- Представительские расходы: налоговый учет
- Судебная практика, связанная с налогообложением представительских расходов
- Документальное подтверждение представительских расходов
Налоговый учет
Компании нередко пытаются «закамуфлировать» траты, которые необходимо покрывать за счет прибыли, под представительские расходы. Чтобы минимизировать риски злоупотреблений со стороны налогоплательщика в подобных ситуациях, в Налоговом кодексе РФ (далее — НК РФ) установлены достаточно жесткие требования для того, чтобы такие расходы можно было учесть в затратах.
Для компаний на ОСНО представительские расходы нормируются. Предельный размер представительских расходов, признаваемых в целях налогообложения прибыли, составляет 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период (подп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ).
Кроме того, в НК РФ дан ограниченный перечень расходов, которые могут быть квалифицированы как представительские:
- расходы на официальный прием, обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления, поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;
- расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
- транспортное обеспечение доставки лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Расходы на организацию развлечений и отдыха прямо запрещено относить к представительским (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Рассмотрим пример из судебной практики, иллюстрирующий, что расходы, которые можно отнести к расходам на организацию отдыха и развлечений (например, расходы, понесенные организацией на банкет с контрагентами уже после проведения переговоров), учесть как представительские не получится — их придется покрывать за счет чистой прибыли.
Памятка по представительским расходам
220073, г.Минск, пер. 1-ый Загородный, д.20
Оксана Пимошенко
Налог на прибыль
В своей деятельности организация так или иначе сталкивается с проведением переговоров, встреч и официальных приемов с представителями других организаций, которые уже с ней сотрудничают или намерены установить деловые контакты. Как правило, проведение подобных мероприятий приводит к возникновению у принимающей стороны определенных расходов, которые принято называть представительскими.
Перечень представительских расходов
| Показатель | Содержание |
| 1. Какие расходы включает | Расходы, которые могут относиться к представительским, организация устанавливает самостоятельно. Их перечень целесообразно закрепить в учетной политике или определить в локальном нормативном правовом акте |
Документальное оформление
| Показатель | Содержание |
| Форма документов для оформления представительских расходов законодательством не установлена, организация может определить или разработать ее самостоятельно | |
| 1. Подготовка и проведение мероприятия | Конкретного перечня документов, подтверждающих представительские расходы, в законодательстве нет. Для того чтобы данные расходы увязать с предпринимательской деятельностью, обосновать их производственную необходимость, целесообразно оформить следующие документы: |
| 1.1 служебная записка | Как правило, готовит лицо, назначенное в организации ответственным за подготовку и проведение деловых встреч с бизнес-партнерами. Содержит обоснование необходимости проведения представительского мероприятия |
| 1.2 приказ о проведении представительского мероприятия | Положительное решение о целесообразности проведения представительского мероприятия оформляется приказом. В приказе, как правило, определяют:
|
| 1.3 программа проведения представительского мероприятия | В программе, как правило, отражаются все организационные моменты приема делегации. К ним, в частности, относятся:
— культурные мероприятия и т.д. |
| 1.4 смета расходов на проведение представительского мероприятия | В смете указываются предполагаемые расходы на проведение представительского мероприятия. Могут отражаться источники и способы их покрытия (подотчетные суммы, безналичная оплата и т.д.) |
| 1.5 иные документы | К таким документам может относиться программа встречи для членов делегации (в том числе на иностранном языке), приглашения для участия в приеме и т.д. |
| 2. Окончание мероприятия | После завершения представительского мероприятия в установленные приказом сроки составляется акт, в котором отражаются фактические расходы, возникшие при его проведении |
Бухучет
| Показатель | Содержание |
| 1.Представительские расходы, связанные с осуществляемой организацией деятельностью | Включаются в состав управленческих расходов и отражаются на счетах:
|
| 2. Расходы на прием представителей других организаций, не связанные с осуществляемой организацией деятельностью | Отражаются на счете 90 (субсчет 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности») |
Налог на прибыль
| Показатель | Содержание |
В состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, возможно включить следующие, связанные с официальным приемом представителей других организаций и отдельных лиц, расходы:
|
НДС
| Показатель | Содержание |
| 1. Исчисление | Приобретаемые предусмотренные сметой расходов товары (работы, услуги) потребляются исключительно в рамках проведения данного мероприятия. Использование данных активов внутри организации не приводит к возникновению объекта обложения НДС |
