Образец должностной инструкции секретаря руководителя 2021-2022 года

Должностная инструкция секретаря руководителя — это ничто иное, как регламент, устанавливающий квалификационные требования к сотруднику, которые осуществляют организационное обеспечение управления и документооборот в организации.

В общем и целом — это комплексный документ, на котором можно основываться в ситуации, когда требуется определить функционал сотрудника, будь то секретарь, помощник руководителя, делопроизводитель или администратор.

Такое понятие как «профессиональный стандарт» или сокращенно «профстандарт» было введено в области кадровой деятельности не так давно.

Оно включает в себя перечень квалификационных требований, которые предъявляется к сотруднику, занимающему определенную должность или ту или иную специальность.

Разработкой профстандартов занимаются эксперты в определенной сфере профессиональной деятельности. Утверждение этих регламентов в последующем происходит на государственном уровне. На сегодняшний день количество таких документов превышает 1400. В них расписаны конкретные критерии оценки специалистов, туда же относится оценка навыков, опыта и уровня образования.

Скачать образец должностной инструкции секретаря руководителя

Скачать образец должностной инструкции секретаря-референта

На текущий момент профессиональные стандарты действуют наряду с установленными в единых квалификационных справочниках требованиями, однако в недалеком будущем они будут полностью заменены профстандартами.

Профстандарты следует применять во всех организациях, вне зависимости от формы их собственности.

Сначала планировалось, что такие регламенты должны распространяться на государственных и муниципальных служащих, работников школы, а также на профессии, которые связаны с вредными и опасными условиями труда.

Однако в результате стало очевидно, что такое ограничение неуместно. Повсеместное введение данных регламентов позволило работодателям и самим сотрудникам получить конкретные представления о следующем:

  • о персональном функционале той или иной должности, специальности, профессии;
  • о требованиях, предъявляемых к сотруднику (опыт и уровень образования);
  • о критериях оценки работы.

Профстандарт «Секретаря руководителя» был утвержден в июне 2015 года, одна на сегодняшний день действующим документом в этой области является его новая редакция, которая была утверждена приказом Минтруда России № 333н.

В нем установлен исчерпывающий перечень требований к сотрудникам, работающим в административно-управленческой области. Таким образом, сюда относятся все работники, в чьи обязанности входит работа с документами, обработка телефонных звонков и входящей корреспонденции, а также прием посетителей.

В профстандарте определены потенциальные наименования для тех специалистов, исполняющих различный функционал.

Таким образом, данный документ содержит требования относительно следующих должностей:

  1. Помощник руководителя.
  2. Секретарь руководителя.
  3. Делопроизводитель.
  4. Секретарь-администратор.

Таблица №1. Уровни квалификации специалистов по ДОУ и их трудовые функции.

Возможные наименования должностей
Уровень квал-ции
Обобщенная трудовая функция
Трудовые функции
Секретарь-администратор 3 Организационное обеспечение деятельности компании
  • Принимает и распределяет звонки;
  • Работает с посетителями;
  • Выполняет функции по координации и обеспечению работы компании;
Делопроизводитель 5 Документационное обеспечение деятельности компании
  • Работает с документацией;
  • Осуществляет хранение документов;
  • Обрабатывает дела для их последующего хранения.
Секретарь руководителя 6 Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя
  • Оказывает руководителю помощь при планировании рабочего времени;
  • Планирует рабочий день секретаря;
  • Организует переговоры;
  • Организует командировки, в которые руководитель планирует отправиться;
  • Работает с посетителями, которые обращаются в приемную руководителя;
  • Подготавливает, проводит и обслуживает мероприятия, в которых принимает участие руководитель;
  • Контролирует выполнение поручений от руководителя;
  • Организует и поддерживает рабочее пространство кабинета руководителя и его приемной;
  • Разрабатывает нормативную документацию, которая регламентирует деятельность секретаря;
  • Составляет и оформляет управленческие документы;
  • Работает с документами, которые поступают в приемную руководителя;
  • Организует в приемной руководителя хранение документации;
  • Обеспечивает руководителя необходимой информацией.
Помощник руководителя 6 Информационно-аналитическая работа, а также оказание руководителю организационно-административной помощи
  • Организует информационное взаимодействие между руководителем и организациями;
  • Организует мероприятия и деловые контакты;
  • Анализирует информацию и подготавливает руководителю аналитические данные;
  • Организует выполнение решений, которые вынес руководитель.

Секретарь руководителя: в чем заключаются должностные обязанности?

