре функции сотрудника, игнорируя пункты о трудовых функциях, правах и ответственности.

Это не запрещено законом РФ, но менее эффективно, ведь такой трудовой договор не будет включать в себя список конкретных действий, выполняемых сотрудником на данной должности.

Для продуктивной работы подчиненных специалисты настоятельно рекомендуют составлять и трудовой договор, и должностную инструкцию.

Образец должностной инструкции делопроизводителя в 2022 году

Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя 2021-2022 года

Что учитывать при составлении инструкции?

При подготовке должностной инструкции делопроизводителя нужно учитывать несколько моментов.

Во-первых, в РФ утвержден Общеотраслевой квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, включающий подраздел «Делопроизводитель», где расписаны должностные обязанности, требования относительно квалификации и необходимых умений, знаний подобных сотрудников.

Во-вторых, 15.07.2020 года Минтруд своим приказом утвердил Профстандарт №333н, который регламентирует организационно-правовой статус специалистов по организационному и документационному обеспечению управления в организации, в том числе и делопроизводителей.

В-третьих, в вышеуказанных нормативных актах перечислены только общие требования к навыкам делопроизводителя.

Однако каждая компания может дополнить или расширить перечень основных прав и обязанностей специалиста, отразив это в должностной инструкции.

При этом необходимо учитывать отраслевую специфику организации, ее размер, количество штатных единиц делопроизводителей и другие моменты.

Структура должностной инструкции

Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя 2021-2022 годаЛюбая должностная инструкция включает в себя 4 базовых раздела:

  1. Раздел 1 – Общие положения.
  2. Раздел 2 – Должностные обязанности.
  3. Раздел 3 – Права.
  4. Раздел 4 – Ответственность.

Иногда включают дополнительные разделы, например, об условиях труда, взаимосвязях с другими структурными подразделениями компании или о порядке пересмотра должностной инструкции.

Разделы состоят из пунктов. Инструкция составляется в единственном экземпляре в форме:

  • отдельного документа;
  • приложения к трудовому договору.

Содержание должностной инструкции

Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя 2021-2022 годаНачать следует с названия документа – «Должностная инструкция делопроизводителя». Если фирма небольшая, организация делопроизводства может быть возложена на секретаря, помощника руководителя или ассистента. В таком случае и название документа будет соответствующее, например, «Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя».

Далее рассмотрим содержание инструкции в разрезе каждого из основных блоков.

Общие положения

Отметьте, что настоящая должностная инструкция регулирует должностные обязанности, права делопроизводителя, а также устанавливает квалификационные требования для занятия должности и меры ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на работника функций. Пропишите, к какой категории относится делопроизводитель, например, к категории специалистов или технических исполнителей.
Далее зафиксируйте, что данный сотрудник принимается на работу и увольняется с компании приказом генерального директора либо приказом гендиректора по согласованию с руководителем службы делопроизводства.

Также необходимо определить:

  • кому непосредственно подчиняется работник, например, руководителю службы делопроизводства или заведующему канцелярии, заместителю генерального директора либо генеральному директору;
  • кто замещает работника в период его временного отсутствия на работе.

Отдельным пунктом выделите требования к образованию, обучению, практическому стажу. Согласно профстандарту к работникам, обобщенной трудовой функцией которая является документационным обеспечением деятельности организации, предъявляются следующие требования:

  1. образование и обучение – среднее профильное профессиональное образование либо среднее не профильное профессиональное образование и дополнительное профобразование по дополнительным профессиональным программам;
  2. опыт практической работы – не требуется.
  3. особые условия допуска к работе – не предусмотрены.
Читайте также:  Нужна ли виза в грузию для россиян и граждан снг и как её получить в 2020

Далее следует перечислить, какими знаниями и умениями должен владеть делопроизводитель. Вот примерный список того, что должен знать такой работник:

