Особые сроки для отправки в пф «электронной трудовой»

10 мин. 818 #кадры #электроннаятрудоваякнижка #сзв-тд #стд-р
Электронная трудовая книжка и СЗВ ТД

С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка. Никакого нового программного обеспечения работодателям устанавливать в связи с этим не нужно, потому что электронная трудовая книжка — это сведения на лицевом счете застрахованного лица в ПФР. А вот чтобы эти сведения туда попали, работодателям необходимо, начиная с января 2020 года, сдавать в ПФР новый отчет по форме СЗВ-ТД.

Кто и когда сдает сзв-тд

СЗВ-ТД сдают абсолютно ВСЕ страхователи, у которых есть регистрационный номер ПФР, за исключением ИП без сотрудников. Даже если в компании только один человек — Генеральный директор, то сдавать СЗВ-ТД все равно нужно, чтобы у этого директора не было проблем при подтверждении стажа для назначения пенсии в ПФР. На совместителей также нужно заполнять СЗВ-ТД.

С апреля 2020 года сроки сдачи СЗВ-ТД следующие:

• в случаях приема и увольнения — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа;
• в остальных случаях (перевод, заявление по книжкам) — ежемесячно не позднее 15-го числа.

С января по март 2020 года СЗВ-ТД сдавался до 15 числа месяца, следующего за отчетным, во всех случаях. Однако Правительство изменило срок сдачи отчета в связи с коронавирусом своим Постановлением № 460 от 08.04.2020 г.

СЗВ-ТД подается только в том случае, если в отчетном месяце были какие-то движения по кадрам: кто-то из сотрудников был принят, уволен, переведен или подал заявление о выборе формы трудовой книжки. Если никаких движений по кадрам и заявлений по трудовым книжкам не было, то СЗВ-ТД не сдается, т.к. нулевая форма отчета не предусмотрена.

Если сотрудникам подняли зарплату, то СЗВ-ТД сдавать не нужно.

Как можно сдать сзв-тд

СЗВ-ТД можно сдать на бумаге в отделение ПФР или через интернет. Если в штате 25 человек и больше, то сдавать новый отчет можно только в электронном виде.

Для отправки СЗВ-ТД в электронном виде необходимо:

• получить ЭЦП руководителя.
• заключить соглашение об обмене электронными документами с ПФР. Скачать типовое соглашение можно на сайте ПФР, но лучше позвонить в свое отделение и попросить выслать образец соглашения по электронной почте, потому что многие районные Управления ПФР принимают только свою форму соглашений.
• подать «Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР» ВАЖНО: Даже если у Вас есть действующее соглашение с ПФР, подать заявление все равно придется. Сделать это можно лично в отделении ПФР или в электронном виде, заполнив форму заявления в Контуре, СБИСе или другой системе и подписав его сертификатом страхователя.

Порядок подключения к системе электронного документооборота ПФР подробно описан на сайте Контура. Там же Вы найдете образцы документов.

Что делать работодателю в связи с переходом на электронные трудовые книжки?

• до 31 октября 2020 года уведомить работников о переходе, текст уведомления можно скопировать в конце статьи (ранее срок уведомления был до 30 июня, но Постановлением № 887 от 19.06.2020г. этот срок продлили);
• сдавать отчет СЗВ-ТД, если были движения по кадрам или заявления по книжкам; Поскольку все сотрудники должны подать заявление о выборе формы ведения трудовой книжки до 31 декабря 2020 года, даже работодателям, у которых стабильный коллектив сотрудников, в 2020 году придется минимум один раз подать СЗВ-ТД.
• сотрудникам, которые впервые устроятся на работу с 2021 года, бумажную трудовую книжку не оформлять (у них только электронные);
• сотрудникам, которые до 31 декабря 2020 года не подадут никакого заявления, продолжать вести трудовую книжку в бумажном виде;
• сотрудникам, которые до 31 декабря 2020 года подадут заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, вести ее в бумажном виде, и отправлять сведения в ПФР;
• при увольнении или по запросу сотрудника выдавать справку СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности работника» — тот же СЗВ-ТД только не за месяц, а за весь период работы у одного работодателя. Если сотруднику понадобится выписка из электронной трудовой книжки со всех мест работы для получения визы или кредита, он сможет заказать ее через госуслуги по форме СТД-ПФР.
• при приеме на работу запрашивать у нового сотрудника СТД-Р с последнего места работы, а лучше СТД-ПФР, чтобы располагать информацией обо всем стаже для расчета пособий.



Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки

Бухгалтеру ООО «Амбер»

Титову А.В.