Образец должностной инструкции секретаря руководителя 2021-2022 года

  1. Требования, которые предъявляются к уровню образования.
  2. Требования относительно опыта работы.
  3. Необходимые навыки и знания.
  4. Должностные обязанности.

Однако стоит сказать о том, что должность секретаря объединяет в себе достаточно большой функционал. Так, например, в крупных компаниях введены отдельные штатные единицы – делопроизводитель, секретарь-администратор, помощник руководителя и тому подобное, но в небольших организациях на практике вся эта работа ложится на одного сотрудника.

Помимо прочего, даже не смотря на то, что тот или иной сотрудник числится на определенной должности, например, является секретарем директора, перечень его обязанностей невозможно в полном объеме описать в профстандарте.

Это объясняется тем, что его функционал может напрямую зависеть от множества факторов, которые не могут учитываться в регламентирующих документах подобного рода.

Выполняемые помощником руководителя функции зависят от деятельности организации, ее специфики, от корпоративной культуры и ценностей компании, а также, в частности от руководителя непосредственно.

Данный документ стоит считать основой, которая может быть использована для различных целей, в частности:

  • для определения должностных обязанностей персонально для каждой должности;
  • для оптимального и эффективного распределения обязанностей между сотрудниками, которые занимаются секретарской деятельностью, таким образом, можно исключить факт осуществления двойного функционала;
  • для определения и ограничения круга прав и обязанностей относительно каждой отдельной позиции;
  • для установки четких и понятных критериев, с помощью которых можно оценить эффективность работы специалистов.

В профстандарте указано несколько уровней квалификации – что они означают?

По отношения к каждой специальности введен отдельный квалификационный уровень. К примеру, рассматриваемая нами должность секретаря руководителя имеет 6 уровень, так же как и помощник руководителя.

Таблица №2. Степень личной ответственности секретарских специалистов в зависимости от присвоенного уровня.

Квалиф-ный уровень
Степень ответственности
6
  • сотрудник занимается самостоятельной деятельностью, в частности, определяет задачи для себя и других специалистов;
  • обеспечивает взаимоотношения между структурными подразделениями, отделами, группами и так далее;
  • специалист ответственен за решения, которые он принимает;
  • персонально ответственен за эффективность своей работы на уровне подразделения и организации в целом.
5
  • сотрудник самостоятельно выбирает те методы, с помощью которых должны быть решены задачи;
  • планирует свою работу;
  • определяет приоритетнее направления деятельности;
  • участвует в управлении задачами, которые стоят перед отделом/подразделением;
  • планирует работу подчиненных, учитывая поставленные цели;
  • сотрудник ответственен за результаты, которые показывает группа специалистов.
3
  • сотрудник занимается деятельностью, находясь под контролем специалиста, который находится выше по должности;
  • вправе принимать решения самостоятельно, если дело касается решения типовых задач;
  • сотрудник планирует свою работу, основываясь на поставленных руководством задачах.

Секретарю руководителя обязательно надо иметь высшее, а также дополнительное профессиональное образование. Помимо образования, к опыту работу также предъявлено конкретное требование: необходимо иметь не менее 2 лет стажа в области документационного и организационного обеспечения деятельности руководителя, если специалист имеет среднее профессиональное образование.

По профстандарту секретарь руководителя должен:

  • планировать рабочее время секретаря и самого руководителя;
  • организовывать переговоры руководителя с другими лицами и компаниями;
  • заниматься организацией командировок, в которые планирует поехать руководитель;
  • организовывать работу с посетителями, которые находятся в приемной руководителя;
  • подготавливать необходимое для организации конференций;
  • организовывать и контролировать исполнение решений, которые поручает руководитель;
  • организовывать и поддерживать рабочее пространство кабинета руководителя и его приемной;
  • составлять и оформлять управленческие документы;
  • работать с документами, которые поступают в приемную руководителя;
  • организовывать в приемной руководителя хранение документации;
  • обеспечивать руководителя необходимой информацией;
  • организует информационное взаимодействие между руководителем и должностными лицами.

О квалификационных требованиях, предъявляемых к секретарям по профстандарту

Образец должностной инструкции секретаря руководителя 2021-2022 года

  1. Эффективно планировать рабочее время.
  2. Уметь поставить и определить цель согласно иерархии.
  3. Установить приоритеты исполнения тех или иных задач, чтобы рабочее время было использовано наиболее оптимальным образом.
  4. Иметь достаточно высокие навыки владения компьютерной техникой и программным обеспечением для того чтобы ускорить обмен документацией и сведениями.
  5. Уметь определить и проанализировать, какие причины мешают эффективному взаимодействию между отдельными сотрудниками или подразделениями в целом.
  6. Осуществлять за сотрудниками контроль в вопросах соблюдения правил информационной безопасности.
  7. Лично участвовать в предотвращении всевозможных конфликтных ситуаций, имеющих место в компании.
  8. Демонстрировать высокую степень соблюдения этикета.