| 2. Вычет | Сумма входного НДС по приобретенным товарам (работам, услугам) может быть отнесена на увеличение их стоимости или в установленном порядке принята к вычету . Предъявленные суммы НДС подлежат вычету после отражения их в бухучете и в книге покупок (в случае ее ведения) на основании полученных и подписанных в установленном порядке ЭСЧФ |
Подоходный налог
| Показатель | Содержание |
| Не признаются объектом обложения подоходным налогом с физических лиц доходы в размере оплаты организацией расходов для осуществления представительского мероприятия, связанного с осуществляемой ею деятельностью |
Взносы в ФСЗН и Белгосстрах
| Показатель | Содержание |
| Документально подтвержденные представительские расходы не являются объектом для начисления взносов в ФСЗН и Белгосстрах, поскольку являются расходами, направленными на осуществление деятельности организации, и не приводят к возникновению выгоды в отношении конкретного работника |
Путеводитель
Представительские расходы
Статья по теме
Лидеры мнений о представительских расходах
Энциклопедия готовых решений
Расходы на развлечения и досуг
Статья по теме
Представительские расходы для целей налогообложения
Статья по теме
Представительские расходы: сборник вопросов и ответов
Минфин разъяснил, когда переговоры с физлицами могут уменьшать налогооблагаемую прибыль
Минфин разъяснил, когда переговоры с физлицами могут уменьшать налогооблагаемую прибыль
Организация на ОСНО может отнести на расходы затраты на прием и переговоры с представителями других организаций. А можно ли учесть в расходах затраты на переговоры с физлицами? На этот вопрос Минфин ответил в письме от 05.07.19 № 03-03-06/1/49848.
Как известно, к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества. Об этом сказано в подпункте 22 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.
При этом в пункте 2 статьи 264 НК РФ определено, что к представительским расходам относятся расходы на официальный прием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. В частности, это расходы на:
- проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
- транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Из этой нормы следует, что к представительским относятся расходы на официальный прием или обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества.
Однако в Минфине полагают, что к представительским расходам также могут быть отнесены затраты на проведение переговоров с физлицами, которые не представляют другие организаций, однако являются либо фактическими, либо потенциальными клиентами организации.
Напомним, что представительские расходы учитываются в пределах норматива. В течение отчетного (налогового) периода они включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот период (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Бесплатно сдать декларацию по налогу на прибыль через интернет В закладки Поделиться 667
Что такое представительские расходы и как их учитывать?
Что такое представительские расходы и как их учитывать?
Вы купили и разослали подарки бизнес-партнёрам. Можно ли эти расходы учесть как представительские? Чем отличаются затраты на корпоратив, куда приглашены партнёры, от затрат на деловой ужин в ресторане? Разберёмся, что относится к представительским расходам и как их учитывать.
Вы купили и разослали подарки бизнес-партнёрам. Можно ли эти расходы учесть как представительские? Чем отличаются затраты на корпоратив, куда приглашены партнёры, от затрат на деловой ужин в ресторане? Разберёмся, что относится к представительским расходам и как их учитывать.
Как понять, что расходы — представительские?
У представительских расходов есть несколько признаков, перечисленных в ст. 264 Налогового кодекса РФ. Достаточно, чтобы траты отвечали хотя бы одному из них:
— Деньги потрачены на потенциальных и действующих партнёров или на участников заседания совета директоров (правления) компании.
— Расходы на официальный приём: завтрак, обед или ужин, напитки или буфет во время переговоров. Закон не оговаривает место: поесть можно и в ресторане, и в офисе, и в загородном доме.
— Затраты на доставку гостей к месту мероприятия и услуги переводчиков во время события.
Кто может уменьшить налог за счёт представительских расходов?
Компании и ИП на общей системе налогообложения. При этом снизить налог за счёт представительских расходов не могут ИП и ООО на упрощённой системе налогообложения, патенте и ЕНВД.
Что не относится к представительским расходам?
Оплата любых других развлечений для бизнес-партнёров или клиентов. Например, поход в кино или оплата корпоративной вечеринки для ваших сотрудников, куда также приглашены партнёры, к представительским расходам не относятся.
Можно ли учесть подарки партнёрам как представительские расходы?
По общему правилу, подарки на праздники не относятся к представительским расходам. Согласно письму Минфина , они считаются безвозмездной передачей товаров, стоимость которых не уменьшает налоговую базу.
Учесть подарки как представительские расходы можно, только если подарки дарят клиентам или партнёрам на мероприятии по проведению деловых переговоров (пп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ).
Тогда, чтобы оформить их в бухгалтерии, понадобится приказ руководителя о проведении мероприятия, смета и итоговый отчёт — подробнее об этом смотрите ниже.
Затраты на подарки можно учесть как рекламные расходы, например, если вы дарите сувениры с логотипом вашей компании деловым партнёрам и клиентам, зашедшим к вам в офис перед Новым годом (пп. 28 п. 1 ст. 264 НК РФ). Чтобы провести расходы через бухгалтерию, понадобится приказ руководителя о проведении рекламного мероприятия.
Можно ли оплачивать представительские расходы бизнес-картой?
Да. Например, картой удобно расплачиваться за ужин с деловыми партнёрами, услуги переводчика или заказ такси для партнёров, чтобы они добрались до места проведения переговоров. Представительские расходы по бизнес-карте обосновывают и учитывают так же, как любые другие траты компании. При оплате деньги списываются с расчётного счёта, и бухгалтер видит сумму в расходах.
Пример: вы проводите финальный раунд переговоров с партнёрами из Китая. На встрече присутствует внештатный переводчик-синхронист, а ещё вы заказали кейтеринг — закуски и лёгкие напитки для участников встречи.
Услуги переводчика и кейтеринговой компании, а также такси для ваших партнёров по пути из гостиницы к месту проведения переговоров вы можете оплатить бизнес-картой и провести эти затраты как представительские расходы.
А вот затраты на оформление виз, проживание партнёров в гостинице или цветы на день рождения бизнес-партнёра непосредственно к представительским расходам уже не относятся, сказано в письмах УФНС и Минфина.
Насколько можно снизить налоги при помощи представительских расходов?
До 4% от расходов на зарплату сотрудникам компании.
Пример: вы платите сотрудникам 3 млн рублей в год.Считаем: 3 000 000 * 4% = 120 000Значит, 120 тысяч рублей в год — это максимум, который вы можете потратить на представительские цели и учесть при расчёте налога.
Как правильно оформить представительские расходы?
Поскольку эти траты уменьшают налог, ФНС внимательно проверяет, насколько они обоснованы: надо доказать, что ужин преследовал деловые, а не личные цели. Одними чеками из ресторана не обойтись.
- Понадобятся:
- — приказ (распоряжение) руководителя организации о необходимости расходов на представительские цели;
- — смета представительских расходов;
- — первичные документы, подтверждающие покупку товаров или оплату услуг для представительских целей;
- — отчёт о представительских расходах по проведённым представительским мероприятиям.
В отчёте указывают цель представительских мероприятий, результаты их проведения, а также сумму расходов. Кроме того, необходимо указать программу и перечислить всех участников встречи, чтобы доказать, что деньги потрачены именно на партнёров или на членов совета директоров (правления) компании.
Пример: в приказе директор компании пишет, что «для подписания договора приказываю провести мероприятие в ресторане N…». В итоговом отчёте это можно отразить так: «После переговоров, проведённых в ресторане N, удалось подписать контракт с большой скидкой» — и добавить к отчёту список участников и программу мероприятия.
А если не хватает нужных документов?
Деньги, потраченные на мероприятие, не учтут как расходы, и ФНС доначислит налог. Так же могут поступить, если инспекторам не понравится обоснование расходов.
Что может не понравиться налоговой?
ФНС в принципе не нравится, когда платят меньше налогов. Поэтому компании и налоговая часто судятся из-за учёта представительских расходов. Чтобы выиграть дело, надо доказать суду, что ужин или фуршет привёл к конкретному результату — выгодному для компании контракту. Расскажем, на чём легче всего поскользнуться.
Алкоголь. Налоговая любит оспаривать траты на спиртное, однако суды часто встают на сторону компаний. Главное — доказать, что алкоголь подразумевается «обычаями делового оборота при проведении переговоров».
Тут важно сослаться на статью 5 Гражданского кодекса РФ, которая говорит, что «обычаем признаётся сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской или иной деятельности, не предусмотренное законодательством правило поведения, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе».
Проще говоря, спиртное во время делового ужина — часть традиции, а потому его употребление вписывается в нормы ГК. Но важно помнить, что речь идёт об алкоголе, купленном для переговоров, а не о бутылке коньяка, которая стоит в кабинете руководителя.
Партнёр — физлицо . Многие бухгалтеры считают, что к представительским расходам относятся только те, которые потрачены на переговоры с представителями другой компании, а не с частным лицом.
У Минфина нет однозначного ответа на вопрос, можно ли проводить представительские мероприятия для партнёра-физлица: в одних письмах он это допускает, в других — нет.
Чтобы избежать претензий от налоговой, расходы на ужин с частным лицом лучше не учитывать как представительские.
1С онлайн. Бухгалтерия, Управление торговлей, Зарплата и управление персоналом
Любая, даже самая «скромная», на первый взгляд, организация тратит некоторую часть денег со своего расчетного счета на всевозможные мероприятия, дорогую мебель, автомобили и прочие атрибуты «безбедной жизни». Их называют «представительские расходы» и именно они находятся под пристальным вниманием проверяющих органов.
Почему? Собственно, на этот вопрос мы сегодня постараемся ответить, а также обозначить основные принципы их бухгалтерского учета, т.к. в них как раз и кроются ошибки, позволяющие налоговикам «распускать руки».
Для пущей информативности мы обращались к рассказам наших клиентов по услуге «1С Предприятие в облаке», где совместными усилиями мы поставили акценты на общепринятой практике. Посмотрим, что из этого получилось…
«Святая» цель
Директора или фактические собственники предприятий выводят с помощью представительных расходов капиталы на свои личные нужды, хотя их начальная цель сводится к другому. С точки зрения общепринятой практики, представительские расходы – те траты, которые способствуют улучшению имиджа компании, а также скорейшему заключению сделок с новыми партнерами (примерно так).
К таким расходам можно отнести покупку дорогостоящего автомобиля для встреч бизнес-партнеров из за рубежа, приобретение картин знаменитых художников для выставочного зала, заказ аквариума с золотыми рыбками – да все, что угодно.
С точки зрения НК РФ, в частности, подпункта 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ, представительские расходы выделены как один из видов прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
Возникает вопрос, каким образом золотые рыбки помогут в «производстве» и «реализации»? В теории, это можно доказать устными разъяснениями директора в ходе камеральной проверки в ФНС, однако, будучи реалистами, из-за них никто ругаться и штрафовать не будет. В то же время, если на месте золотых рыбок оказалась целая стая рифовых акул в огромном аквариуме, то инспекторы ФНС за словом в карман не полезут…
Но не все так плохо. В НК РФ мы дополнительно нашли еще одну сноску на представительские расходы, отображенную в пункте 2 статьи 264 НК РФ, в которой указано доподлинно следующее:
«К представительским относятся расходы на официальный прием и обслуживание лиц». Далее приводится перечень этих лиц, среди которых бизнес-партнеры, а также члены совета директоров, приехавшие из разных концов города или страны на очередное собрание.
Что насчет «физиков»?
Представительские расходы: оформляем документы
Несмотря на то, что нормы об учете представительских расходов давно не претерпевали изменений, они традиционно вызывают большой интерес.
Руководство хочет как можно больше затрат отнести к представительским расходам, бухгалтеры же знают, что налоговики тщательно проверяют все позиции.
Разъясним, какие затраты представительскими быть не могут, какие документы необходимы для обоснования и как их оформить.
Расходы, которые можно провести в учете как представительские, уменьшают налогооблагаемую прибыль (т.е. идут в затраты).
Но тут нужно знать, во-первых, какие расходы вообще реально провести как представительские, а на какие налоговики «никогда не согласятся», и, во-вторых, какой комплект документов в качестве доказательств позволит бухгалтерии «спать спокойно» (речь идет о приказе, программе и смете расходов на представительское мероприятие, отчете о его проведении, а также о комплекте первичных бухгалтерских документов).
Прежде всего необходимо определиться, что такое представительские расходы и в каких случаях предприятие сталкивается с такого рода затратами. Как правило, для развития бизнеса, расширения взаимного сотрудничества с партерами и клиентами, в целях заключения новых договоров компании проводят различного рода мероприятия, организуют встречи и переговоры.
На проведение презентаций, официальных приемов для постоянных и потенциальных клиентов требуются значительные денежные затраты. Вот тут предприятие и сталкивается с так называемыми представительскими расходами, которые следует документально правильно оформить и отразить в бухгалтерском и налоговом учете.
В противном случае не избежать претензий со стороны контролирующих органов.
Понятие представительских расходов
Для отнесения тех или иных затрат к представительским расходам необходимо определиться с самим понятием. Если обратиться к положениям подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ, то станет ясно, что представительскими расходами являются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием лиц:
- представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
- участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
А вот само место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Это важно уяснить, так как в деловой практике распространено проведение представительских встреч как в формальной, так и в неформальной обстановке за пределами офиса.
Само понятие официального приема установлено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Таковым признается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций, а также официальных лиц вашей организации, участвующих в переговорах (либо на заседании руководящего органа компании).
Здесь же приведено, что под обслуживанием понимается:
- транспортное обеспечение доставки участвующих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Расходы на переговоры с ИП и физлицами — представительские | «Гарант-Сервис» г. Пермь
23 июня 2011
Расходы на проведение переговоров с клиентами — физическими лицами и индивидуальными предпринимателями можно учитывать как представительские. На них уменьшают базу по налогу на прибыль.
Исходя из буквального прочтения Налогового кодекса к представительским относят расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием только представителей других организаций*(1). Ранее специалисты Минфина России разъясняли: расходы на приобретение чая, кофе, конфет, печенья, предлагаемых физическим лицам — клиентам, не уменьшают базу по налогу на прибыль*(2).
Но в более поздних письмах сотрудники ведомства указывали, что затраты на проведение переговоров с клиентами — физическими лицами могут быть признаны представительскими расходами*(3).
Для отнесения произведенных расходов на переговоры с индивидуальными предпринимателями (ИП) и физлицами в категорию представительских*(4) следует одновременно соблюдать как минимум следующие условия:
— прием должен быть официальным;
— есть деловая цель проводимых переговоров (поддержание сотрудничества, увеличение объема поставок и т.д.).
Если переговоры не дали положительного результата (например, по их итогам не заключили договор), проверяющие нередко пытаются исключить представительские расходы из состава затрат, которые уменьшают базу по налогу на прибыль, как экономически необоснованные. С такой позицией трудно согласиться.
Ведь Налоговый кодекс не содержит норм о том, что представительские расходы могут быть признаны только в случае эффективности мероприятия. Важна лишь направленность данных затрат на получение дохода, то есть на поддержание и установление сотрудничества с физическим лицом или предпринимателем.
По нашему мнению, признание представительских расходов экономически обоснованными не связано с результатом проведенных встреч*(5). И судьи по данному вопросу, как правило, на стороне фирм*(6).
Документальное подтверждение
Налоговое законодательство не определяет конкретный перечень документов, которые подтверждают представительские расходы.
Тем не менее с учетом особого внимания к категории представительских расходов со стороны проверяющих и во избежание претензий компания должна довольно серьезно подойти к вопросу документального оформления этих затрат.
Из подтверждающих документов должно следовать, что расходы понесены именно на официальное мероприятие (проведение переговоров в рамках уже заключенного договора или установление новых деловых связей), а не просто на обычное угощение клиентов.
- Специалисты Минфина России рекомендуют оформлять представительские расходы следующими документами*(7):
- — приказом (распоряжением) руководителя о выделении средств на представительские расходы;
— сметой представительских расходов;
— первичными документами, которые подтверждают приобретение товаров (услуг) на представительские цели; - — отчетом о представительском мероприятии с указанием цели.
- Смету представительских расходов составляют под каждое конкретное мероприятие (встречу). Она должна содержать следующую информацию:
- — цель представительских мероприятий;
— дату и место их проведения;
— программу представительских мероприятий;
— ФИО принимаемого физического лица (индивидуального предпринимателя);
— список участников со стороны фирмы; - — величину расходов на представительские цели.
Отметим, что иногда проверяющие для подтверждения представительских расходов требуют конкретные документы. Однако суды, поддерживая компании, указывают, что ни в пункте 2 статьи 264, ни в других нормах главы 25 Налогового кодекса законодатель не определил перечень документов, которыми надлежит подтверждать в целях исчисления налога на прибыль представительские расходы*(8).
Налоговый учет
Базу для исчисления предельной суммы представительских расходов определяют нарастающим итогом с начала налогового периода*(9).
Этот момент дает фирме возможность признать в налоговом периоде расходы, которые не были учтены по результатам отчетных периодов. При условии, что по итогам налогового периода такие расходы не превышают установленный норматив.
Представительские расходы, которые превышают установленный норматив, относят в состав расходов, не учитываемых при налогообложении прибыли*(10).
Датой признания представительских расходов при методе начисления считают дату утверждения авансового отчета*(11). Если фирма использует кассовый метод, представительские расходы признают после их фактической оплаты*(12).
НДС по представительским расходам принимают к вычету только в части, которая соотносится с нормативом*(13). Иными словами, вычет НДС производят в отношении тех расходов, которые были учтены при расчете налога на прибыль. Оставшуюся сумму НДС фирме придется учесть в составе расходов, которые не уменьшают базу по налогу на прибыль.
Здесь стоит обратить внимание на еще один важный момент: базу по налогу на прибыль определяют нарастающим итогом в течение года, в то время как налоговым периодом по налогу на добавленную стоимость признается квартал.
Возникает вопрос: можно ли учесть (в рамках налогового периода по налогу на прибыль) в текущем квартале НДС по представительским расходам, который был предъявлен в предыдущем квартале? Как разъяснили специалисты Минфина России, организации могут принять НДС к вычету в тех периодах, когда расходы для целей налогообложения прибыли перестали быть сверхнормативными*(14).
В обоснование данной позиции ведомство поясняет, что вычет НДС по нормируемым расходам прямо зависит от того, какие суммы затрат были учтены при расчете налога на прибыль. Следовательно, только по окончании года организация сможет точно определить сумму нормируемых расходов.
Например, представительские расходы, которые были произведены в I квартале и не включены в расходы для целей налога на прибыль по причине превышения лимита, могут быть учтены по итогам полугодия. Значит, и НДС в части, не принятой к вычету в I квартале, организация сможет принять к вычету во II квартале.
Бухгалтерский учет
В бухгалтерском учете представительские расходы включают в состав расходов по обычным видам деятельности*(15).
Дата признания представительских расходов в бухгалтерском учете — это дата утверждения авансового отчета или отчета о проведенном представительском мероприятии, в зависимости от условий и характера встречи или приема.
Пример
Основные и потенциальные клиенты компании — индивидуальные предприниматели и физические лица. В I квартале фирма потратила на проведение переговоров с ними 59 000 руб. (в т.ч. НДС — 9000 руб.). Фонд оплаты труда в I квартале — 500 000 руб. Во II квартале представительские расходы у фирмы отсутствовали. Фонд оплаты труда за полугодие — 1 125 000 руб.
Бухгалтер сделает следующие записи в I квартале:
Дебет 20 (26, 44) Кредит 60
— 50 000 руб. — представительские расходы приняты к учету;
Дебет 19 Кредит 60
— 9000 руб. — НДС по представительским расходам принят к учету.
Предельная величина представительских расходов, которую компания может включить в расчет базы по налогу на прибыль по итогам I квартала, составляет:
500 000 руб. х 4% = 20 000 руб.
Поэтому сумма НДС, которую принимают к вычету в I квартале, равна:
20 000 руб.
х 18% = 3600 руб.
Дебет 68 субсчет «НДС» Кредит 19
— 3600 руб. — заявлен к вычету НДС в пределах нормы.
Сумма представительских расходов по результатам I квартала для целей налогового учета превышает установленный в 20 000 руб. норматив. В бухгалтерском учете возникают временные разницы*(16).
Так как по результатам следующих отчетных периодов сумма представительских расходов может быть полностью учтена, следует признать отложенный налоговый актив (ОНА):
(50 000 руб. — 20 000 руб.) х 20% = 6000 руб.
Дебет 09 Кредит 68 субсчет «Налог на прибыль»
— 6000 руб. — отражен ОНА на сумму сверхнормативных представительских расходов.
Предельная величина представительских расходов, которую компания может включить в расчет базы по налогу на прибыль по итогам полугодия, составляет:
1 125 000 руб. х 4% = 45 000 руб.
В налоговом учете можно списать представительские расходы на сумму:
45 000 — 20 000 = 25 000 руб.
Следовательно, в бухгалтерском учете ОНА во II квартале нужно уменьшить на сумму:
25 000 руб. х 20% = 5000 руб.
Дебет 68 субсчет «Налог на прибыль» Кредит 09
— 5000 руб. — погашена часть ОНА.
Сумма НДС, которую принимают к вычету по итогам II квартала, равна:
25 000 руб. х 18% = 4500 руб.
Дебет 68 субсчет «НДС» Кредит 19
— 4500 руб. — принят к вычету «входной» НДС по расходам, которые перестали быть сверхнормативными.
Если по итогам года представительские расходы можно будет полностью учесть для целей налогового учета (их величина будет не более 4% от годового фонда оплаты труда), фирма может принять к вычету весь «входной» НДС. Кроме того, ОНА будет полностью погашен в бухгалтерском учете.
Если по итогам года величина представительских расходов будет больше 4% от годового фонда оплаты труда, то несписанную сумму НДС в бухгалтерском учете следует включить в состав прочих расходов. При этом налоговое законодательство не позволяет учесть суммы НДС при расчете налога на прибыль, что приведет к образованию постоянного налогового обязательства (ПНО).
Нормируемые расходы не переносят на следующий налоговый период. Поэтому часть ОНА, не погашенную по состоянию на последнее число календарного года, следует списать.
А. Залалдинов,
аудитор
- Экспертиза статьи:
Н. Шорохова, - налоговый консультант компании UNY «Янс-Аудит»
- Примечание. Готовьте презентационные материалы
- Иван Михайлов, служба Правового консалтинга ГАРАНТ, юрисконсульт
- Для признания представительских расходов в целях налогообложения прибыли, на мой взгляд, необходимо располагать следующими доказательствами:
- — во время официального приема приглашенные знакомились с товарами, работами или услугами, которые реализует фирма;
— контрагенты выразили какую-либо заинтересованность в продемонстрированных товарах, работах или услугах.
Я бы подготовил презентацию или иные материалы, которые во время официального приема будут раздаваться приглашенным. Несколько экземпляров, конечно, надо оставить себе — их можно демонстрировать придирчивым налоговикам.
Заинтересованность же контрагента в товарах, работах или услугах фирмы можно подтвердить, например, протоколом о намерениях или меморандумом о взаимопонимании.
Если сточки зрения гражданско-правовых отношений ценность таких документов стремится к нулю, то в налоговых отношениях они, полагаю, вполне подтверждают, что расходы произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Примечание. Не принятый к вычету остаток НДС не переносим
Марина Бутова, бухгалтер компании «1С: Бухучет и Торговля» (БИТ)
НДС, уплаченный по представительским расходам, может быть принят к вычету в сумме, относящейся к таким расходам, учтенным при исчислении налога на прибыль (п. 1 ст. 171 НК РФ). Однако здесь есть свои нюансы.
Принять сумму НДС к вычету организация вправе только в той части, которая относится к расходам, уменьшающим налоговую прибыль. Это связано с тем, что налоговым периодом по НДС является месяц или квартал, а по налогу на прибыль — год.
В течение календарного года оплата труда работников увеличивается, следовательно, растет и норматив.
И если основная сумма представительских расходов будет приходиться, например, на январь, то к вычету, по мнению контролирующих органов, можно будет принять НДС, рассчитанный по нормативу исходя из январской оплаты труда. Согласно письму Минфина России от 11 ноября 2004 г. N 03-04-11/201 переносить на другие налоговые периоды по НДС остаток не принятого к вычету налога нельзя.
Также трудности могут возникнуть у организаций, исчисляющих НДС помесячно. На тот момент, когда фирма должна отчитаться по НДС, нормируемые расходы за отчетный период по налогу на прибыль еще не посчитаны. В этой ситуации можно порекомендовать самостоятельно исчислять ежемесячную сумму расходов на оплату труда.
Как правильно учесть личные расходы руководства за счет компании
- Объясняем, как снять ответственность с главных бухгалтеров за учет спорных операций по р/с компании.
- Зачастую учредители и директора компаний забывают, что расчетный счет компании – это не их личный счет, совершая тем самым свои личные расходы за счет компании, а также требует от главных бухгалтеров учесть личные траты при расчете налога на прибыль.
- Рассмотрим, как снять ответственность с главных бухгалтеров за учет спорных ситуаций.
- Деньги под авансовый отчет:
Часто руководители перечисляют себе в подотчет крупную сумму денежных средств на неопределенный срок, а авансовые отчеты не представляют.
Для учета подотчета необходимо руководителю написать заявления на выдачу подотчетных денежных средств и предоставлять хотя бы часть чеков на покупку.
Если же этого не происходит, то безопаснее начислить на зависшие без отчета деньги НДФЛ и взносы. Иначе это сделают налоговики, уже со штрафами и пенями.
С требованиями ревизоров согласны и судьи (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 14.07.16 № Ф07-5021/2016).
Необходимо обратить внимание, что когда компания выдает деньги из кассы без заявления или директор еще не вернул ранее полученный подотчет, налоговики считают это нарушением правил работы с наличными.
Если нет оснований для выдачи денег, нет и самих подотчетных. Инспекторы прибавляют их сумму к остатку по кассовой книге. Если сальдо будет выше лимита, компания его превысила и возможен штраф до 50 000 руб. (ст. 15.
1 КоАП РФ).
Судебная практика неоднозначна. Некоторые судьи считают, что за выдачу денег без заявления или при зависшем подотчете штрафовать компанию нельзя (постановление Верховного суда РФ от 30.09.15 № 307-АД15-11670). Но есть решение в пользу налоговиков (постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.12.15 № А12-35947/2015).
Чтобы снизить риски при выдаче подотчета, сначала необходимо оформить документы на возврат долга и составить приходный кассовый ордер. Затем получить заявление, в котором директор увеличит сумму на задолженность по предыдущему подотчету. За директором так и останется долг, а компания ничего не нарушит.
- Личные покупки из магазинов:
Нередко руководители компаний, совершая покупки в магазинах для целей компании, одновременно закупают продукты и товары для личных целей, а затем требуют возместить всю сумму по чеку.
Для принятия данных расходов в затраты организации необходимо:
- получить письменное заявление от руководителя на фирменном бланке компании о возмещении расходов по документу;
- к заявлению приложить документы, подтверждающие закупку;
- оформить авансовый отчет.
При этом опасно включать личные покупки руководителя такие, как косметические товары и прочее, в расчеты по налогу на прибыль. Если все же необходимо компенсировать непроизводственные траты руководителю, то необходимо исчислить НДФЛ и страховые взносы. Включить же их в затраты по налогу на прибыль не рекомендуется.
- Обеды в кафе и ресторанах:
Руководители компаний могут пообедать в кафе или ресторане, а потом принести чеки бухгалтеру и предложить списать расходы за счет компании.
В затраты по налогу на прибыль можно взять данные расходы, если есть условие в трудовом или коллективном договоре о бесплатном питании. Если такого условия нет, списать бесплатное питание будет сложно.
Оно положено только сотрудникам, которые работают во вредных условиях (ст. 222 ТК РФ).
Данные расходы можно учесть как представительские расходы компании.
Для этого необходимо:
- составить смету на банкет;
- издать приказ руководителя о представительских расходах;
- составить отчет о мероприятии.
Если же из чека ясно, что обед явно на одного, то включать затраты в представительские расходы опасно, т.к. инспекторы проверяют, присутствовали ли на мероприятии потенциальные контрагенты.
В судебной практике есть примеры, когда налоговики проверяли списки приглашенных участников на деловой обед и выясняли, что на нем были исключительно представители компании.
Такие затраты ревизоры снимают, и судьи их поддерживают (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 23.12.16 № Ф07-12163/2016).
Не следует забывать, что представительские расходы можно учесть только в пределах норм. Это не больше 4% от расходов на оплату труда (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Если траты невозможно учесть как представительские расходы, но директор требует их возместить, то можно их списать за счет чистой прибыли, начислив НДФЛ и страховые взносы.
Ведь это будет очевидно, что расходы непроизводственные и это доход директора. Страховые взносы и НДФЛ необходимо начислить за месяц, в котором признаны расходы.
Сумму НДФЛ удержать из ближайшей денежной выплаты директору (п. 4 ст. 226 и п. 1 ст. 420 НК РФ).
Расходы на автомобиль можно учесть как траты на служебный транспорт.
Для этого необходимо:
- заключить договор аренды транспортного средства с физическим лицом – руководителем компании;
- заполнить путевые листы;
- начислить, удержать и перечислить НДФЛ с суммы аренды по договору.
Тем самым можно будет принять в затраты расходы на ГСМ, расходы на ремонт и содержания автомобиля.
- Расходы на отдых вместо командировки:
Проблемы с учетом затрат возможны, когда руководство совмещает деловую поездку с отдыхом или прямо просит отразить отпуск как командировку.
Для учета затрат необходимо получить у директора документы на проезд и проживание, в частности, билеты и счета из гостиницы (п. 49 ст. 270 НК РФ и письмо Минфина России от 28.04.10 № 03-03-06/4/51), отчет о поездке. Из него должно быть ясно, что поездка была связана с деятельностью компании, а не с отдыхом.
Если документов на поездку нет или из бумаг ясно, что это не командировка, признавать затраты опасно. Например, если поездка приходится на нерабочее время, в частности на новогодние каникулы.
Для того, чтобы поездка носила служебный характер, руководителю, необходимо предоставить отчеты и протоколы о встречах с контрагентами, заключенные договоры, анализ рынка сбыта компании и конкурентов, документы на покупку активов и пр.
Загрузка...