УВЕДОМЛЕНИЕ о переходе на электронные трудовые книжки

Уведомляем Вас о том, что в связи с изменениями в трудовом законодательстве (ст. 66 Трудового кодекса РФ) с 1 января 2020 года Вы имеете право выбрать способ ведения трудовой книжки: • в бумажном виде; • в электронном виде. Вне зависимости от выбранного способа ведения трудовой книжки, с 1 января 2020 года ООО «Амбер» будет формировать в электронном виде сведения о трудовой деятельности на каждого сотрудника и предоставлять их в Пенсионный фонд РФ. Это и называется ведением трудовой книжки в электронном виде или переходом на электронные трудовые книжки. Сообщить о своем выборе Вы должны в письменном заявлении не позднее 31 декабря 2020 года. Если в установленный срок Вы выберете ведение трудовой книжки в бумажном виде, мы продолжим вести Вашу трудовую книжку на бумаге. При этом за Вами сохранится право в дальнейшем изменить свой выбор. Если Вы выберете ведение трудовой книжки в электронном виде, в Вашу трудовую книжку будет внесена соответствующая запись, и книжка будет выдана Вам на руки. Если в установленный срок Вы не сообщите о своем выборе, Вы утратите право на подачу за явления в дальнейшем, а ведение трудовой книжки в бумажном виде будет продолжено только в ООО «Амбер». При последующем трудоустройстве вся информация о трудовой деятельности будет формироваться в электронном виде.

Генеральный директор ________________________________________________________________ Стесик О.А.

Образец заявления о сохранении бумажной трудовой книжки

Генеральному директору ООО «Амбер» от бухгалтера Титова А.В. ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу продолжать вести мою трудовую книжку в бумажном виде согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ. 20 января 2020 года ______________________________________________________________________ Титов А.В.

Образец сзв-тд если работник подал заявление о ведении бумажной трудовой книжки



Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку

Генеральному директору ООО «Амбер» от бухгалтера Титова А.В. ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ, т.е. предоставлять мне сведения о трудовой деятельности. 20 января 2020 года ______________________________________________________________________ Титов А.В.

Образец сзв-тд если работник подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде



Какие сведения указывать в сзв-тд

• 1-прием на работу;
• 2-перевод;
• 3-переименование работодателя;
• 4-установление второй и последующих профессий или разряда;
• 5-увольнение;
• 6-запрет занимать должность;
• последнее мероприятие на 01.01.2020;
• заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки;
• заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Хотите получать статьи из нашего Блога? Обещаем — никакого спама

Зарегистрируем ООО или ИП так, чтобы все было идеально с самого начала Удаленная бухгалтерия для ООО Полноценный бухгалтер, который сидит в нашем офисе, но работает на Вас Когда учет в Вашей компании не велся или велся не должным образом Ведение бухгалтерского учета Вы готовите первичные документы и платежки, мы ведем учет и сдаем отчетность Перерегистрация ООО или ИП Сменим директора, адрес или ОКВЭДы быстро и под ключ Аутсорсинг управленческого учета Удаленный финансовый директор для Вашего бизнеса по доступной цене Подготовка и сдача отчетности Когда нужно сдать отчетность в целом за период или какую-то конкретную декларацию Бухгалтерское сопровождение Мы выписываем документы и готовим платежки по Вашему запросу, а также ведем учет и сдаем отчетность Ликвидируем Ваше ООО или ИП с такой скоростью, что налоговая не успеет опомниться Удаленная бухгалтерия для ИП Бухгалтер с широкими компетенциями, который не только умеет умножать доход на 6% Аутсорсинг зарплаты и кадров Когда хочется делегировать профильным специалистам самый трудоемкий участок учета Мы не только готовим документы и платежки, ведем учет и сдаем отчетность, но и пишем деловые письма, запрашиваем акты сверок и недостающую первичку Оцените на деле,а не на словах 14-дневный тестовый период бухгалтерского сопровождения -это возможность начать пользоваться бухгалтерскими услугами без предварительной оплаты и право отказаться от дальнейшей оплаты в течение 14 дней после начала пользования услугами, если вдруг Вам что-то не понравилось

Электронная трудовая книжка: всё, что нужно знать о переходе на неё в 2020 году — Блог Пачки

Остался месяц, чтобы успеть уведомить сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки. Команда Пачки разобралась, в чём плюсы и минусы нового формата привычного документа.

Согласно изменениям, внесенным в ТК РФ и вступившим в силу 01.01.2020 г.

, все работодатели должны уведомить до 30 июня 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

При этом работодатель должен проинформировать работника о том, что тот имеет право сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.

С инициативой продлить этот срок из-за пандемии коронавируса до 30 сентября 2020 выступил глава Торгово-промышленной палаты (ТПП) Сергей Катырин. Пока вопрос находится на рассмотрении в Совете Федерации. Это значит, что уведомление по-прежнему должно быть направлено письменно работникам в срок до 30 июня.

Законодательно бланк не регламентирован, каждая компания должна составить его самостоятельно. Также для удобства мы предлагаем скачать БЛАНК УВЕДОМЛЕНИЯ для сотрудников, с простыми и доступными объяснениями (за основу взят разработанный бланк из приведенного в конце статьи источника: Журнала «Кадровые решения»).

Уведомили сотрудников: что делать дальше?

После уведомления работников до 31.12.2020 работодатели ждут:

1. заявление в произвольной форме о ведении трудовой книжки только в электронном виде;
2. заявление о продолжении ведения трудовой деятельности в бумажном виде;
3. для тех, кто не подаст никакого заявления в течение 2020 года, нужно продолжать вести бумажную версию.

Образец электронной трудовой книжки

Сложности при переходе на электронную трудовую книжку

К сожалению, пока все это выглядит как красивый миф и не слишком красивая реальность. Несмотря на то, что пенсионный фонд очень красиво все написал на своём сайте про переход на так называемую электронную трудовую книжку (ЭТК), результат этого перехода отразится на обычном человеке со стажем работы.

Противоречия можно найти на сайте пенсионного фонда РФ прямо на главной странице буквально в соседних абзацах. Вот пишут про первое преимущество ЭТК: «Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности». Уже в следующем абзаце про переход на ЭТК пишется: «В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года».

Нигде нет и не будет электронного дубликата бумажной трудовой книжки (стажа работы до 2020 года).

Понятия ЭТК не существует. Нет такого места, где бы планировалось дублировать в электронном виде записи обо всех местах работы отдельно взятого человека. Существует только база в пенсионном фонде, куда работодатели с 01.01.2020 года начали предоставлять сведения о работе сотрудников в текущей организации.

Однако работодатели не подают туда информацию о предыдущих местах работы сотрудников. То есть никакой электронной трудовой книжки в таком виде, в котором принято сейчас это понимать (дубликата бумажной) нет. Тем не менее, чиновники употребляют этот термин в законопроектах и общепринятый термин ЭТК употребляется.

Почему важно иметь все данные в своей трудовой книжке?

Потому что стаж работы влияет на оплату больничных листов, гарантии за работу в особых климатических условиях или при трудоустройстве на новую работу.

Что подтвердит трудовой стаж, если нет бумажного подтверждения? Если человек выберет отказ от ведения бумажной трудовой книжки, то согласно ст. 66.

1 ТК он должен принести справки, которые подтверждают его трудовую деятельность. Где он их может получить? Из единой базы пенсионного фонда.

3 способа получить такие справки:

• МФЦ;
• пенсионном фонде;
• на сайте госуслуг.

То есть перед каждым новым трудоустройством, нужно будет тратить время на то, чтобы получить эту справку.

Откуда эти три источника могут взять данные? Опять же из единой базы пенсионного фонда. Там они появляются из отчетов, которые подает каждый работодатель. Но это замкнутый круг: данные работодатели подают только с начала текущего 2020 года.

Добавим, что персонифицированный учет граждан был начат с 1997 года, то есть отчисления стали идентифицироваться под конкретных людей. Ранее отчисления делались, но они не попадали на конкретно его персональный счет. То есть человек, у которого стаж до 1997 г не сможет свой стаж подтвердить ничем, кроме своей бумажной трудовой книжки.

Правительство надеется, что, совершив переход на ЭТК, когда за один год все работники заберут свои трудовые бумажные книжки, всё будет доступно в электронном формате. Они обещают, что гражданам больше не придется тратить время на сбор документов от прежних работодателей, чтобы подтвердить стаж.

На практике нужно будет предъявлять справку из ПФР и бумажную трудовую книжку, которая будет уже на руках (это уже два документа вместо одного).

То есть так, как обещает сайт ПФР: всё в электронном быстром доступе — будет только у молодых работников, которым в 2021 году при устройстве на работу уже не будут оформлять бумажные трудовые книжки.

Многие кадровики и юристы не собираются отказываться от своих бумажных трудовых книжек.

Какое заявление написать — лично дело каждого работника, но многие юристы, зная и доверяя только своим глазам и документам, от своей бумажной трудовой книжки отказываться не намерены.

Еще в начале года юристы советовали не уведомлять раньше времени сотрудников, потому что была надежда, что будет доработано законодательство хотя бы в части того, где ставить отметку о том, что бумажная трудовая книжка возвращена работнику.

Пока единственный документ, который касается возврата бумажной трудовой книжки владельцу называется «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней». Документ использовался только при увольнении. По-видимому, ситуация с пандемией не дала возможности хорошо проработать этот вопрос.

Разъяснения есть в Письме Министерства труда и социальной защиты РФ от 12 февраля 2020 г. N 14-2/В-150 О применении норм трудового законодательства. Но в них много странностей.

1 странность: выдача трудовой книжки в день подачи заявления.

В письме указано, что «в случае выбора работником предоставления ему сведений о трудовой деятельности (то есть при выборе ЭТК – прим. автора) работодатель выдает трудовую книжку в день подачи заявления работником».

Если в компании работники находятся в разных городах, например, в Красноярске, каким образом можно обеспечить выдачу трудовой книжки в тот же день, находясь в Санкт-Петербурге или Москве? Нет ни слова про возможность направления почтой, ни возможности её отправления хотя бы в трехдневный срок.

2 странность: как уместить предполагаемый текст в графе 13

Как выглядит графа 13 документа «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней» можно посмотреть ниже

В письме указано, что «…в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета движения трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.

N 69, делается запись «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.

1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона N 439-ФЗ)», а также работник расписывается в получении трудовой книжки. Вместить необходимый текст в эту графу не представляется возможным по объективным причинам.

Несколько ссылок по теме:

В интернете можно найти разные указания (причем указания от Минтруда и Роструда – различаются) однако нормативно-правовыми актами они не являются.

При этом опираться приходится на них, так как некоторые важные шаги в законе пока не прописаны. Хорошо описала процесс по переходу на электронные трудовые книжки Государственная инспекция по труду республики Алтай.

Также подробно описан процесс отправки уведомлений в выпуске журнала Кадровые решения.

Совет работодателям и работникам:

Пока не будет доработан механизм перехода на электронные трудовые книжки, работодателям можно посоветовать письменно уведомить до 30.06.2020 г. сотрудников об изменениях в ТК (не уведомить нельзя) и продолжать подавать в пенсионный фонд отчёты по кадровым событиям в установленные сроки.

При дистанционной работе – уведомить посредством электронных образов документов. Малому бизнесу сделать это проще, чем крупным компаниям из-за меньшего числа работников.

Работникам можно посоветовать пока не торопиться забирать свои бумажные трудовые книжки у текущих работодателей, ведь это можно будет сделать в любой момент.

Как будет осуществляться переход на электронные трудовые книжки

Цифровые технологии, подобно урагану, ворвались в повседневную жизнь современного человека. Для большинства людей возможность оплачивать покупки без «живых» денег, получать важные документы без многочасового пребывания в длинных очередях и общаться с людьми в реальном времени, которые находятся за тысячу километров – представляет собой абсолютное благо.

Бумажные документы постепенно тоже канут в Лету, и подобные изменения можно будет наблюдать в ближайшее время. Датой перехода на электронные аналоги трудовых называют 1 января 2020 года.

Переход на электронные трудовые книжки в 2020 году – последние новости

Работающие россияне, услышав о замене бумажных документов на электронные трудовые книжки (ЭТК), сразу воображают себе сложную процедуру, ради которой потребуется пожертвовать большим количеством времени и нервов. На самом деле, изменение в законодательстве носит «факультативный» характер.

То есть, гражданин имеет право не пользоваться возможностью получить цифровой документ, а оставить всё как есть. Какие либо санкции со стороны работодателя за отказ получать ЭТК не предусмотрены. Обязательность получить электронный документ возлагается только на работников, стаж которых будет впервые открыт в 2021 году.

Несмотря на возможность использовать книжку старого образца работник теряет следующие преимущества электронного документа:

• Быстрый доступ к информации о стаже.
• Возможность дистанционного трудоустройства.
• Оформление пенсии без посещения отделения ПФР.

Важно! Применение цифровых документов позволит также значительно снизить количество ошибок при внесении новой информации.

Как уже было сказано выше, процедура перехода на электронные трудовые книжки является добровольной, но если работник пожелает получить такой документ, необходимо будет придерживаться определённого алгоритма для перехода на ЭТК.

За проведение процедуры перехода новый документооборот ответственность возлагается на руководителя организации, который обязательно должен разобраться во всех тонкостях нового закона (ст.

 2 закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс…» от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Рекомендуется изучить особенности перехода на электронный документооборот пошагово, чтобы иметь представление о том, какие действия необходимо выполнить в первую очередь.

Уведомление работников о переходе

Если возможностью перехода на  ЭТК работник может воспользоваться по своему усмотрению, то для работодателя некоторые положения нового закона являются обязательными к выполнению. Например, до 30 июня 2020 года каждый руководитель организации должен проинформировать сотрудников предприятия о переходе на электронный учёт стажа работы.

Внимание! Вне зависимости от согласия или несогласия гражданина на получение нового типа документа, информация всё равно будет сохраняться на серверах ПФР в цифровом виде.

Кроме временных ограничений на уведомление работника о возможности получения электронной трудовой книжки, руководителю организации необходимо знать о том, что эта процедура может быть выполнена только в письменном виде.

Что касается содержания документа, то можно отметить, что законодательно утверждённого бланка об информировании сотрудника о переходе на ЭТК не существует. Кроме того, руководителю потребуется самостоятельно решить вопрос о том, будут ли граждане оповещены об изменении законодательства лично или для этой цели будет составлено одно уведомления для всех работников.

Написание работниками заявления о переходе

Если переходить на новый документ учёта стажа, никто не имеет права принудить, то о своём решении работник всё равно обязан уведомить руководство. Ничего сложного в этой процедуре нет. Работодатель может раздать сотрудникам бланки, с помощью которых можно будет оформить свой отказ от бумажного документа или указать о необходимости оставить прежний вариант учёта стажа.

Если такая возможность не будет предоставлена, то следует написать заявление в свободной форме на имя директора.

В документе следует указать:

• Наименование должностного лица, на имя которого оформляется заявление.
• ФИО заявителя и его должность.
• Текст заявления.
• Подпись и дата.

Скачать бланк заявления для работника о переходе на электронные трудовые

Справка! Если в заявлении указывается о желании перейти на электронный документооборот, то необходимо также отметить необходимость выдачи бумажного документа на руки сотруднику.

После получения заявления от всех работников, руководитель организации должен провести ревизию оставшихся бумажных бланков трудовых книжек. Это необходимо сделать, чтобы убедиться в том, что все люди, изъявившие желание перейти на ЭТК, получили бумажный вариант документа на руки. Невыдача работнику трудовой книжки по его запросу является серьёзным нарушением ТК РФ.

Для того чтобы получить наиболее точную информацию о наличии бумажных бланков этого типа на предприятии, ревизию рекомендуется провести в конце года. Кроме того, подсчитывать количество книжек старого образца придётся регулярно, ведь работник имеет право в любой момент обратиться с заявлением на имя директора с просьбой о переходе на цифровой вариант документа.

Изменение внутренней кадровой документации

Если все работники предприятия или фирмы перейдут на электронный документооборот, то изменения внутренней кадровой документации позволят значительно уменьшить нагрузку на бухгалтерию. Благодаря отсутствию необходимости вносить важные отметки в бумажный документ, существенно сократится время оформления подобных изменений.

Дело не только в том, что ввод данных посредством клавиатуры осуществляется значительно быстрее, но и в том, что документ не требуется искать среди большого количества других бланков. Достаточно одного-двух кликов мышкой, чтобы необходимая информация была отображена на экране компьютера.

Важно! При использовании электронного способа учёта стажа, не возникает необходимость использовать печать, что особенно важно для ИП, у которых числятся всего несколько сотрудников.

Подача отчётности по электронным трудовым книжкам является обязательной.

Сведения о профессиональной деятельности зарегистрированного лица подаются в пенсионный фонд при наступлении следующих событий:

• Приём на работу или увольнение сотрудника.
• Получение работником новой профессии или квалификации.
• Ограничение на занимание определённой должности по решению суда.
• Переход на другую постоянную работу.
• Изменение наименования организаций.

• При выборе работника способа ведения отчётности о стаже, работодатель также обязан полученную информацию в Пенсионный Фонд России.
• Вся перечисленная информация передаётся в ПФР строго в утверждённом Правительством РФ бланке.
• Вне зависимости от типа документа, начиная с 1 января 2021 года, работодатель должен формировать отчётность в ПФР о приёме на работу и увольнении сотрудника не позднее следующего рабочего дня.

Новые изменения законодательства всегда порождают массу вопросов. Среди этого многообразия можно выделить наиболее популярные запросы, на которые люди не могут быстро найти ответы. В связи с процедурой перехода на электронные трудовые книжки, наиболее часто задаваемыми вопросами среди работников являются:

1. Вопрос: Если работа официально осуществляется в нескольких организациях одновременно, обязательно ли писать заявление в каждой, чтобы перейти на электронный документооборот?
2. Ответ: Если работа осуществляется по совместительству, то потребуется написать заявление в каждой организации.
3. Вопрос: Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки, но затем вновь перейти на прежний вариант организации отчётности?

Ответ: К сожалению, выбрать тип документа можно только один раз. Если ранее заявление уже было написано, и работник был переведён на электронный документооборот, то осуществить переход на бумажную ТК уже не получится.

Вопрос: Если устроиться на работу до 31 декабря 2020 года обязательно ли заводить электронный вариант трудовой книжки?

Ответ: В течение всего 2020 года действует переходный период, когда вновь устраивающийся на работу человек может завести бумажный документ. Начиная с 1 января 2021 года для людей, не имеющих стажа работы, будет доступно оформление только электронного варианта трудовой книжки.

Вопрос: Если был осуществлён переход на электронную трудовую книжку, необходимо ли хранить бумажный документ?

Ответ: В бумажной книжке будет отображен стаж работы до 2020 года включительно. Эта информация может потребоваться для того, чтобы доказать наличие трудоустройства за определённый период времени.

Сроки перехода на электронные трудовые книжки

Всем известно, что с 2020 года в России началось введение электронных трудовых книжек. В этом обзоре рассказываем про все сроки перехода на электронные трудовые книжки, а также нюансы их исчисления.

Также смотрите:

Когда подать заявление

Формирование электронных трудовых книжек россиян началось с 1 января 2020 года. Для всех уже работающих переход к новому формату сведений о трудовой деятельности доброволен – только с согласия человека.

Единственное исключение – кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вести только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Остальным до 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной версии.

Если не подать заявление

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной продолжит вносить сведения о трудовой деятельности в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года (несмотря на то, что они трудоустроены), работодатель тоже продолжает вести трудовую книжку на бумаге.

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся:

1

Работники, которые по состоянию на 31.12.2020 не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период: временной нетрудоспособности; отпуска; отстранения от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами России.

2

Лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31.12.2020 не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений

Сколько хранить бумажную книжку

Если человек выбирает электронную трудовую книжку, это не значит, что бумажная трудовая перестает использоваться и теряет свою значимость.

Необходимо сохранять бумажную трудовую, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронном варианте фиксируют только сведения начиная с 2020 года.

Необходимо предупредить работника о том, что выданная ему бумажная книжка сохраняет свою силу и продолжает использоваться наравне с электронной.

Срок сдачи в ПФР

Также с 1 января 2020 года введена обязанность для работодателей ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, идущего за отчётным месяцем, в котором произошло кадровое мероприятие (прием, перевод, увольнение и др.), либо работником подано заявление о выборе ведения сведений о трудовой деятельности, сдавать в ПФР сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формируются электронные трудовые книжки. Это отчёт по форме СЗВ-ТД.

При представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица работодатель одновременно указывает сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.

Начиная с 1 января 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности нужно сдавать в Пенсионный фонд не позднее 1 рабочего дня, идущего за днем издания документа-основания приема на работу или увольнения (обычно это приказ руководителя).

Задачи работодателя на 2020 год

Работодатели в течение 2020 года должны:

1. Принять или изменить свои локальные нормативные акты (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии).
2. Подготовить и обсудить с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменения (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ.
3. Обеспечить техническую готовность к сдаче сведений о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) для хранения в информационных ресурсах ПФР.
4. Уведомить до 31 октября 2020 года включительно (изначально до 30.06.2020) каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений – о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении её в электронном виде.

Использованы материалы: сайт ПФР

Отмена зелёной карточки СНИЛС и переход на электронные трудовые книжки

В 2019 году действующее законодательство претерпело некоторые изменения, одним из которых стала отмена бумажного СНИЛС, а также переход на электронные трудовые книжки. В статье Ирина Фролкина рассказала о преимуществах нововведений и нюансах, которые стоит учесть специалистам по кадрам.

Актуальные изменения в системе индивидуального персонифицированного учёта

Понятие СНИЛС закреплено в Федеральном законе от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования».

Так, страховой номер индивидуального лицевого счёта – это уникальный номер индивидуального лицевого счёта, используемый для обработки сведений о физическом лице в системе индивидуального (персонифицированного) учёта, а также для идентификации и аутентификации сведений о физическом лице при предоставлении государственных и муниципальных услуг и исполнении государственных и муниципальных функций.

Изменения в систему индивидуального персонифицированного учёта в системе обязательного пенсионного страхования введены Федеральным законом от 01.04.2019 № 48-ФЗ. Указанный Федеральный закон отменил обязанность Пенсионного фонда РФ и его территориальных органов выдавать гражданам СНИЛС в бумажном варианте.

Следует отметить, что в случае если гражданин обратится в ПФР с запросом о выдаче СНИЛС на бумажном носителе, тогда Пенсионным Фондом РФ будет направлен документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учёта.

Так, он может быть направлен гражданину по его выбору в электронном виде либо в бумажном варианте почтовым отправлением.

При этом переход на электронный СНИЛС не освобождает работодателя от обязанности по его получению, поскольку при трудоустройстве у гражданина РФ и иностранного лица должен быть СНИЛС.

Отметим, что ранее выданные страховые свидетельства сохраняют своё действие и в настоящее время. В случае утраты зелёной карточки СНИЛС физическому лицу по его запросу будет направлен документ нового образца.

Пенсионный Фонд РФ открывает индивидуальный лицевой счёт, который имеет постоянный страховой номер на каждое физическое лицо.

Чтобы получить СНИЛС, физическое лицо либо работодатель подают заполненную анкету в территориальный орган Пенсионного Фонда РФ. За достоверность данных, указанных в анкете, отвечает физическое лицо, которое её заполняет.

Пенсионный Фонд РФ, в свою очередь, в течение 5 рабочих дней принимает решение об открытии лицевого счёта физическому лицу.

Форма уведомления о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта (АДИ-РЕГ) утверждена Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 13.06.2019 № 335п. Уведомление будет содержать сведения, которые ранее содержались в «зелёной карточке» СНИЛС:

1. Страховой номер.
2. Фамилия, имя, отчество физического лица.
3. Дата и место рождения.
4. Пол физического лица.
5. Дата регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта.

Электронное уведомление будет всегда доступно в личном кабинете гражданина на сайте Пенсионного фонда РФ.

В свете последних изменений при смене физическим лицом фамилии с 01 апреля 2019 года обменивать свидетельство не нужно.

Однако это не означает, что не нужно подавать сведения о смене фамилии в территориальный орган Пенсионного фонда РФ, указанные сведения физическое лицо может подать в территориальный орган Пенсионного фонда РФ лично либо через работодателя. Теперь СНИЛС прикрепляется к гражданину так же, как и ИНН.

По нашему мнению, переход на электронный СНИЛС имеет ряд преимуществ: в любой момент гражданин может запросить из Пенсионного фонда РФ сведения о своей трудовой деятельности, СНИЛС теперь легче заменить, СНИЛС всегда доступен в электронном виде.

Подводя итог вышесказанному, подчеркнём, что, несмотря на информацию об отмене СНИЛС, которая имела место в средствах массовой информации, изменилась лишь форма СНИЛС, законодатель не отменил его, а лишь изменил форму.

Таким образом, повторимся, по заявлению застрахованного лица  ему будет направлен документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учёта.

Так, в связи с вступившими в силу изменениями физическому лицу не обязательно обращаться непосредственно в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ, достаточно войти в личный кабинет застрахованного лица на сайте Пенсионного фонда РФ.

Для того чтобы войти в личный кабинет застрахованного лица на сайте Пенсионного фонда РФ, необходимо чтобы гражданин был зарегистрирован на портале Госуслуг, причём профиль должен быть подтверждённым.

Переход на цифровой формат трудовых книжек

2019 год ознаменовался рассмотрением проекта Федерального закона о переходе на цифровой формат трудовых книжек. Речь о переходе на электронные трудовые книжки и отмене бумажных трудовых книжек идёт уже давно. Так, Минтруд России ранее предлагал осуществить переход на электронные трудовые книжки в несколько этапов.

1. 2020 год – предлагалось ведение электронных и бумажных трудовых книжек.
2. 2021 год – переход на электронные трудовые книжки и постепенный отказ от бумажных трудовых книжек.
3. 2027 год – окончательный отказ от ведения бумажных трудовых книжек.

Президентом РФ подписан Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», который дополняет Трудовой Кодекс РФ некоторыми положениями.

  Указанным Федеральным законом определено понятие сведений о трудовой деятельности, которыми является  информация о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, информация представляется работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ в соответствии с законодательством РФ об индивидуальном учёте в системе обязательного пенсионного страхования.

Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ принят в целях реализации федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации». Также полагаем, что указанные изменения упростят процедуру трудоустройства граждан, а также поспособствуют снижению издержек работника и работодателя при трудоустройстве.

Одним из отличий бумажной трудовой книжки от электронной трудовой книжки является то, что последняя будет храниться у работодателя и в Пенсионном фонде РФ.

Как уже описывалось ранее, информация, содержащаяся в электронной трудовой книжке, идентична информации, содержащейся в бумажной трудовой книжке, однако в электронном варианте трудовой книжки не будет записи об образовании сотрудника и его поощрениях.

В юридической доктрине выделяются несколько преимуществ электронных трудовых книжек, такие как снижение расходов работодателя на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек, дистанционное оформление пенсий, быстрый доступ работников к сведениям об их трудовой деятельности, снижение ошибок и недостоверности сведений о трудовой деятельности работника, высокий уровень защиты данных.

Обоснованным является вопрос о том, достаточно ли будут защищены данные сотрудников и не будут ли они утеряны. По информации Пенсионного фонда РФ, информационная система Пенсионного фонда РФ аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных, то есть взлом и изменение данных практически невозможны.

Важнейшие изменения для кадровика по электронным трудовым книжкам

Переход на электронные трудовые книжки начинается с 2020 года, в этот период работодатели обязаны будут вести электронные трудовые книжки.

Работодателям необходимо будет в срок по 30 июня 2020 года включительно письменно известить работников об изменениях в трудовом законодательстве и разъяснить им их право на сохранение бумажной трудовой книжки.

А также, полагаем, что в некоторых случаях работодателю придётся внести изменения в действующие в организации локальные нормативные акты, которые регламентируют деятельность организации, а также соглашения и коллективные договоры.

По желанию работника работодатель может продолжить вести трудовую книжку в бумажном виде. Письменное заявление о выборе формата трудовой книжки работник должен подать работодателю  по 31 декабря 2020 года включительно. Для этого работнику необходимо будет написать заявление о ведении его трудовой книжки в бумажном виде.

В случае же если от работника такого заявления не поступит, работодатель будет вести трудовую книжку в бумажном виде и передавать сведения в Пенсионный Фонд РФ.  Обращаем внимание, что если даже работник напишет работодателю заявление о ведении его трудовой книжки в бумажном виде, работодателю всё равно необходимо будет вести цифровой формат трудовой книжки.

В случае если работник подаст работодателю заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде, то работодатель возвращает бумажную трудовую книжку работнику, в которой делает соответствующую запись о выборе работника.

Отметим, что в случае выбора работником ведения трудовой книжки в бумажном виде это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Если трудовая деятельность работника начнётся в 2021 году, то сведения о его трудовой деятельности будут вестись только в электронном формате. Такой работник будет поступать на работу, имея электронный СНИЛС. Полагаем, что трудовые договоры будут заключаться в электронном виде с целью перехода на электронный документооборот.

Следует отметить, что в отношении дистанционных работников также будут вестись электронные трудовые книжки. При этом трудовые договоры с такими работниками можно будет заключать в электронной форме, однако для этого у сторон должны быть ЭЦП.

В связи с ведением цифрового формата трудовой книжки законодатель предоставил работнику право запросить у работодателя, за период работы у данного работодателя, сведения о трудовой деятельности (в случае если работник перешёл на электронный формат трудовой книжки). Работодатель при получении такого заявления обязан представить запрашиваемые сведения в период работы сотрудника не позднее трёх рабочих дней со дня подачи такого заявления, а в случае увольнения в день прекращения трудового договора.

Если в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о его трудовой деятельности не представляется возможным в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения указанных сведений, работодатель направляет сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя заказным письмом с уведомлением по почте. С момента, когда работодатель направил сведения работнику, он освобождается от ответственности за задержку выдачи сведений о трудовой деятельности.

В случае если работник обнаружит в представленных сведениях неверную или неполную информацию, он направляет письменное заявление работодателю, который в свою очередь должен исправить или дополнить указанные сведения и направить их в ПФР.

Отметим, что должностное лицо с 2020 года могут привлечь к административной ответственности за неоднократное нарушение сроков подачи сведений в Пенсионный фонд РФ в календарном году либо за направление неполной или искажённой информации.

Новая отчётность в ПФР

В настоящее время Пенсионным фондом РФ разработаны формы СЗВ-ТД и СТД-Р, вынесенные на публичные обсуждения, которые планируется применять с 2020 года.

По форме СЗВ-ТД работодатель будет направлять отчёты в Пенсионный фонд РФ о произошедших кадровых изменениях, о приёме сотрудников, увольнении сотрудников.

С 01 января 2020 года отчёт по указанной форме работодателю необходимо будет подавать не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором были изменения.

При этом необходимо будет указывать только сведения в отношении работников, в отношении которых имели место кадровые изменения, такие как приём, увольнение, постоянный перевод на другую должность, а также сведения о работниках, подавших заявление о выборе формата трудовой книжки, о представлении сведений о трудовой деятельности. Возможно, подавать сведения также придётся при других кадровых изменениях, например при получении работником новой квалификации. Исключение составляют лишь сведения о поощрениях и об образовании.  

С 01 января 2021 года сведения о принятых и уволенных сотрудниках необходимо будет подавать не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего приказа.

Также при подаче указанных сведений необходимо будет уведомить Пенсионный фонд РФ обо всех кадровых изменениях, произошедших с работником, в случае если до увольнения работодатель не успел подать такие сведения. Работодатели будут подавать соответствующие сведения аналогично другой отчётности в Пенсионный Фонд РФ.

Работодатели, у которых число сотрудников не превышает 25 человек, смогут подавать сведения в бумажном виде. Представлять сведения в форме электронного документа необходимо с усиленной квалифицированной подписью.

Форма же СТД-Р предназначена для того, чтобы выдавать работникам сведения о трудовой деятельности. В форме СТД-Р работодатели будут указывать всю информацию о трудовой деятельности сотрудника в организации.

Пенсионный фонд РФ разъясняет, что форму СТД-Р нужно будет представлять работнику по его требованию. При увольнении работнику необходимо будет выдавать выписку из СТД-Р.

Бумажную форму необходимо будет заверять подписью руководителя, а электронную –усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица.

На работодателя с 1 января 2020 года возлагается обязанность подавать в Пенсионный фонд РФ ежемесячно сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц, а с 01 января 2021 года необходимо будет подавать сведения о принятых и уволенных сотрудниках не позднее рабочего дня, следующего за днём приёма на работу или увольнения. Работодатель будет подавать сведения в Пенсионный фонд РФ аналогично тому, как подаются сведения в настоящее время. 

Подводя итог, отметим, что сведения о трудовой деятельности физическое лицо сможет получить в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда РФ или на портале государственных услуг. При увольнении работодатель обязан предоставить работнику выписку из электронной трудовой книжки. В случае сохранения бумажной трудовой книжки данные будут вноситься в неё.

Предполагается, что у работодателя будет своя система кадрового учёта. При трудоустройстве с 2020 года лицо, поступающее на работу, может представить сведения о своей трудовой деятельности работодателю как в бумажном, так и в электронном виде, в последнем случае с электронной цифровой подписью.

А работодатель в свою очередь переносит сведения из представленной книжки в свою систему кадрового учёта.