Источник: «Юридическая азбука»

Должностная инструкция секретаря. Образец 2021 года

Современный офис или приемную солидной компании сложно представить без секретаря. Этот специалист выполняет действия, поддерживающие стабильную работу организации.

Во многих смыслах он становится связующим звеном между отделами предприятия, его работниками и их партнерами, внутренними и внешними службами. Чтобы получить такую должность не обязательно иметь высшее или среднее специальное образование.

При этом в случае качественного выполнения обязанностей секретарь способен высоко подняться по карьерной лестнице.

Суть работы секретаря

Секретарь – профессия весьма давняя, хотя в привычный нам вид оформилась сравнительно недавно, в начале XX века.

Практически все высокопоставленные политики имели подчиненных, которым доверяли разную рутинную работу и могли посвятить в свои дела.

Ещё в Древнем Риме так называли специальных слуг (отсюда и название профессии — secretus), которым доверяли тайны государственного управления.

Правильно данная профессия называется «секретарь-референт». Поскольку одна из основных задач специалиста – одновременно и представлять компанию, и выполнять поручения начальника, и консультировать его по определенным вопросам.

Конечно, в разных компаниях этот вопрос решается по-своему. Где-то гендиректор держит у себя целый штат помощников, а секретарь только отвечает на звонки и заваривает кофе, где-то – все офисные обязанности лежат исключительно на одном человеке.

Читайте также:  Как получить вид на жительство в греции: что дает внж и как его оформить россиянину

Краткое описание

Секретари являются обычными офисными сотрудниками, которые умеют выполнять широкий круг работ.

Профессия имеет определенную специфику, ведь нередко от секретаря требуется не только знание основ делопроизводства, но и навыки организатора, умение пришивать пуговицы и даже заваривать вкусный кофе.

Секретарь – это настоящее сердце любого офиса, ведь именно он обеспечивает бесперебойную работу, следит за порядком, иногда руководит нижестоящим персоналом, предупреждает конфликтные ситуации и формирует правильный деловой микроклимат.

  Страховые взносы ИП при совмещении налоговых режимов

Секретарь или секретарша?

Изначально профессия секретаря была сугубо мужским занятием, поскольку женщины были практически полностью исключены из деловой сферы. Однако в начале XX века постепенно женщины потеснили мужчин в этой профессии.

Руководители по сей день гораздо охотнее принимают на работу именно секретарш, а не мужчин-секретарей.

Во-первых, женщины гораздо лучше работают в режиме многозадачности, во-вторых, их ценят за большую собранность и ответственность, в-третьих, не последнее место играет презентабельность и умение налаживать контакт с посетителями.

Так что уместно говорить, что профессия секретаря является сугубо женской, а мужчин в ней незначительное количество.

Заработная плата

В среднем за свою работу секретарь получает 25000 рублей. Многие начинают строить свою карьерную «лестницу» именно с этой профессии. Желающие работать секретарем, без опыта могут рассчитывать на получение небольших зарплат – 10000 — 15000 рублей. Но при этом они должны свободно уметь работать на ПК и знать основы делопроизводства.

У делопроизводителя с опытом работы от одного года заработная плата равна 20000 рублей.

Ценятся сотрудники, знающие английский язык и опытные. Их оплата труда может равняться 25000 рублей и выше.

Обязанности секретаря в его работе

В обществе укоренился стереотип о том, что секретарь – это молодая женщина, все обязанности которой заключается в приготовлении кофе и перепечатывании бумаг. Хотя на самом деле работа секретарем – довольно стрессовая и нервная. И задач в ней на порядок выше.

Секретарю каждый день приходится решать множество дел, а также нередко действовать в условиях форс-мажора и нехватки времени. Так или иначе обязанностей у секретаря достаточно много:

  1. Планирование встреч руководства, запись на прием к начальнику;
  2. Подготовка деловых переговоров, общение с гостями;
  3. Прием телефонных звонков и входящей корреспонденции;
  4. Работа с документами и текстами выступлений руководителя;
  5. Бронирование гостиниц и авиабилетов во время деловых поездок;
  6. Заказ канцтоваров, сувенирной продукции, полиграфии, покупка подарков и т.д.

По факту обязанностей у секретаря может быть ещё больше. Всё зависит от штата компании, специфики работы. Очень часто (особенно в небольших компаниях) секретарь совмещает функции делопроизводителя, а также проводит собеседования среди кандидатов на работу.

Особенности профессии

Современный руководитель должен выполнять целую массу задач. А так как очень часто для этого нужно много времени и внимания, то на помощь ему приходит его помощник – референт.

Благодаря этому специалисту руководитель может выполнять несколько действий, в число которых входит:

  1. наблюдение за работой сотрудников;
  2. проведение переговоров с постоянными и возможными клиентами;
  3. контроль за ведением учетной документации.

Именно по этой причине, референт выполняет обязанности правой руки директора. Причем очень часто бывает так, что обойтись без столь надежного помощника будет очень сложно.

Даже в электронном ресурсе Википедия сказано, что совмещение секретарских и административных функций потребует от специалиста всестороннего развития и высокой степени коммуникабельности.

Тем более, что ему приходится заниматься планированием рабочего времени и согласования дальнейших действий директора. А это предполагает умение быстро обрабатывать большие объемы информации.

Стоит сказать, что многие не всегда верно понимают, чем занимается референт, что должен знать и уметь, чтобы полностью соответствовать занимаемой должности.

Требования к навыкам секретаря

Во всех объявлениях о поиске работы перечислены довольно стандартные условия для секретарей:

  1. Уверенный пользователь ПК (знание всех рабочих программ, умение обращаться с оргтехникой);
  2. Навык слепой печати;
  3. Умение вести деловые переговоры, владение деловым письмом;
  4. Знание правил документооборота, умение оформлять официальные бумаги (приказы, распоряжения, акты и т.д.);
  5. Познания в архивном деле;
  6. Знание иностранного языка (преимущественно — английского).

Самое интересное, что из-за специфики работы секретарями могут работать далеко не все. В этой профессии нужны собранность, способность делать несколько дел одновременно, управлять своим временем, умение планировать, высокая работоспособность и организаторский талант.

Очень важны также презентабельный внешний вид, приятный голос и знания этикета, умение элегантно одеваться и быть доброжелательным.

Кому подойдет

Потенциальный секретарь должен обладать следующими качествами:

  1. Стрессоустойчивость. Претендент на данную должность обязан иметь самообладание и выдержку.
  2. Стремление получать новые знания и умения. Хороший секретарь должен знать иностранный язык, уметь вести деловую переписку, составлять и регистрировать различную документацию.
  3. Готовность к ненормированному графику работы, неожиданным неурядицам (авралам).
  4. Способность правильно и качественно планировать свой день. В большинстве случаев – составление рабочего плана для руководителя – это одна из задач секретаря.
  5. Коммуникабельность. Со всеми посетителями фирмы секретарь должен уметь вести вежливый разговор, быть отзывчивым.

Возможен ли карьерный рост для секретарей

Несмотря на обилие обязанностей и тяжесть труда, карьерных перспектив у секретарей не так уж много. Начинают такие работники, как правило, с должности секретаря на ресепшен. То есть принимают звонки, встречают гостей, заказывают канцелярию и носят документы на подпись. Во многих компаниях на этой позиции, собственно, их карьера и заканчивается.

Альтернативный вариант – стать личным помощником руководителя (секретарем-референтом). В крупных компаниях или государственных ведомствах можно дорасти также до начальника секретариата.

Ответственность

Секретарь-референт должен ответственно относиться к документообороту и не имеет права разглашать конфиденциальную информацию. Такой сотрудник несёт ответственность за сохранность документов и их своевременную подачу начальству.

Секретарь несёт ответственность за невыполнение обязанностей, прописанных в должностной инструкции, т. е. за невыполнение своих рабочих функций, в том числе и таких нарушений, как опоздания.

У сотрудника могут возникнуть проблемы, если он будет халатно относиться к работе с документацией.

Ответственность несётся за разглашение конфиденциальной информации, которая относится к разряду «коммерческой тайны».

Сотруднику запрещается портить инвентарь, в частности, мебель, предоставленный ему или принадлежащий компании. Секретарь несёт ответственность за бестактное или грубое отношение к сотрудникам.

Так как он сообщается со всеми другими сотрудниками практически ежедневно, то секретарь должен быть неконфликтным и дипломатичным.

Где выучиться на секретаря

Обучение секретарей проводят, как правило, учреждения среднего профессионального образования. Однако на эту должность могут претендовать по сути любые работники с гуманитарным образованием. Особенно ценятся специалисты, знающие архивное дело, документоведы и делопроизводители.

Если речь идет о работе в юридической компании, то на должность секретаря можно устроиться и с юридической профессией.

Помимо стандартного образования, есть также курсы секретарей и помощников руководителя. Подобное обучение возможно при любом уровне образования, проводится по ускоренной программе.

Плюсы и минусы

Достоинствами профессии можно назвать следующее:

  • отсутствует физическая нагрузка;
  • есть возможность получить важные коммуникативные навыки и наладить полезные связи;
  • нет необходимости иметь специальность для получения работы;
  • работа в комфортных условиях;
  • в некоторых случаях можно в личных целях воспользоваться офисной оргтехникой (копир, скан);
  • иногда можно совмещать учебу и работу.

Как и в любой другой профессии, должность секретаря имеет свои недостатки:

  • постоянное нахождение на виду у руководства;
  • ежедневный безупречный внешний вид (особенно важен в крупных компаниях);
  • однотипные задачи и рутинная работа (часто характерны для небольших организаций);
  • работа часто связана со стрессом;
  • выполнение личных поручений начальства, не имеющих отношения к работе;
  • редко есть возможность для самореализации;
  • режим работы может быть ненормированным.

Перспектива развития для секретаря часто остается под вопросом. Одни руководители не спешат терять хорошего сотрудника и переводить его на другую должность. Другие по отношению к ответственным, трудолюбивым и профессиональным работникам проявляют понимание и нередко повышают в должности.

Вакансии для секретарей на рынке труда, средняя зарплата

Профессия секретаря не относится к категории высокооплачиваемых. При всем обилии обязанностей работодатели в Москве могут предложить порядка 40 тысяч рублей, в провинции зарплата секретаря ещё ниже – порядка 25 тысяч рублей.

Однако, если речь идет о помощнике руководителя, там зарплаты уже повыше – до 60 тысяч рублей.

Правда, при этом от помощника может потребоваться самый разный набор умений – от навыков переводчика до участия в разработке проектов. Все зависит от конкретных договоренностей при трудоустройстве.

Но даже в этом случае никто не может гарантировать, что помощник руководителя не будет заниматься несвойственной для себя работой.

Специфика делопроизводителя

Если речь идет о более конкретной, узкой специализации, то дело обстоит несколько иначе. Взять, к примеру, должностные обязанности секретаря-делопроизводителя. В самом названии должности четко определен аспект выполняемой работы. Обычно на каждом предприятии уже имеется должностная инструкция, в которой обозначены направления деятельности специалиста по делопроизводству.

Если такой инструкции нет, то лучше ее создать. Для этого стоит воспользоваться квалификационным справочником, в котором имеются приблизительные образцы. После этого стандартный вариант обязательно нужно доработать применительно для конкретной организации с учетом специфики и внутренних особенностей.

Читайте также:  Может ли работодатель запретить ходить в туалет в рабочее время?

В целом, в обязанностях секретаря-делопроизводителя должны четко прослеживаться 3 основных направления:

  1. Работа с корреспонденцией. Прием, обработка ее современными способами и своевременная отправка.
  2. Правильное ведение внутренней документации.
  3. Регистрация, строгий учет и передача документов в архив на хранение.

Должностная инструкция в 2021 году

24 декабря

41062

#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>

Должностная инструкция — это локальный документ, в котором отражены обязанности конкретного работника, занимающего определенную должность.

Требования к наличию должностной инструкции специалиста в организациях есть только в госучреждениях. В некоторых отраслевых нормах присутствует обязанность регламентирования должностных обязанностей:

Остальные руководствуются собственными потребностями в вопросе необходимости наличия должностных инструкций работников в организации. Возможно, в небольших компаниях они и не нужны, но на крупных предприятиях без конкретизации деятельности сложно проследить за качественным исполнением обязанностей.

Должностные инструкции предприятия (ДИ) — инструмент обоюдоострый, они нужны и работнику, и работодателю. Аналогичное мнение и у Роструда — письмо № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г.

  • Пример
  • Если в соответствии с должностной инструкцией продавец не обязан убирать свое торговое место, он вправе отказаться от уборки без дисциплинарных последствий.
  • Наоборот — должностные обязанности продавца совмещены с уборкой и это вписано в инструкцию, работодатель может применить взыскание в этому работнику в случает его отказа от уборки.

Должностная инструкция сотрудника поможет в следующих случаях:

  • в суде как доказательство исполнения / неисполнения должностных обязанностей;
  • обосновать отказ в приеме на работу;
  • проверить квалификацию сотрудника в период испытательного срока;
  • распределить или конкретизировать функции между работниками, если они занимают одинаковые должности.
Совет Для повышения эффективности труда работодатель в должностных инструкциях персонала вправе распределить обязанности между работниками, занимающими одинаковые позиции. При этом, в штатном расписании таким должностям устанавливаются одинаковые оклады. Надбавки, доплаты и другие выплаты могут различаться в зависимости от квалификации, сложности работы и прочих показателей.

В организации могут быть два типа должностных инструкций — типовые и индивидуальные.

Пример В канцелярии работает несколько специалистов. У них разные функции: кто-то отвечает за электронный документооборот, кто-то регистрирует входящую корреспонденцию и т.д. Должность у них одна — инспектор канцелярии, а обязанности разные.

В данном случае работодатель вправе составить персональные должностные инструкции для каждого инспектора.

Если же у работников, занимающих одинаковые должности, нет разницы в функциональных обязанностях, смысла составлять отдельные требования каждому нет.

Достаточно одного экземпляра общей должностной инструкции с приложенным списком ознакомления, где сотрудники распишутся, что с обязанностями ознакомлены.

Утвержденной формы функциональных обязанностей в законе нет. Есть общие правила, как написать должностную инструкцию, какие пункты в нее включить. Как правило, обязательны следующие разделы: 

  • требования к образованию, квалификации, стажу;
  • кому напрямую подчиняется работник;
  • перечень должностных обязанностей— здесь детализируется функционал;
Важно! Насколько конкретно прописаны обязанности работника, настолько легче их выполнять, отчитываться за исполнение и контролировать.
  • взаимодействие — указываются параллельные связи работника;
  • должен знать — если работа связана со знанием документов, положений и проч., все они указываются в этом пункте;
  • права и ответственность — здесь не надо переписывать трудовой кодекс. Любой работник, в том числе руководящий, за нарушения отвечает по закону — это само собой разумеется. Конкретизируйте, за что отвечает сотрудник, занимающий должность — за чистоту помещений, сохранность имущества и так далее. Права тоже опишите именно для этой должности — что работник может требовать от других, доступ к информации и прочие.

По первой ссылке размещены бесплатные должностные инструкции и реестр профстандартов, во второй — описание профессии, требования к образованию.

Образцы типовых должностных инструкций можно скачать из интернета. Но такой документ не будет содержать необходимых вам условий и требований. Ошибочно мнение, что типовые инструкции нельзя менять или дополнять собственными потребностями.

Важно! Любую инструкцию надо дорабатывать, включая в нее необходимую конкретику.

Образцы должностных инструкций по подразделениям предприятия и отраслям деятельности

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих

По требованию ГОСТ Р 7.0.97-2016 в правом верхнем углу ставится гриф «Утверждаю», указывают должность руководителя, оставляют место для его росписи. Если нет такого грифа, издается отдельный приказ о должностных инструкциях при введении новых должностей или расширениия существующих обязанностей.

Как возложить дополнительные обязанности на сотрудника и внести изменения в ДИ, читайте в материале на сайте «Профкадровик».

Работник расписывается в том, что он ознакомлен с инструкцией. Целесообразно сделать второй экземпляр и выдать его на руки сотруднику.

  1. Скачать бланк приказа об утверждении должностной инструкции
  2. Скачать бланк приказа об утверждении изменений к должностной инструкции
  3. Скачать шаблон (образец) должностной инструкции 2022 / 21 г.

 

Образец должностной инструкции 2022 года

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец должностной инструкции 2022 года». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Должностная инструкция — организационно-правовой документ, регламентирующий права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им деятельности в той или иной должности.

Указанный документ конкретизирует выполняемые сотрудником функции, права, обязанности (в том числе ответственность за их невыполнение), а также определяет основные моменты взаимодействия с коллегами других должностей. Кроме этого инструкция содержит перечень требований, предъявляемых к кандидату, претендующему на соответствующую должность.

Унифицированной формы должностной инструкции нет, как и требований к её заполнению, поэтому работодатель вправе разработать её полностью на свое усмотрение. Инструкция может быть как типовой (использование шаблона для однотипных организаций), так и конкретной (с описанием всех аспектов непосредственно вашей деятельности).

Должностная инструкция на работников (образцы 2021 года)

Инструкция разрабатывается на основании следующих документов:

  • квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37);
  • штатное расписание;
  • положение о структурных подразделениях;
  • иные организационные документы работодателя.

Должностные инструкции составляются на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием. Указанным документом все трудовые функции равномерно распределяются между работниками организации (структурного подразделения).

Разработкой документа занимается начальник структурного подразделения, а утверждением руководитель или заместитель организации (ИП) (в зависимости от того, в чьем подчинении находится структурное подразделение по должности в которой разрабатывается инструкция). Документ также визируется сотрудником юридической службы и теми должностными лицами, от которых зависит выполнение задач, предусмотренных инструкцией.

Ознакомление сотрудника с должностной инструкцией обязательно.

В большинстве случаев должностная инструкция включает в себя следующие разделы:

В данном разделе указывается наименование должности (согласно штатному расписанию) и структурного подразделения, подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности, требования к сотруднику, занимающему данную должность и т.п.

Раздел должен содержать конкретный перечень задач, выполняемых работников, допустим: участие в судебных процессах, подготовка документации и т.д.

В разделе необходимо прописать права сотрудника, возникающие при выполнении им трудовой функции. Например: право на получение информации, необходимой для выполнения работы.

Раздел может включать в себя следующие обязанности: соблюдение трудового распорядка, неразглашение служебной информации и т.п.

В разделе прописываются меры ответственности работника за результат выполняемой работы, меры по соблюдению техники безопасности и т.д.

Раздел включает в себя особенности взаимоотношений работника с другими структурными подразделениями, должностными лицами.

Должностная инструкция начальника, бухгалтера

Ниже представлены образцы заполнения должностных инструкций:

  • должностная инструкция генерального директора (скачать образец);
  • должностная инструкция бухгалтера (скачать образец);
  • должностная инструкция специалиста (скачать образец);
  • должностная инструкция менеджера (скачать образец).

Ра­бо­то­да­тель не обя­зан со­став­лять долж­ност­ные ин­струк­ции. Но…в За­коне о част­ной де­тек­тив­ной и охран­ной де­я­тель­но­сти в РФ прямо про­пи­са­но. Что дей­ствия част­ных охран­ни­ков на объ­ек­тах охра­ны ре­гла­мен­ти­ру­ют­ся долж­ност­ной ин­струк­ци­ей.

Также производственные указания долж­ны быть раз­ра­бо­та­ны для пер­со­на­ла фи­зи­че­ской за­щи­ты струк­тур­ных под­раз­де­ле­ний ядер­но­го объ­ек­та.

Должностная инструкция работников ООО утверждается и подписывается руководителем общества. Для должности директора ООО документ может утверждаться и подписываться участником ООО. Который уполномочен на заключение трудового договора с директором соответствующего общества.

В трудовом договоре с работником должна быть указана трудовая функция. Работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации. Конкретный вид поручаемой работнику работы. При оформлении трудовых отношений в отношении каждого работника организации должна быть конкретизирована в том числе трудовая функция (ст. 57 ТК РФ).

При этом должностные обязанности работника могут быть определены в должностной инструкции.

В соответствии со ст. ст. 22 и 68 ТК РФ при приеме на работу работника должны ознакомить под подпись с локальными актами. Непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника. В том числе с должностной инструкцией.

Должностная инструкция секретаря руководителя 2021 года. Образец

Секретарь руководителя имеет право:

1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.

2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию)

Читайте также:  Можно ли проводить первичные учетные документы по скан-копиям?

3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Принимать самостоятельные решения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностными обязанностями

7. ___________________________________________________________

Требования к секретарю с функциями делопроизводителя

В самом наименовании должности секретаря-делопроизводителя содержится указание на главные направления его деятельности. Необходимость работать с документацией требует от сотрудника:

  • знаний основ делопроизводства, архивного дела;
  • уверенного владения компьютером, офисными и специальными программами (электронные системы документооборота);
  • умения пользоваться оргтехникой.

В идеале соискатель должен иметь среднее профессиональное образование по специальности «секретарь-дело или закончить соответствующие курсы. На практике многие работодатели игнорируют эти требования, считая, что с их небольшим документооборотом справится любой организованный и ответственный человек.

Если через руки секретаря проходит много бумаг, без специальных знаний ему не обойтись: стандарты оформления разных видов документов, правила и сроки хранения, регистрация и учет корреспонденции, организация архива, создание номенклатуры дел, ведение электронной базы и т.д.

Также в должностной инструкции секретаря необходимо указать, с какой именно техникой и какими компьютерными программами ему придется иметь дело.

Помимо уже привычных всем офисных программ и интернет-почты это могут быть 1С, CRM-системы, электронные таблицы и прочие, в зависимости от специфики фирмы. Рабочее место секретаря стандартно оборудуется ПК, принтером и телефоном.

Но если в кабинете есть факс, селектор, мини-АТС, другие офисные приборы, ими нужно уметь пользоваться и обслуживать: устранять мелкие неисправности, заправлять, заказывать и менять расходники, обеспечивать ремонт.

Аккуратность и внимательность в работе с документацией очень важны, но не стоит забывать, что секретарь – это «лицо» фирмы. Презентабельный внешний вид, соблюдение дресс-кода, если он предусмотрен в компании, или делового стиля в одежде, умение общаться «вживую» и по телефону, знание правил этикета – обычные для этой должности требования.

IV. Ответственность

Секретарь руководителя несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. ____________________________________________________________________

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г.

№ 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 июня 2021г. №333н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

ГЛАВБУХ-ИНФО

Должностная инструкция секретаря

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Фамилия И.О. ________________ «________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей. 1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании. 1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании. 1.4.

На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации. 1.5.

На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel). 1.6.

Секретарь руководствуется в своей деятельности: — законодательными актами РФ; — Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании; — приказами и распоряжениями руководства; — настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности: 2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. 2.2.

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов. 2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя. 2.4.

Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя. 2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы. 2.6.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. 2.7.

Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. 2.8.

Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. 2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. 2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы. 2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право: 3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач. 3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании. 3.3.

Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей. 3.4.

Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании. 3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря

Секретарь несет ответственность: 4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей. 4.2.

За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации. 4.3.

За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Источник: Rabota.ru Вложения:

Ученый секретарь и его обязанности

Это должность относится к сфере науки. Ученые секретари востребованы в вузах, исследовательских институтах, академиях, научных организациях.

Как правило, именно они обеспечивают работу научных сотрудников и диссертационных советов.

Профстандарт ученого секретаря предполагает планирование научных мероприятий (заседаний, конференций, круглых столов), их организацию и проведение, подготовку соответствующей документации и контроль за выполнением принятых решений.

На эту должность могут быть назначены сотрудники, имеющие ученую степень, опыт организаторской и научной работы (не менее 5 лет), публикации в рецензируемых изданиях.

Ученый секретарь:

  • осуществляет сбор предложений в годовой план научных разработок и исследований;
  • контролирует своевременное выполнение установленных тематических планов научной работы и подготовку соответствующих отчетов;
  • готовит проекты планов работы научного (научно-технического) совета, следит за выполнением принимаемых им решений;
  • рассматривает материалы, требующиеся для присвоения ученого звания и защиты диссертации;
  • готовит предложения по плану издания научных трудов;
  • разрабатывает критерии оценки деятельности сотрудников для аттестации;
  • формулирует предложения по повышению квалификации и стажировке научных работников.

Функционал пресс-секретаря

Довольно «молодая» профессия. В России она стала набирать популярность примерно в середине 90-х годах прошлого века. В профстандарте секретаря наименование этой должности не выделено отдельно. Но для многих организаций наличие такого сотрудника – насущная необходимость.

Именно он формирует общественное мнение о компании.

В круг основных обязанностей входят: организация пресс-конференций; информационное наполнение сайта организации; подготовка пресс-релизов; планирование информационных кампаний (в прессе, сети, на телевидении), направленных на создание положительного имиджа компании.

Профстандарт пресс-секретаря предусматривает, что претендент на должность должен иметь высшее образование в области журналистики, рекламы, филологии или PR. Также желателен опыт работы (от 3 лет) в соответствующей сфере, грамотная устная и письменная речь, знание иностранного языка.

  Декларация по налогу на прибыль: изменения в 2021 году

Должностная инструкция

В своей работе секретарь руководствуется действующим законодательством, уставом организации, распоряжениями и приказами руководителя, собственной должностной инструкцией. Именно в последнем документе регламентируются профессиональные задачи, которые возлагаются на должностное лицо.

Приступая к выполнению служебных обязанностей, сотрудник должен быть ознакомлен с основными положениями инструкции. Ее положения могут выступать доказательной базой в случае возникновения конфликтных рабочих ситуаций. Поэтому содержание инструкции должно быть конкретным.

И исключать возможность двойного толкования.

Должностная инструкция секретаря по профстандарту составляется с учетом специфики конкретной организации и включает следующие разделы:

  • общие положения;
  • функции сотрудника;
  • должностная ответственность;
  • права сотрудника;
  • прочие условия и требования.

В общих положениях указывается, к какой категории принадлежит сотрудник и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности, требования к квалификации, знаниям и умениям.

Далее подробно описывается, в чем конкретно заключается функционал работника, и какими правами он при этом обладает.

В разделе о должностной ответственности указываются те нарушения в работе, за которые сотрудник может быть наказан.

Должностная инструкция утверждается руководителем организации и доводится до сведения сотрудника (под подпись).

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector