Время чтения: 3 минут(ы)
- Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя регулирует трудовые взаимоотношения работодателя и сотрудника, четко определяя права, обязанности и зону ответственности последнего.
- В этой статье мы поговорим о том, как правильно составить документ, а также какие положения следует в нем прописать.
Как составить: общие положения
Первый раздел инструкции имеет название «Общие положения». В данной части документа традиционно прописываются основные условия работы и квалификационные требования к кандидатам.
Секретарь-делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
Работник приступает к исполнению своих обязанностей и освобождается от них по приказу генерального директора предприятия. При этом непосредственными руководителями сотрудника могут являться следующие должностные лица: начальник документационного обеспечения, генеральный директор, заведующий канцелярией.
Если исполнитель отсутствует на своем рабочем месте (по семейным обстоятельствам, болезни, отпуску и т.д.), то его права и обязанности переходят к другому сотруднику, назначенному по приказу директора.
Для работы на данной должности необходимо:
- иметь средне-специальное образование;
- знать делопроизводство;
- иметь стаж работы на подобной должности от 6 месяцев и больше;
- знать Microsoft Office.
Делопроизводитель должен руководствоваться в своей работе:
- законодательством РФ;
- действующей должностной инструкцией;
- уставом компании;
- внутренним трудовым распорядком и правилами организации;
- руководящими материалами и документами;
- приказами и распоряжениями руководства.
Каждый пункт данного раздела необходимо составлять в соответствии с правилами, особенностями и принципами компании.
Должностные обязанности: на что имеет право секретарь-делопроизводитель и его ответственность
Во втором разделе необходимо указать должностные обязанности сотрудника — список ежедневных, еженедельных и ежемесячных задач делопроизводителя.
Основные трудовые функции секретаря с обязанностями делопроизводителя:
- регистрировать и принимать посетителей, направлять их к соответствующим сотрудникам организации;
- создавать необходимые бланки документов;
- вести регистрационные карточки сотрудников и учет необходимых документов;
- выдавать необходимые справки;
- создавать быстрый и удобный поиск в архиве;
- составлять описи оконченных дел и передавать их в архив;
- принимать и проверять документы на подпись директора;
- следить за сохранностью документации;
- выполнять приказы и распоряжения вышестоящих должностных лиц.
«Права» — третий раздел данной инструкции. Здесь необходимо составить перечень прав, которые предоставляются сотруднику для качественного выполнения своих обязанностей. Как правило, делопроизводитель может:
- знакомится с документами, имеющими отношение к его непосредственной работе;
- предлагать способы улучшения условий труда и новых методов мотивации;
- запрашивать у руководства необходимые сведения и документы для сотрудников и руководителей подразделений;
- требовать у непосредственного руководства оказания содействия в работе.
Следующий раздел – «Ответственность». В нем прописывается зона ответственности секретаря, в том числе:
- некачественное исполнение своих обязанностей;
- несоблюдение положений должностной инструкции;
- несоблюдение приказов и распоряжений руководства;
- разглашение конфиденциальной информации или коммерческой тайны;
- нарушение внутренних правил, устава компании и техники безопасности;
- причинение материального ущерба предприятию.
Образцы должностной инструкции секретаря-делопроизводителя
Типовая инструкция
С примером типовой инструкции вы можете ознакомиться здесь: https://yadi.sk/i/u_VZ3iYW3U6cak
В школе
В средних образовательных учреждениях действуют инструкции следующего типа: https://yadi.sk/i/-63FV6oh3U6civ
В доу
Чтобы найти пример документа для сотрудника детского сада, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/42r2mMxW3U6cuM
В администрации
Образец инструкции для секретаря-делопроизводителя в администрации: https://yadi.sk/i/rnf0U5KY3U6d6k
В заключение хотелось бы отметить, что некоторые работодатели не составляют должностных инструкций для своих подчиненных — они указывают в трудовом договоре функции сотрудника, игнорируя пункты о трудовых функциях, правах и ответственности.
Это не запрещено законом РФ, но менее эффективно, ведь такой трудовой договор не будет включать в себя список конкретных действий, выполняемых сотрудником на данной должности.
Для продуктивной работы подчиненных специалисты настоятельно рекомендуют составлять и трудовой договор, и должностную инструкцию.
Образец должностной инструкции делопроизводителя в 2022 году
Что учитывать при составлении инструкции?
При подготовке должностной инструкции делопроизводителя нужно учитывать несколько моментов.
Во-первых, в РФ утвержден Общеотраслевой квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, включающий подраздел «Делопроизводитель», где расписаны должностные обязанности, требования относительно квалификации и необходимых умений, знаний подобных сотрудников.
Во-вторых, 15.07.2020 года Минтруд своим приказом утвердил Профстандарт №333н, который регламентирует организационно-правовой статус специалистов по организационному и документационному обеспечению управления в организации, в том числе и делопроизводителей.
В-третьих, в вышеуказанных нормативных актах перечислены только общие требования к навыкам делопроизводителя.
Однако каждая компания может дополнить или расширить перечень основных прав и обязанностей специалиста, отразив это в должностной инструкции.
При этом необходимо учитывать отраслевую специфику организации, ее размер, количество штатных единиц делопроизводителей и другие моменты.
Структура должностной инструкции
Любая должностная инструкция включает в себя 4 базовых раздела:
- Раздел 1 – Общие положения.
- Раздел 2 – Должностные обязанности.
- Раздел 3 – Права.
- Раздел 4 – Ответственность.
Иногда включают дополнительные разделы, например, об условиях труда, взаимосвязях с другими структурными подразделениями компании или о порядке пересмотра должностной инструкции.
Разделы состоят из пунктов. Инструкция составляется в единственном экземпляре в форме:
- отдельного документа;
- приложения к трудовому договору.
Содержание должностной инструкции
Начать следует с названия документа – «Должностная инструкция делопроизводителя». Если фирма небольшая, организация делопроизводства может быть возложена на секретаря, помощника руководителя или ассистента. В таком случае и название документа будет соответствующее, например, «Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя».
Далее рассмотрим содержание инструкции в разрезе каждого из основных блоков.
Общие положения
| Отметьте, что настоящая должностная инструкция регулирует должностные обязанности, права делопроизводителя, а также устанавливает квалификационные требования для занятия должности и меры ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на работника функций. | Пропишите, к какой категории относится делопроизводитель, например, к категории специалистов или технических исполнителей. Далее зафиксируйте, что данный сотрудник принимается на работу и увольняется с компании приказом генерального директора либо приказом гендиректора по согласованию с руководителем службы делопроизводства. |
Также необходимо определить:
- кому непосредственно подчиняется работник, например, руководителю службы делопроизводства или заведующему канцелярии, заместителю генерального директора либо генеральному директору;
- кто замещает работника в период его временного отсутствия на работе.
Отдельным пунктом выделите требования к образованию, обучению, практическому стажу. Согласно профстандарту к работникам, обобщенной трудовой функцией которая является документационным обеспечением деятельности организации, предъявляются следующие требования:
- образование и обучение – среднее профильное профессиональное образование либо среднее не профильное профессиональное образование и дополнительное профобразование по дополнительным профессиональным программам;
- опыт практической работы – не требуется.
- особые условия допуска к работе – не предусмотрены.
Далее следует перечислить, какими знаниями и умениями должен владеть делопроизводитель. Вот примерный список того, что должен знать такой работник:
- нормативно-правовую базу, регулирующую механизм документационного обеспечения управления;
- структуру компании, руководство структурных подразделений;
- правила работы с документацией, модернизированные информационные технологии работы с документами;
- системы скоростного письма;
- алгоритм работы с входящей и исходящей корреспонденцией, внутренними актами;
- типовые сроки исполнения документов;
- механизм подготовки аналитических справок по организации работы с документацией;
- порядок создания и ведения баз данных документов;
- системы электронного документооборота;
- нормы архивирования документов;
Наконец, перечислите, какими нормативными и внутренними актами руководствуется делопроизводитель в своей деятельности. Например:
- нормативными документами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;
- уставом компании;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями директора компании и непосредственного руководителя;
- настоящей должностной инструкцией.
Должностные обязанности
В этом разделе необходимо четко прописать все обязанности делопроизводителя. Если в штате есть несколько специалистов, занимающихся делопроизводством, трудовые функции каждого из них можно разграничить, поручив таким образом каждому работнику определенный участок работы.
Вот примерный список того, чем занимается делопроизводитель:
- подготавливает номенклатуры дел;
- контролирует правильность оформления документов;
- формирует дела, формулирует их заголовки;
- организовывает учет, хранение и передачу в соответствующие подразделения документацию;
- контролирует передачу дел в архив;
- систематизирует документы внутри дела;
- обеспечивает сохранность и защиту документов в компании;
- принимает и регистрирует корреспонденцию;
- отправляет исполнительную документацию по адресатам;
Права
Для эффективного исполнения трудовых функций делопроизводитель наделяется рядом профессиональных прав. Объем этих полномочий необходимо четко соотнести с объемом поставленных перед специалистом повседневных задач. Вот примерный перечень трудовых прав делопроизводителя:
- изучать и анализировать проекты решений администрации, что касаются его работы;
- запрашивать у руководства необходимые для выполнения трудовых обязанностей документы и информацию;
- вносить на рассмотрение администрации различные предложения, замечания относительно совершенствования документационного обеспечения организации;
- принимать решения самостоятельно в пределах своей компетенции;
- право на нормальные условия труда;
Ответственность
В этом разделе необходимо прописать общие принципы ответственности делопроизводителя как штатного специалиста. В зависимости от характера и тяжести нарушения к нарушителю может быть применено дисциплинарное взыскание, а также административные и уголовные санкции. Материальный ущерб также подлежит возмещению.
Процедура разработки и утверждения должностной инструкции
На начальной стадии принимается решение о необходимости подготовки должностной инструкции. Определяется лицо, ответственное за составление проекта документа. Как правило, подобная задача поручается юристу, кадровику либо другому компетентному специалисту.
Далее проект согласовывается с начальником службы делопроизводства, а затем подается на утверждение генеральному директору.
Наконец, с готовой инструкцией должен ознакомится сам работник. Ознакомление обязательно подтверждается подписью ознакомляемого.
На что еще обратить внимание при подготовке документа?
Если в штате несколько делопроизводителей, то при подготовке должностных инструкций на каждого такого работника разделы 1, 3, 4 («Общие положения», «Права», «Ответственность») можно продублировать. А вот раздел 2 «Должностные обязанности» необходимо расписать для каждого отдельно, учитывая специфику именно этой конкретной должности.
Кроме профстандарта, следует ориентироваться и на профильное законодательство. Например, если речь идет о подготовке инструкции делопроизводителя в детском саду или лицее, необходимо учесть соответствующее нормы ФЗ №273 «Об образовании».
Образец документа
Скачать образец должностной инструкции делопроизводителя
Источник: «Юридическая азбука»
Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 15 июня 2020 г. N 333н "Об утверждении профессионального стандарта "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией"
В соответствии с пунктом 16 Правил разработки и утверждения профессиональных стандартов, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 22 января 2013 г. N 23 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 4, ст. 293; 2014, N 39, ст. 5266), приказываю:
1. Утвердить прилагаемый профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».
2. Признать утратившим силу приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 2 июня 2015 г., регистрационный N 37509).
Зарегистрировано в Минюсте РФ 15 июля 2020 г.
Регистрационный N 58957
УТВЕРЖДЕНприказом Министерства трудаи социальной защитыРоссийской Федерации
от 15 июня 2020 г. N 333н
Профессиональный стандартСпециалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией
| 447 |
| Регистрационный номер |
I. Общие сведения
| Организационное и документационное обеспечение управления организациями любых организационно-правовых форм | 07.002 |
| (наименование вида профессиональной деятельности) | Код |
Основная цель вида профессиональной деятельности:
| Реализация обеспечивающих функций управления организацией; внедрение лучших технических разработок и новейших технологий в обеспечение управления организацией |
Группа занятий:
| 3343 | Административный и иной исполнительный среднетехнический персонал | 4120 | Секретари (общего профиля) |
| 4226 | Служащие в приемной (общего профиля) | — | — |
| (код ОКЗ 1) | (наименование) | (код ОКЗ) | (наименование) |
Отнесение к видам экономической деятельности:
| 82.11 | Деятельность административно-хозяйственная комплексная по обеспечению работы организации |
| 82.30 | Деятельность по организации конференций и выставок |
| (код ОКВЭД 2) | (наименование вида экономической деятельности) |
II. Описание трудовых функций, входящих в профессиональный стандарт(функциональная карта вида профессиональной деятельности)
| Обобщенные трудовые функции | Трудовые функции | ||||
| код | наименование |
уровень квалификации |
наименование | код |
|
| А | Организационное обеспечение деятельности организации | 3 | Прием и распределение телефонных звонков организации | А/01.3 | 3 |
| Организация работы с посетителями организации | А/02.3 | 3 | |||
| Выполнение координирующих и обеспечивающих функций | А/03.3 | 3 | |||
| В | Документационное обеспечение деятельности организации | 5 | Организация работы с документами | В/01.5 | 5 |
| Организация текущего хранения документов | В/02.5 | 5 | |||
| Организация обработки дел для последующего хранения | В/03.5 | 5 | |||
| С | Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации | 6 | Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени | С/01.6 | 6 |
| Планирование рабочего дня секретаря | С/02.6 | 6 | |||
| Организация телефонных переговоров руководителя | С/03.6 | 6 | |||
| Организация командировок руководителя | С/04.6 | 6 | |||
| Организация работы с посетителями в приемной руководителя | С/05.6 | 6 | |||
| Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий | С/06.6 | 6 | |||
| Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя | С/07.6 | 6 | |||
| Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя | С/08.6 | 6 | |||
| Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря | С/09.6 | 6 | |||
| Составление и оформление управленческой документации | С/10.6 | 6 | |||
| Организация работы с документами в приемной руководителя | С/11.6 | 6 | |||
| Организация хранения документов в приемной руководителя | С/12.6 | 6 | |||
| Обеспечение руководителя информацией | С/13.6 | 6 | |||
| Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации | С/14.6 | 6 | |||
| D | Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации | 6 | Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями | D/01.6 | 6 |
| Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов | D/02.6 | 6 | |||
| Организация деловых контактов и протокольных мероприятий | D/03.6 | 6 | |||
| Организация исполнения решений руководителя | D/04.6 | 6 |
III. Характеристика обобщенных трудовых функций
3.1. Обобщенная трудовая функция
| Наименование | Организационное обеспечение деятельности организации | Код | А |
Уровень квалификации |
3 |
| Происхождение обобщенной трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала |
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Возможные наименования должностей, профессий | Секретарь-администратор |
| Требования к образованию и обучению |
Среднее общее образование Профессиональное обучение — программы профессиональной подготовки по должностям служащих, программы переподготовки служащих, программы повышения квалификации служащих |
| Требования к опыту практической работы | — |
| Особые условия допуска к работе | — |
| Другие характеристики | — |
Дополнительные характеристики
| Наименование документа | Код | Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности |
| ОКЗ | 4226 | Служащие в приемной (общего профиля) |
| ОКПДТР 3 | 26353 | Секретарь-машинистка |
3.1.1. Трудовая функция
| Наименование | Прием и распределение телефонных звонков организации | Код | А/01.3 |
|
3 |
| Происхождение трудовой функции | Оригинал | X | Заимствовано из оригинала |
| Код оригинала | Регистрационный номер профессионального стандарта |
| Трудовые действия | Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации |
| Регистрация поступающих телефонных звонков | |
| Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону | |
| Необходимые умения |
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя (2021)
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя помогает достичь компромисса между желаниями работодателя и трудовыми правами и обязанностями секретаря. О нюансах содержания этого документа расскажем в нашей статье.
- Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя (ДИС) играет далеко не последнюю роль с точки зрения правильности построения организационного процесса в компании.
- Будучи проводником информационных и документальных потоков между руководством и исполнителями, а также первым лицом, с которым имеют дело посещающие офис контрагенты и иные гости, секретарь может как способствовать укреплению дисциплины и авторитета предприятия, так и наоборот.
- Составление ДИС позволит:
- избежать перегибов со стороны руководства в вопросах квалификационных и иных требований к соискателю на данную должность;
- ограничить неадекватные и непомерные запросы администрации к выполняемым секретарем обязанностям;
- претенденту на должность оценить уровень своей осведомленности в вопросах делопроизводства, машинописи, архивного дела и иных предполагаемых к выполнению задач;
- сделать вывод о сбалансированности предоставленных работнику прав и налагаемых на него обязанностей.
Нюанс ДИС — наличие в ней особых требований к внешнему виду секретаря и культуре его поведения. Включение этих параметров в ДИС не обязательно, но встречается чаще, чем в инструкциях для других категорий сотрудников.
С должностными инструкциями разных категорий работников знакомьтесь с помощью материалов нашего сайта:
Взаимоувязка прав, обязанностей и ответственности — важная функция ДИС
Руководство компании нередко злоупотребляет своими полномочиями и налагает на секретаря непомерно широкий спектр обязанностей. При этом его права описываются в ДИС скупыми стандартными фразами, не позволяющими работнику понять их и реализовать в полной мере.
ВАЖНО! Для полноценности ДИС важно добиться равновесия прав и обязанностей, избегая при этом шаблонных формулировок.
Например, если в обязанности секретаря входит обработка больших объемов информации (контактов, списков и др.), то в разделе «Права секретаря» должно упоминаться, что работник имеет право использовать технические средства компании.
Такой подход позволит работнику выполнять свои трудовые функции качественно и с оптимальными затратами времени.
При этом секретарь должен осознавать, что, работая с техническими средствами компании, он несет ответственность за их правильное использование, а в случае порчи или утраты ими технологических свойств из-за его ошибочных действий неминуемо последует наказание. Об этом повествует отдельный раздел ДИС, посвященный видам ответственности секретаря.
К примеру, возлагая на секретаря ответственность за неразглашение коммерческой тайны (что должно быть указано в ДИС), администрация должна обеспечить защиту от несанкционированного доступа к компьютеру и иным носителям информации, с которыми работает секретарь. В противном случае администрация нарушает свои обязанности в части обеспечения условий для выполнения секретарем перечисленных в ДИС трудовых функций.
Какие еще обязанности по обеспечению соответствующих условий труда есть у работодателя, читайте в статье «Инструкция по охране труда для офисных работников (2021)».
Как составить должностную инструкцию? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите инструкцию по формированию этого документа, составленную экспертами системы, основанную на последних разъяснениях Роструда и ГИТ.
Нюансы квалификационных требований: секретарь руководителя, секретарь-референт, секретарь-машинистка
Требования к уровню образования и стажу — неотъемлемый атрибут любой должностной инструкции, в том числе ДИС. Из этих требований складывается понятие «уровень квалификации».
ВАЖНО! Минимальные требования к уровню квалификации работника, отражаемые в ДИС, не могут быть ниже установленных профстандартами для данной категории сотрудников.
К примеру, профстандарт для специалистов по организационному и документационному обеспечению управления организацией утвержден приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н. Указанная категория специалистов включает широкий спектр должностей — от секретаря до помощника руководителя.
Разнообразны в профстандарте и квалификационные требования. Чем сложнее по составу и объему выполняемые работником функции, тем выше требования к его квалификации.
Например:
- секретарям-администраторам достаточно окончить 11 классов в среднем образовательном учреждении;
- секретарю-делопроизводителю необходимо среднее профессиональное образование (по программам подготовки специалистов среднего звена) или непрофильное среднее профобразование по соответствующим программам, дополненное профобразованием по дополнительным программам переподготовки;
- секретари — помощники руководителя должны окончить вуз (бакалавриат или непрофильный бакалавриат с дополнительным профобразованием по программам переподготовки) и иметь стаж практической деятельности по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя не менее трех лет.
К примеру, если функции секретаря-машинистки ограничиваются ответами на звонки, набором рукописных или устных распоряжений директора и приготовлением ему кофе и в ДИС перечислены именно эти действия, для их исполнения претенденту на должность достаточно:
- окончить среднюю школу;
- обладать элементарной грамотностью;
- иметь практический опыт владения компьютерной и оргтехникой.
Иное дело — помощник руководителя, в чьи задачи входит не только организационно-документационное обеспечение деятельности компании, но и информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка работы руководителя. В этом случае и образование понадобится серьезное, и без практического опыта не обойтись.
Итоги
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя содержит информацию о его правах, обязанностях и ответственности.
Из содержания этого внутрифирменного документа работнику становятся ясными требования работодателя к его уровню квалификации и иные важные аспекты (кому подчиняется, как назначается на должность, какими знаниями и навыками должен обладать и др.).
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Секретарь и делопроизводитель: функциональные обязанности по профессиональному стандарту
В статье рассматриваются квалификационные требования к специалистам в области документационного обеспечения управления, которые в 2015 году были утверждены профессиональным стандартом.
Даются рекомендации о закреплении стандартных формулировок трудовых функций в должностных инструкциях секретаря и делопроизводителя, на основании которых производится как разделение должностных обязанностей, так и их кооперация за счет правильного взаимодействия и взаимозамещения. Поводом для написания статьи послужил вопрос читателя.
Вопрос в тему
В нашем учреждении есть делопроизводитель и секретарь, как правильно распределить между ними должностные обязанности? Службы ДОУ нет и создаваться не будет.
Действительно, в организациях с небольшим объемом документооборота на секретаря возлагается ведение делопроизводства по общим функциям управления, а дополнительно, ведение специального делопроизводства (кадрового, по обращениям граждан и конфиденциального).
Фактически секретарь выполняет функции всей службы делопроизводства, и кроме того осуществляет организационно-техническое и документационное обеспечение деятельности руководителя (т.е.
подготовку совещаний, оформление командировок и поездок, учет административных расходов, контроль исполнения документов, издание распорядительных документов, прием посетителей, распределение звонков и т.п.).
Когда документооборот организации увеличивается, происходит специализация функций.
Для организации и ведения делопроизводства принимают на работу еще одного секретаря или делопроизводителя, причем наименование этой должности сейчас звучит более современно – специалист (старший, главный) по делопроизводству / ДОУ.
А секретарю поручаются функции документационного, бездокументного и организационно-технического обеспечения деятельности руководства организации.
Подобное разделение квалификационных требований по специальностям «секретарь» и «делопроизводитель» закреплялось в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).
Но каждая организация вопрос распределения основных задач и функций в области работы с документами решала по-своему, и сотрудники, ответственные за организацию и ведение делопроизвоства, и сейчас могут иметь разные наименования должностей.
Кроме того, в конкретных должностных инструкциях до сих пор можно встретить смешение различных и несвойственных функций просто потому, что кроме секретаря / делопроизводителя в организации их выполнять некому.
Нормативное регулирование
В рамках развития Национальной системы профессиональных квалификаций в настоящее время идет работа по внедрению объективных критериев распределения квалификационных требований по определенным уровням квалификации и закреплению в стандартах функциональных карт по трудовым функциям, которые выполняются по специальностям, включенным в Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО) и Общероссийский классификатор занятости (ОКЗ).
Профессиональные стандарты как основа для определения профессиональной квалификации работника упоминались в Федеральном законе от 03.12.
2012 № 236-ФЗ, на основании которого вносились изменения в трудовое законодательство и Федеральный закон «О техническом регулировании».
Профессиональные стандарты должны разрабатываться в установленном законом порядке, а при заключении трудового договора работник должен соответствовать квалификационным требованиям, установленным квалификационным справочником или профессиональным стандартом.
Должностная инструкция секретаря: образец заполнения
Должностная инструкция секретаря — инструкция, устанавливающая обязанности, права и ответственность секретаря.
При приеме нового человека на должность секретаря его необходимо ознакомить со служебными обязанности, которые прописываются к должностной инструкции.
Внизу находится ссылка, нажав на которую можно скачать образец оформления должностной инструкции секретаря в 2022 году.
Должностная инструкция — важный документ, должен быть разработан для каждой должности на предприятии, определяет права, обязанности, ответственность должности. Кроме того, должностная инструкция определяет порядок приема и увольнения, а также устанавливает требования к должности.
На заметку! Скачайте должностные инструкции: → главного бухгалтера, → кассира, → кладовщика, → уборщика, → офис-менеджера, → заведующего складом, → водителя, → менеджера по продажам, → экономиста, → менеджер по персоналу, → делопроизводителя.
Должностная инструкция секретаря 2022 (образец заполнения)
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓
Должностная инструкция секретаря: обязанности
Секретарь – это технический исполнитель, являющийся соединительным звеном между руководителем и его подчиненными. И именно по этой причине к претенденту на эту должность предъявляются определенные требования:
- Образование не ниже среднего-специального.
- Быть уверенным пользователем ПК.
- Знание и опыт работы с такими программами, как: Microsoft Office, Outlook.
В обязанности секретаря входит:
- Организация технического обеспечения работы руководителя.
- Работа с корреспонденцией (входящей и исходящей).
- Регистрация документации и личных заявлений сотрудников и подача их на подпись директору.
- Прием и координация телефонных звонков и переговоров непосредственного руководства.
- Составление, по указанию директора, писем и различных документов.
- Подготовка материалов к предстоящим совещаниям, заседаниям. Проведение связанных с этим организационных мероприятий (оповещение, регистрация). Протоколирование совещаний (заседаний).
- Контроль за тем, как сотрудники исполняют донесенные до их сведения распоряжения.
- Секретарь обязан следить за наличием на рабочем столе директора, необходимых для работы принадлежностей.
- Регулирование процесса приема посетителей.
- Обеспечение правильного распределения и сохранности документации (ведение архива).
- Решение организационных вопросов, связанных с передвижениями руководства (бронирование билетов, гостиниц).
- Выполнение служебных поручений директора.
Секретарь имеет право:
- Требовать получения любой информации, необходимой для решения вопросов, связанных с поставленной задачей.
- Вносить на рассмотрение руководства свои предложения, связанные с работой производства и секретаря.
- Производить сбор документов и сведений у сотрудников самостоятельно или по поручению руководства.
- Требовать от руководства подходящих условий для качественного выполнения секретарем должностных обязанностей.
- Принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции.
Претендент на должность секретаря обязан быть готов к несению ответственности:
- В случае невыполнения возложенных на него обязанностей или невнимательного отношения к ним.
- За разглашение коммерческих секретов фирмы или нарушение конфиденциальности.
- За нарушении внутренних правил организации.
Загрузка...