  • нормативно-правовую базу, регулирующую механизм документационного обеспечения управления;
  • структуру компании, руководство структурных подразделений;
  • правила работы с документацией, модернизированные информационные технологии работы с документами;
  • системы скоростного письма;
  • алгоритм работы с входящей и исходящей корреспонденцией, внутренними актами;
  • типовые сроки исполнения документов;
  • механизм подготовки аналитических справок по организации работы с документацией;
  • порядок создания и ведения баз данных документов;
  • системы электронного документооборота;
  • нормы архивирования документов;

Наконец, перечислите, какими нормативными и внутренними актами руководствуется делопроизводитель в своей деятельности. Например:

  • нормативными документами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;
  • уставом компании;
  • правилами внутреннего трудового распорядка;
  • приказами и распоряжениями директора компании и непосредственного руководителя;
  • настоящей должностной инструкцией.

Должностные обязанности

В этом разделе необходимо четко прописать все обязанности делопроизводителя. Если в штате есть несколько специалистов, занимающихся делопроизводством, трудовые функции каждого из них можно разграничить, поручив таким образом каждому работнику определенный участок работы.

Вот примерный список того, чем занимается делопроизводитель:

  • подготавливает номенклатуры дел;
  • контролирует правильность оформления документов;
  • формирует дела, формулирует их заголовки;
  • организовывает учет, хранение и передачу в соответствующие подразделения документацию;
  • контролирует передачу дел в архив;
  • систематизирует документы внутри дела;
  • обеспечивает сохранность и защиту документов в компании;
  • принимает и регистрирует корреспонденцию;
  • отправляет исполнительную документацию по адресатам;

Права

Для эффективного исполнения трудовых функций делопроизводитель наделяется рядом профессиональных прав. Объем этих полномочий необходимо четко соотнести с объемом поставленных перед специалистом повседневных задач. Вот примерный перечень трудовых прав делопроизводителя:

  • изучать и анализировать проекты решений администрации, что касаются его работы;
  • запрашивать у руководства необходимые для выполнения трудовых обязанностей документы и информацию;
  • вносить на рассмотрение администрации различные предложения, замечания относительно совершенствования документационного обеспечения организации;
  • принимать решения самостоятельно в пределах своей компетенции;
  • право на нормальные условия труда;

Ответственность

В этом разделе необходимо прописать общие принципы ответственности делопроизводителя как штатного специалиста. В зависимости от характера и тяжести нарушения к нарушителю может быть применено дисциплинарное взыскание, а также административные и уголовные санкции. Материальный ущерб также подлежит возмещению.

Процедура разработки и утверждения должностной инструкции

Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя 2021-2022 года

На начальной стадии принимается решение о необходимости подготовки должностной инструкции. Определяется лицо, ответственное за составление проекта документа. Как правило, подобная задача поручается юристу, кадровику либо другому компетентному специалисту.

Далее проект согласовывается с начальником службы делопроизводства, а затем подается на утверждение генеральному директору.

Наконец, с готовой инструкцией должен ознакомится сам работник. Ознакомление обязательно подтверждается подписью ознакомляемого.

На что еще обратить внимание при подготовке документа?

Если в штате несколько делопроизводителей, то при подготовке должностных инструкций на каждого такого работника разделы 1, 3, 4 («Общие положения», «Права», «Ответственность») можно продублировать. А вот раздел 2 «Должностные обязанности» необходимо расписать для каждого отдельно, учитывая специфику именно этой конкретной должности.

Кроме профстандарта, следует ориентироваться и на профильное законодательство. Например, если речь идет о подготовке инструкции делопроизводителя в детском саду или лицее, необходимо учесть соответствующее нормы ФЗ №273 «Об образовании».

Образец документа

Скачать образец должностной инструкции делопроизводителя

Источник: «Юридическая азбука»

Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 15 июня 2020 г. N 333н "Об утверждении профессионального стандарта "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией"

В соответствии с пунктом 16 Правил разработки и утверждения профессиональных стандартов, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 22 января 2013 г. N 23 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 4, ст. 293; 2014, N 39, ст. 5266), приказываю:

1. Утвердить прилагаемый профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».

2. Признать утратившим силу приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 2 июня 2015 г., регистрационный N 37509).

Зарегистрировано в Минюсте РФ 15 июля 2020 г.

Регистрационный N 58957

УТВЕРЖДЕНприказом Министерства трудаи социальной защитыРоссийской Федерации

от 15 июня 2020 г. N 333н

Профессиональный стандартСпециалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией

447
Регистрационный номер

I. Общие сведения

Организационное и документационное обеспечение управления организациями любых организационно-правовых форм 07.002
(наименование вида профессиональной деятельности) Код

Основная цель вида профессиональной деятельности:

Реализация обеспечивающих функций управления организацией; внедрение лучших технических разработок и новейших технологий в обеспечение управления организацией

Группа занятий:

3343 Административный и иной исполнительный среднетехнический персонал 4120 Секретари (общего профиля)
4226 Служащие в приемной (общего профиля)
(код ОКЗ 1) (наименование) (код ОКЗ) (наименование)

Отнесение к видам экономической деятельности:

82.11 Деятельность административно-хозяйственная комплексная по обеспечению работы организации
82.30 Деятельность по организации конференций и выставок
(код ОКВЭД 2) (наименование вида экономической деятельности)

II. Описание трудовых функций, входящих в профессиональный стандарт(функциональная карта вида профессиональной деятельности)

Обобщенные трудовые функции Трудовые функции
код наименование уровень
квалификации
наименование код
  • уровень
  • (подуровень)
  • квалификации
А Организационное обеспечение деятельности организации 3 Прием и распределение телефонных звонков организации А/01.3 3
Организация работы с посетителями организации А/02.3 3
Выполнение координирующих и обеспечивающих функций А/03.3 3
В Документационное обеспечение деятельности организации 5 Организация работы с документами В/01.5 5
Организация текущего хранения документов В/02.5 5
Организация обработки дел для последующего хранения В/03.5 5
С Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации 6 Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени С/01.6 6
Планирование рабочего дня секретаря С/02.6 6
Организация телефонных переговоров руководителя С/03.6 6
Организация командировок руководителя С/04.6 6
Организация работы с посетителями в приемной руководителя С/05.6 6
Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий С/06.6 6
Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя С/07.6 6
Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя С/08.6 6
Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря С/09.6 6
Составление и оформление управленческой документации С/10.6 6
Организация работы с документами в приемной руководителя С/11.6 6
Организация хранения документов в приемной руководителя С/12.6 6
Обеспечение руководителя информацией С/13.6 6
Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации С/14.6 6
D Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации 6 Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями D/01.6 6
Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов D/02.6 6
Организация деловых контактов и протокольных мероприятий D/03.6 6
Организация исполнения решений руководителя D/04.6 6
Читайте также:  Графики в бухгалтерии. Образцы и бланки 2022 года

III. Характеристика обобщенных трудовых функций

3.1. Обобщенная трудовая функция

Наименование Организационное обеспечение деятельности организации Код А Уровень
квалификации
3
Происхождение обобщенной трудовой функции Оригинал X Заимствовано из оригинала
Код оригинала Регистрационный номер профессионального стандарта
Возможные наименования должностей, профессий Секретарь-администратор
Требования к образованию и обучению Среднее общее образование
Профессиональное обучение — программы профессиональной подготовки по должностям служащих, программы переподготовки служащих, программы повышения квалификации служащих
Требования к опыту практической работы
Особые условия допуска к работе
Другие характеристики

Дополнительные характеристики

Наименование документа Код Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности
ОКЗ 4226 Служащие в приемной (общего профиля)
ОКПДТР 3 26353 Секретарь-машинистка

3.1.1. Трудовая функция

Наименование Прием и распределение телефонных звонков организации Код А/01.3
  1. Уровень
  2. (подуровень)
  3. квалификации
3
Происхождение трудовой функции Оригинал X Заимствовано из оригинала
Код оригинала Регистрационный номер профессионального стандарта
Трудовые действия Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации
Регистрация поступающих телефонных звонков
Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону
Необходимые умения

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя (2021)

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя помогает достичь компромисса между желаниями работодателя и трудовыми правами и обязанностями секретаря. О нюансах содержания этого документа расскажем в нашей статье.

  • Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя (ДИС) играет далеко не последнюю роль с точки зрения правильности построения организационного процесса в компании.
  • Будучи проводником информационных и документальных потоков между руководством и исполнителями, а также первым лицом, с которым имеют дело посещающие офис контрагенты и иные гости, секретарь может как способствовать укреплению дисциплины и авторитета предприятия, так и наоборот.
  • Составление ДИС позволит:
  • избежать перегибов со стороны руководства в вопросах квалификационных и иных требований к соискателю на данную должность;
  • ограничить неадекватные и непомерные запросы администрации к выполняемым секретарем обязанностям;
  • претенденту на должность оценить уровень своей осведомленности в вопросах делопроизводства, машинописи, архивного дела и иных предполагаемых к выполнению задач;
  • сделать вывод о сбалансированности предоставленных работнику прав и налагаемых на него обязанностей.

Нюанс ДИС — наличие в ней особых требований к внешнему виду секретаря и культуре его поведения. Включение этих параметров в ДИС не обязательно, но встречается чаще, чем в инструкциях для других категорий сотрудников.

С должностными инструкциями разных категорий работников знакомьтесь с помощью материалов нашего сайта:

Взаимоувязка прав, обязанностей и ответственности — важная функция ДИС

Руководство компании нередко злоупотребляет своими полномочиями и налагает на секретаря непомерно широкий спектр обязанностей. При этом его права описываются в ДИС скупыми стандартными фразами, не позволяющими работнику понять их и реализовать в полной мере.

ВАЖНО! Для полноценности ДИС важно добиться равновесия прав и обязанностей, избегая при этом шаблонных формулировок.

Например, если в обязанности секретаря входит обработка больших объемов информации (контактов, списков и др.), то в разделе «Права секретаря» должно упоминаться, что работник имеет право использовать технические средства компании.

Такой подход позволит работнику выполнять свои трудовые функции качественно и с оптимальными затратами времени.

При этом секретарь должен осознавать, что, работая с техническими средствами компании, он несет ответственность за их правильное использование, а в случае порчи или утраты ими технологических свойств из-за его ошибочных действий неминуемо последует наказание. Об этом повествует отдельный раздел ДИС, посвященный видам ответственности секретаря.

К примеру, возлагая на секретаря ответственность за неразглашение коммерческой тайны (что должно быть указано в ДИС), администрация должна обеспечить защиту от несанкционированного доступа к компьютеру и иным носителям информации, с которыми работает секретарь. В противном случае администрация нарушает свои обязанности в части обеспечения условий для выполнения секретарем перечисленных в ДИС трудовых функций.

Какие еще обязанности по обеспечению соответствующих условий труда есть у работодателя, читайте в статье «Инструкция по охране труда для офисных работников (2021)».

Как составить должностную инструкцию? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите инструкцию по формированию этого документа, составленную экспертами системы, основанную на последних разъяснениях Роструда и ГИТ.

Нюансы квалификационных требований: секретарь руководителя, секретарь-референт, секретарь-машинистка

Требования к уровню образования и стажу — неотъемлемый атрибут любой должностной инструкции, в том числе ДИС. Из этих требований складывается понятие «уровень квалификации».

ВАЖНО! Минимальные требования к уровню квалификации работника, отражаемые в ДИС, не могут быть ниже установленных профстандартами для данной категории сотрудников.

К примеру, профстандарт для специалистов по организационному и документационному обеспечению управления организацией утвержден приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н. Указанная категория специалистов включает широкий спектр должностей — от секретаря до помощника руководителя.

Разнообразны в профстандарте и квалификационные требования. Чем сложнее по составу и объему выполняемые работником функции, тем выше требования к его квалификации.

Например:

  • секретарям-администраторам достаточно окончить 11 классов в среднем образовательном учреждении;
  • секретарю-делопроизводителю необходимо среднее профессиональное образование (по программам подготовки специалистов среднего звена) или непрофильное среднее профобразование по соответствующим программам, дополненное профобразованием по дополнительным программам переподготовки;
  • секретари — помощники руководителя должны окончить вуз (бакалавриат или непрофильный бакалавриат с дополнительным профобразованием по программам переподготовки) и иметь стаж практической деятельности по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя не менее трех лет.

К примеру, если функции секретаря-машинистки ограничиваются ответами на звонки, набором рукописных или устных распоряжений директора и приготовлением ему кофе и в ДИС перечислены именно эти действия, для их исполнения претенденту на должность достаточно:

  • окончить среднюю школу;
  • обладать элементарной грамотностью;
  • иметь практический опыт владения компьютерной и оргтехникой.

Иное дело — помощник руководителя, в чьи задачи входит не только организационно-документационное обеспечение деятельности компании, но и информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка работы руководителя. В этом случае и образование понадобится серьезное, и без практического опыта не обойтись.

Читайте также:  Образец должностной инструкции советника генерального директора в 2021-2022 году

Итоги

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя содержит информацию о его правах, обязанностях и ответственности.

Из содержания этого внутрифирменного документа работнику становятся ясными требования работодателя к его уровню квалификации и иные важные аспекты (кому подчиняется, как назначается на должность, какими знаниями и навыками должен обладать и др.).

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Секретарь и делопроизводитель: функциональные обязанности по профессиональному стандарту

В статье рассматриваются квалификационные требования к специалистам в области документационного обеспечения управления, которые в 2015 году были утверждены профессиональным стандартом.

Даются рекомендации о закреплении стандартных формулировок трудовых функций в должностных инструкциях секретаря и делопроизводителя, на основании которых производится как разделение должностных обязанностей, так и их кооперация за счет правильного ­взаимодействия и ­взаимозамещения. Поводом для написания статьи послужил вопрос читателя.

Вопрос в тему

В нашем учреждении есть делопроизводитель и секретарь, как правильно распределить между ними должностные обязанности? Службы ДОУ нет и создаваться не будет.

Действительно, в организациях с небольшим объемом документо­оборота на секретаря возлагается ведение делопроизводства по общим функциям управления, а дополнительно, ведение специального делопроизводства (кадрового, по обращениям граждан и конфиденциального).

Фактически секретарь выполняет функции всей службы делопроизводства, и кроме того осуществляет организационно-техническое и документационное обеспечение деятельности руководителя (т.е.

подготовку совещаний, оформление командировок и поездок, учет административных расходов, контроль исполнения документов, издание ­распорядительных документов, прием посетителей, распределение звонков и т.п.).

Когда документооборот организации увеличивается, происходит специализация функций.

Для организации и ведения делопроизводства принимают на работу еще одного секретаря или ­делопроизводителя, причем наименование этой должности сейчас звучит более современно – специалист (старший, главный) по делопроизводству / ДОУ.

А ­секретарю поручаются функции документационного, бездокументного и организационно-технического обеспечения деятельности ­руководства организации.

Подобное разделение квалификационных требований по специальностям «секретарь» и «делопроизводитель» закреплялось в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).

Но каждая организация вопрос распределения основных задач и функций в области работы с документами решала по-своему, и сотрудники, ответственные за организацию и ведение делопроизвоства, и сейчас могут иметь разные наименования должностей.

Кроме того, в конкретных должностных инструкциях до сих пор можно встретить смешение различных и несвойственных функций просто потому, что кроме ­секретаря / делопроизводителя в организации их выполнять некому.

Нормативное регулирование

В рамках развития Национальной системы профессиональных квалификаций в настоящее время идет работа по внедрению объективных критериев распределения квалификационных требований по определенным уровням квалификации и закреплению в стандартах функциональных карт по трудовым функциям, которые выполняются по специальностям, включенным в Общероссийский классификатор специальностей по ­образованию (ОКСО) и Общероссийский классификатор занятости (ОКЗ).

Профессиональные стандарты как основа для определения профессиональной квалификации работника упоминались в Федеральном законе от 03.12.

2012 № 236-ФЗ, на основании которого вносились изменения в трудовое законодательство и Федеральный закон «О техническом регулировании».

Профессиональные стандарты должны разрабатываться в установленном законом порядке, а при заключении трудового договора работник должен соответствовать квалификационным требованиям, ­установленным ­квалификационным справочником или профессиональным стандартом.

Должностная инструкция секретаря: образец заполнения

Должностная инструкция секретаря — инструкция, устанавливающая обязанности, права и ответственность секретаря.

При приеме нового человека на должность секретаря его необходимо ознакомить со служебными обязанности, которые прописываются к должностной инструкции.

Внизу находится ссылка, нажав на которую можно скачать образец оформления должностной инструкции секретаря в 2022 году.

Должностная инструкция — важный документ, должен быть разработан для каждой должности на предприятии, определяет права, обязанности, ответственность должности. Кроме того, должностная инструкция определяет порядок приема и увольнения, а также устанавливает требования к должности.

На заметку! Скачайте должностные инструкции: → главного бухгалтера, → кассира, → кладовщика, → уборщика, → офис-менеджера, → заведующего складом, → водителя, → менеджера по продажам, → экономиста, → менеджер по персоналу, → делопроизводителя.

Должностная инструкция секретаря 2022 (образец заполнения)

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Должностная инструкция секретаря: обязанности

Секретарь – это технический исполнитель, являющийся соединительным звеном между руководителем и его подчиненными. И именно по этой причине к претенденту на эту должность предъявляются определенные требования:

  • Образование не ниже среднего-специального.
  • Быть уверенным пользователем ПК.
  • Знание и опыт работы с такими программами, как: Microsoft Office, Outlook.

В обязанности секретаря входит:

  • Организация технического обеспечения работы руководителя.
  • Работа с корреспонденцией (входящей и исходящей).
  • Регистрация документации и личных заявлений сотрудников и подача их на подпись директору.
  • Прием и координация телефонных звонков и переговоров непосредственного руководства.
  • Составление, по указанию директора, писем и различных документов.
  • Подготовка материалов к предстоящим совещаниям, заседаниям. Проведение связанных с этим организационных мероприятий (оповещение, регистрация). Протоколирование совещаний (заседаний).
  • Контроль за тем, как сотрудники исполняют донесенные до их сведения распоряжения.
  • Секретарь обязан следить за наличием на рабочем столе директора, необходимых для работы принадлежностей.
  • Регулирование процесса приема посетителей.
  • Обеспечение правильного распределения и сохранности документации (ведение архива).
  • Решение организационных вопросов, связанных с передвижениями руководства (бронирование билетов, гостиниц).
  • Выполнение служебных поручений директора.

Секретарь имеет право:

  • Требовать получения любой информации, необходимой для решения вопросов, связанных с поставленной задачей.
  • Вносить на рассмотрение руководства свои предложения, связанные с работой производства и секретаря.
  • Производить сбор документов и сведений у сотрудников самостоятельно или по поручению руководства.
  • Требовать от руководства подходящих условий для качественного выполнения секретарем должностных обязанностей.
  • Принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции.

Претендент на должность секретаря обязан быть готов к несению ответственности:

  • В случае невыполнения возложенных на него обязанностей или невнимательного отношения к ним.
  • За разглашение коммерческих секретов фирмы или нарушение конфиденциальности.
  • За нарушении внутренних правил организации.

Скачать должностную инструкцию секретаря. Образец заполнения

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector