Способы учета рабочего времени, бухучет и проводки

Учет рабочего времени сотрудников обязателен согласно действующему законодательству РФ, а потому организовать его в самой простой форме необходимо каждому работодателю.

Но что если не ограничиваться табелем для бухгалтерии, а использовать современные средства, анализируя не только количество, но и качество. Получить полную картину загрузки каждого работника и мотивировать его к более сознательному и дисциплинированному труду важно для любого бизнеса.

Разнообразные программы и системы наблюдения позволяют вести учет времени работы сотрудников так, как удобно работодателю.

Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг

Узнать подробнее

Что такое рабочее время по ТК РФ

Время, которое работник тратит на выполнение своих обязанностей согласно должностной инструкции, называется рабочим. Оплата труда рассчитывается с учетом отработанных часов.

Это понятие исчерпывающе определено в статье 91 Трудового Кодекса Российской Федерации. Составлять внутренние документы компании о рабочем времени сотрудников необходимо в соответствии с её содержанием.

Учет рабочего времени — это методика подсчета часов, которые сотрудник фактически посвятил своим рабочим обязанностям. Сведения вносятся в табель, который законодательство обязывает вести каждое предприятие независимо от его размера.

Законом также устанавливается две обязательных формы для табелей. Это Т12, если документ будет заполняться вручную. В автоматических программах ведётся форма Т13.

Способы учета рабочего времени, бухучет и проводки

Форма Т-13

Особый интерес представляет расшифровка к форме Т12. В ней можно найти все возможные условные обозначения для ведения табелей в соответствии с действующим законодательством.

В учете времени также важно опираться на Производственный календарь, который публикуется на год вперёд до его наступления. Если день отмечен как праздничный, а сотрудник при нормированном графике присутствует на работе, время потребуется оплатить по повышенной ставке.

Для работодателя налаженный механизм учета важен и с другой стороны. Если просто оплачивать пребывание сотрудника на рабочем месте, то так и разориться недолго.

Эффективный контроль часов, которые фактически посвящены работе, позволяет существенно повысить продуктивность сотрудников. Причем, к ним даже необязательно применять санкции.

Работоспособный способ учета — надежная прививка от желания зависать в социальных сетях в рабочее время.

Понятие режима рабочего времени

При оформлении документов устраивающемуся на новую работу прописывается её график, который должен быть включен в должностную инструкцию или трудовой договор. Так можно найти подробное описание режима работы, который становится основой для последующего учета рабочего времени на предприятии и начисления заработной платы.

Существуют следующие режимы рабочего времени:

  • Нормированный. Это всем привычная пятидневная рабочая неделя с восьмичасовым рабочим днём. Подойдёт для рядовых сотрудников, круг обязанностей которых четко описан в документации. Если от работника с таким графиком потребуется работа сверх установленной нормы, её необходимо оплатить по количеству отработанных сверхурочно часов. Альтернатива — предоставить день отдыха сверх установленной нормы.
  • Ненормированный. Такой график подойдёт сотрудникам, задачи которых не укладываются в привычное с 10:00 до 19:00 с перерывом на обед. Если характер работы предполагает частые задержки на рабочем месте, а ещё командировки или выходы в выходные дни, это оптимальный вариант. При ненормированном рабочем дне сверхурочные не платятся. Но такому сотруднику необходимо предоставить от трёх до десяти дней оплачиваемого отпуска ежегодно в дополнение к установленным законом 28 календарным дням.
  • Гибкий график. Эту формулировку часто можно встретить в описании вакансий. На практике гибкого или свободного рабочего графика, который нигде не зафиксирован, не существует. В трудовой договор необходимо включить количество часов в неделю, которое сотрудник будет посвящать работе. Полезно также четко регламентировать время, в течение которого с ним в любой момент можно связаться по телефону или в мессенджере.
  • Сменный график. В этом случае в трудовом договоре четко прописывается порядок чередования рабочих и выходных дней. Необходимо составить расписание смен и ознакомить с ним работников до начала каждого месяца. Если в графике есть ночные часы, то есть с 22:00 до 6:00 они учитываются в табеле отдельно и подлежат оплате в двойном размере.

Способы учета рабочего времени, бухучет и проводки

Свободный график удаленных сотрудников также необходимо зафиксировать в трудовом договоре

Виды учета рабочего времени

Регламент обязывает работодателя к ведению учета рабочего времени, но никак не предписывает как именно он должен это делать. То есть методика остаётся полностью на усмотрение организации. Существует несколько видов учета рабочего времени.

Узнать подробнее

Поденный учет

Этот порядок учета рабочего времени хорошо сочетается с нормированным графиком. В табеле проставляется количество часов, которые сотрудник отработал в день. Для расчета заработной платы они суммируются.

Сложности возникают в том случае, если работник находится на месте, например, 10 часов в понедельник и только 6 часов в пятницу. Чтобы не оплачивать два часа сверх нормы сверхурочными, выгоднее вести учет рабочего времени сотрудника за другой отчетный период.

Понедельный

Существует как раз для описанного выше случая, когда производственная необходимость диктует различную длительность пребывания сотрудника на работе в разные дни.

Для этого метода учета рабочего времени исходят из того, что в рабочей неделе 40 часов, а распределяться по дням они-могут по-разному. Ведётся общий подсчет отработанного времени.

Важно, чтобы оно не превышало установленную законом величину. Этот вариант учета на практике встретишь нечасто.

Оплата в этом случае также рассчитывается по неделям. Вышло 40 часов работы? Оплачивается по фиксированной ставке. Превысили норму? Фиксируем эти часы в табеле как сверхурочные и оплачиваем их отдельно.

Суммированный

По желанию и необходимости период учета можно увеличить. Это может быть:

Важно: при суммированном учете времени сотрудников с вредными условиями труда нельзя выбрать учетный период дольше трёх месяцев.

Выбор такого способа учета рабочего времени, как и любого другого, необходимо зафиксировать отдельно изданным приказом. Ежедневно учитывается общее количество отработанных часов, но итог подводится именно в конце выбранного промежутка.

Ежемесячная оплата труда в таком случае осуществляется по фиксированной ставке. Отработанные сверхурочно часы оплачиваются в конце выбранного отчетного периода.

Методы учета

Систему учета рабочего времени можно организовать различными способами, например:

Способы учета рабочего времени, бухучет и проводки

Зачем вообще вести учет? Очевидный ответ – для расчета заработной платы, компенсаций, надбавок, премий и тому подобного. Это так, но правильно построенная система способна принести экономические выгоды. Подробный анализ за определенный период, в частности, поможет:

  • Сравнить фактически затраченное время с нормативом (актуально для производств, строительства и других подобных отраслей), выявить операции или этапы, где затрачивается времени выше нормы, и скорректировать процесс.
  • Определить регулярные отклонения (ночные, сверхурочные, выходные и т.д.), выяснить их причины и принять соответствующие меры.
  • Провести расчет наиболее оптимального графика, а значит, определить реальное количество необходимого персонала.
  • Составить бизнес-план на основе полученных данных: по дальнейшему развитию, сокращению или, наоборот, увеличению расходов на сотрудников и оплату их труда.
  • Выявить работников, привносящих малый вклад в деятельность организации (болеющие, прогульщики, часто берущие отпуск за свой счет, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком и т.п.), и рассмотреть возможность оптимизировать эти рабочие места. Например, прогульщиков уволить, болеющим предложить более легкую работу или переход на иной график, на место декретниц принять временного сотрудника.

Норма и отклонения

Грубо можно разделить учет времени на два вида:

  1. Суммированный, когда за основу берется заранее определенный период и норма часов в нем, а вот график может быть нестандартным. Периодом служит месяц, квартал или год. Хотя статья 104 ТК РФ и содержит формулировку «и другие периоды», на практике нечасто берут в качестве такового 2, 4 месяца или иной промежуток времени.
  2. Как бы банально ни звучало, второй вид – несуммированный. В качестве периода выступает день, неделя, месяц, а график, как правило, не отличается разнообразием: пятидневка, шестидневка, сменная работа с устойчивой продолжительностью смены.

Кстати! Суммированный способ удобен там, где график гибкий и постоянно меняется, смены идут не упорядоченно или, несмотря на регулярность, постоянно выбиваются из установленных норм.

Ведется учет не только непосредственно рабочего времени, но и возникающих отклонений. Условно их можно разделить, исходя из различных признаков:

  1. Временные. В этом случае происходит отклонение в результате работы:
    • Сверхурочно.
    • В выходные или праздничные дни.
    • В ночное время.
  2. Территориальные. Сотрудник меняет локацию работы:
  3. Дисциплинарные. Совершен проступок, нарушение трудовой дисциплины:
    • Прогул.
    • Неявка по уважительной причине, не относящаяся к другим категориям.
    • Простой по вине работника.
    • Недопущение (отстранение) к работе по вине работника (появление в нетрезвом состоянии, отсутствие медосмотра и т.д.).
    • Законные (объективные). Причины отклонения – установленные законодательством, работодателем или возникшие в силу объективных причин периоды отсутствия.
    • Отпуск (любой природы – основной, дополнительный, по уходу за ребенком, без сохранения зарплаты и любой другой).
    • Болезнь.
    • Обучение (повышение квалификации, аттестация, получение высшего образования и т.д.).
    • Забастовка.
    • Простой по вине работодателя или по не зависящим от работника и работодателя причинам.
    • Отдых в выходные и праздники.
    • Вынужденный прогул.
    • Иные случаи.

Отдельно также можно выделить неявку (в табеле обозначается «НН»), когда ее причина неизвестна. Хотя затем, когда причина выясняется, она заменяется соответствующим кодом.

Особенности рабочих режимов

Было бы идеально, если бы все работали по графику пятидневки, с восьмичасовым рабочим днем, да еще и на окладе. В реальности бухгалтеру приходится сталкиваться с очень разными системами даже на одном предприятии.

Читайте также:  Двойное гражданство казахстан-россия: процесс оформления

Существует несколько обычных и нестандартных режимов работы, определенных в главе 16 Трудового кодекса.

  1. Пятидневная неделя с двумя выходными днями (как правило, это суббота и воскресенье).
  2. Шестидневная неделя с одним выходным днем (обычно воскресенье).
  3. Неделя со скользящими выходными.
  4. Неполная рабочая неделя. Для некоторых категорий работников она устанавливается по их заявлению в обязательном порядке, например, для беременных женщин (ст. 93 ТК РФ).
  5. Ненормированный рабочий день. В этом случае работодатель имеет право привлекать сотрудников (как гласит ст. 101 ТК, «эпизодически») к работе за пределами их обычного графика.
  6. Гибкий график. Рабочее время определяется соглашением между сотрудником и организацией, при этом работодатель должен обеспечить отработку общего необходимого количества часов за установленный период.
  7. Смены. Удобно, когда процесс производства, торговли или иной деятельности идет непрерывно. Примеры – круглосуточные магазины, хлебокомбинаты, охранные предприятия. Составляется график сменности, с которым нужно ознакомить работников не позднее чем за месяц до начала их действия.
  8. Раздробленный день. Иногда больший эффект может принести разделение рабочего дня на две или несколько частей, при этом сохраняется общая продолжительность ежедневной смены.

Бухгалтерский и налоговый учет оплаты времени работы и отклонений

Сначала разберемся, какие документы служат основанием для проведения расчета зарплаты и других выплат в пользу работника. В первую очередь это табель – формы Т-12 или Т-13, могут применяться и самостоятельно разработанные. Разница в двух видах форм в том, что Т-12 содержит таблицу, в которой производится расчет заработной платы, а Т-13 только ведет учет рабочего времени и неявок.

Кроме этого могут понадобиться: приказы о командировке или командировочное удостоверение (для расчета суточных), приказы о премировании, выплате материальной помощи, больничные листы. Если в табеле есть дни, обозначенные «НН», придется потребовать от отсутствовавшего работника объяснительную записку и оправдательные документы.

Обратите внимание! Командировочное удостоверение не является обязательным документом, но внутренними положения компании может быть предусмотрено его оформление.

Для сдельщиков кроме табеля будут нужны также данные о выработке: наряды, ведомости, путевые листы. Их работа не только оценивается в зависимости от времени, но и от выполнения определенных норм выпуска продукции, ее качества, наличия брака.

В некоторых организациях также понадобятся документы, подтверждающие выполнение условий для получения бонусов. Например, менеджер микрофинансовой компании получает не только оклад, но и премии за количество привлеченных, обслуженных клиентов, за результаты соблюдения ими графика платежей (своевременность поступления оплат), продажу дополнительных услуг (страхование, карты рассрочки).

Практически все расчеты с работниками аккумулируются на счете 70. Счет корреспондирует со счетами затрат:

  • производство – 20, 23, 25;
  • продажа – 44;
  • административный ресурс – 26;
  • капитальные вложения – 08.

А также со счетами:

  • 99 – в части начислений за счет чистой прибыли;
  • 86 – по расчетам за счет целевого финансирования (например, полученных грантов или субсидий).
  • Обычные выплаты, связанные с работой, в частности – оплата рабочего времени в пределах нормы, сверхурочные, ночные, праздничные, производственные премии, средний заработок за период командировки и другие подобные выплаты учитываются на одних и тех же счетах.
  • Пример: заработная плата, оплата сверхурочных и оплата дней командировки для руководителя организации будет отражаться одной и той же проводкой Дебет 26 Кредит 70.
  • Как правило, в НУ (как по налогу на прибыль, так и при УСН) в расходы включаются все подобные затраты, потому что они непосредственно связаны с реализацией и производством.

Главное, чтобы система оплаты труда содержала условия начисления отдельных видов расходов. Причем привязывать по возможности любые выплаты нужно к рабочему процессу (например, премии или материальную помощь). Другие отклонения будут отражаться иначе.

Больничные

Пособие выплачивается частично за счет работодателя, частично за счет ФСС либо полностью за счет Фонда. Для доли работодателя проводка будет аналогичной обычному учету зарплатных затрат (т.е. используем счета 20, 23, 25, 26. 44). Для отражения доли ФСС: Дебет 69 Кредит 70.

В налоговых затратах отражается только часть, выплаченная работодателем, что логично, ведь остальное Фонд возместит. В случае если ФСС снимет расходы при обнаружении ошибок, придется доплатить налог на прибыль или единый налог и сдать корректировки отчетности.

Взыскать ошибочные выплаты с работника нельзя, если, конечно, он не даст своего согласия на возврат или в допущенных ошибках будет его вина (представление поддельных документов или сведений). В последнем случае придется обратиться в суд.

Отпуска

Исходя из Положения по бухгалтерскому учету 8/2010, организации обязаны формировать резервы для выплаты отпускных. Однако некоторые компании, в частности некоммерческие и субъекты малого предпринимательства, вправе не применять это ПБУ.

Если в вашей организации резерв формируется, то проводки по нему будут выглядеть следующим образом:

  • Дебет 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 96 – формирование резерва (правила см. в ПБУ 8/2010).
  • Дебет 96 Кредит 70 – начисление отпускных.
  1. Если резерв не формируется, то проводка выглядит проще: Дебет 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 70.
  2. Причем аналогично отражаются учебные отпуска, независимо от того предоставлены они по законодательству, инициативе работодателя или работника.
  3. В налоговом учете по налогу на прибыль можно признать расходы если:
  • Предоставление отпуска обязательно в соответствии с законодательством.
  • Его продолжительность не превышает максимально допустимые законодательством пределы.

Если организация сама направляет сотрудников на обучение, оплачивает дополнительные дни отпуска, не предусмотренные в законе, то учесть эти выплаты при расчете налога нельзя.

Обратите внимание! Если законодательством отпуск предусмотрен и его продолжительность соблюдена, но при этом он не подлежит оплате согласно ТК (например, период прохождения вступительных испытаний до 10 дней ст. 174 ТК), то оплата за этот период также не включается в расчет налоговой базы.

Вот если программа обучения не имеет государственной аккредитации, то тут могут возникнуть сложности. Есть две позиции официальных органов, в частности налоговой инспекции, как отражать в НУ такие расходы:

  1. Программы обучения без госаккредитации не относятся к тем, что предоставляются законодательством, поэтому оплату времени на их прохождение нельзя отнести в затраты.
  2. Если обучение по такой программе установлено трудовым или коллективным договором, то согласно последнему абзацу статьи 173 ТК РФ можно сказать, что предоставление отпуска для такого обучения закреплено законодательством.

Выбирая собственную позицию, учитывайте, что ФНС придерживается первого варианта и, скорее всего, станет настаивать на снятии принятых расходов. Обращение в суд в большинстве случаев и при правильно оформленных документах дает высокие шансы восстановить справедливость.

При УСН в расходах признается только оплата отпусков, определенных законодательством. При этом взносы, начисленные с оплаты отпусков независимо от их природы, инициатора, закрепленности в законодательстве и договорах, относятся в налоговом учете на расходы в полной сумме как на ОСНО, так и на УСН.

Простой, забастовки, приостановление работы

Возникновение простоя может быть связано с разными причинами: отсутствие временно заказов, ремонт помещения, поломка оборудования, отключение коммуникаций и другими. При этом виновниками ситуации могут быть и работник и работодатель. Также возможен вариант внешнего влияния, когда ничьей вины нет. Например, отключение электричества городской подстанцией при аварии на линии.

Обратите внимание! Трудовой кодекс не дает четких пояснений, что должен делать работник во время простоя: обязан он присутствовать на рабочем месте или нет. Работодатель должен дать письменное распоряжение по этому поводу, чтобы избежать конфликтных ситуаций. Хотя время простоя не относится к отдыху, и логично предположить, что необходимо оставаться на работе.

При наличии вины сотрудника время простоя оплачиваться не будет, но может быть предъявлена претензия с суммой полученного ущерба. Если работник согласен с ней или суд признал вину и обязанность возместить ущерб, то в учете делаются следующие проводки:

  • Дебет 73.2 Кредит 94 – начислена сумма ущерба.
  • Дебет 70 (51, 50) – возмещен ущерб (из суммы зарплаты, внесением в кассу или перечислением на расчетный счет).

Если виновник возмещает только часть стоимости ущерба или суд сократил сумму к выплате, то невозмещенная сумма списывается проводкой: Дебет 91.2 Кредит 73.2.

Когда виноват работодатель, то он обязан оплатить время простоя сотруднику в размере не менее 2/3 среднего заработка. Списание происходит на обычные счета затрат (20, 26 и т.д.).

Если виноват внешний фактор, то простой оплачивается в размере не менее двух третей тарифной ставки или оклада, в БУ такая операция отражается проводкой: Дебет 91.2 Кредит 70.

В НУ оплата простоя и уплаченные с этих сумм взносы списываются как внереализационные расходы (пп. 3 и 4 п. 2 ст. 265 НК). Затраты по простою признаются и в целях расчета базы по единому налогу на УСН.

Важно! Чтобы верно отразить период простоя, необходимо оформить все сопутствующие документы: акты, приказы, расчеты, решения суда, претензии. Если причины внешние, то получить соответствующие доказательства: справки, извещения, подтверждения экспертов и т.д.

К простою относятся также периоды:

  • когда работник не может приступить к работе в связи с проведением другими сотрудниками забастовки;
  • на которые отстраняется от исполнения обязанностей (в связи с отсутствием результатов медосмотра, отказом от его прохождения, появлением на рабочем месте в состоянии опьянения и по иным причинам).
Читайте также:  Коэффициент-дефлятор К2 для ЕНВД на 2022 год

Забастовка должна проводиться с соблюдением определенных правил, установленных в главе 61 Трудового кодекса (начиная со статьи 409). За период забастовки работодатель вправе не выплачивать заработную плату.

Если же она выплачивается в соответствии с трудовым, коллективным договором, соглашением, то в бухгалтерском учете относится на обычные счета затрат на оплату труда, а в налоговом отражается как внереализационный расход.

Ошибочно к забастовке или простою относят период, когда работник приостанавливает работу в связи с невыплатой ему зарплаты. Эта ситуация регламентирована совершенно отдельной статьей 142 ТК РФ.

Это время нужно оплатить, исходя из среднего заработка, при том что сотрудник имеет право на рабочем месте не присутствовать.

К тому же, как только зарплата будет выплачена, не позднее следующего рабочего дня он обязан снова приступить к выполнению своих обязанностей.

Кстати! Выплата среднего заработка не освобождает работодателя от начисления процентов за задержку выплаты.

В налоговом учете расходы по оплате времени приостановленной работы также учитываются.

Способы контроля рабочего времени

Раньше контролировать время работы приходилось исключительно ручным методом, велись журналы и табели. Сейчас есть много более удобных возможностей.

  • Электронные пропускные системы. Сотрудник получает карточку, которую прикладывает при входе и выходе из здания на пропускном пункте. При необходимости ими можно пользоваться и внутри помещений, так настраивается допуск к отдельным офисам, архивам, лабораториями т.д.
  • Системы CRM. Это специальные программы, аккумулирующие сведения о действиях персонала, связанного непосредственно с процессом продаж клиентам, в них отражается, в том числе, время, затраченное на подготовку документов, звонки, переписку и т.д.
  • Журналы в учетных программах. Примером может служить известная бухгалтерская программа, где есть журнал учета всех действий пользователя. Можно определить, на какие документы, сколько и когда он потратил время.
  • Видеоконтроль. Видеонаблюдение позволяет постоянно контролировать присутствие работника на месте (в кабинете, за станком, на линии, на кассе и т.п.)

Жесткая политика некоторых организаций ограничивает сотрудников в свободе действий в рабочее время, например, в пользовании соцсетями, личными мобильными телефонами, посторонними разговорами, продолжительностью перерывов. Однако если требования соответствуют положениям Трудового кодекса, то пренебрежение ими может привести к дисциплинарным взысканиям и даже увольнению.

В свою очередь, работодатель обязан обеспечить своему персоналу комфортные и соответствующие технике безопасности и охране труда условия работы и оплачивать как время работы, так и отсутствия на ней сотрудника согласно ТК. Если какие-то внутренние положения вступают в противоречие с кодексом, то он будет иметь более высокое значение, чем локальный нормативный акт.

Учет рабочего времени: что нужно знать бухгалтеру-кадровику

Современная реальность открыла бизнесу новые возможности удаленного контроля за сотрудниками и количеством отработанных ими часов. Но и до нее вопрос эффективного учета рабочего времени постоянно всплывал в компаниях. 

Учет рабочего времени позволяет выявить проблемы, связанные с эффективностью трудозатрат сотрудников организации, а также обеспечить справедливый расчет заработной платы. Такой учет предусмотрен российским законодательством (ч. 3 ст.

91 Трудового кодекса). Выбор средств и методов учета времени, затрачиваемого работниками на выполнение служебных заданий, предоставляется руководству организаций.

Приемы учета выбираются в зависимости от направления и масштабов бизнеса, а также от режима труда. 

Виды учета рабочего времени

Какой вид учета рабочего времени применять, решает работодатель, исходя из особенностей производственного процесса. Этот выбор закрепляется в локальном нормативном акте.

Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка или Положении о табельном учете рабочего времени. 

Для каждого режима труда (графика работы сотрудников) целесообразно применение следующих видов учета:

  • поденный (каждодневная фиксация отработанных часов);
  • понедельный (итоговое количество рабочих часов фиксируется в конце недели);
  • суммированный (учитывается рабочее время за определенный период).

Фиксируется также длительность отпусков, отслеживается отсутствие сотрудников на работе (больничный или другая причина).

При учете рабочего времени за ориентир принимают сведения ежегодного производственного календаря. В нем отмечены даты государственных и профессиональных праздников, выходных, укороченных предпраздничных дней.

В общероссийском производственном календаре содержится информация о количестве рабочих часов в каждом месяце и квартале года, а также о нормах рабочего времени при полной и сокращенной трудовой неделе. 

Поденный учет

Такой учет рабочего времени производится в организациях, работающих в нормированном режиме с 5-дневной или 6-дневной рабочей неделей. Это стандартный режим работы большинства организаций и учет рабочего времени не вызывает особых сложностей. При поденном учете фиксируются:

  • время прихода на работу и ухода с нее;
  • обязательные часы ежедневной отработки;
  • наличие перерывов;
  • затраты сверхнормативного времени на выполнение служебных заданий.

Возмещение сверхурочного труда согласуется с работником. Возможно получение денежной компенсации, предоставление оплачиваемых отгулов или дополнительных дней отпуска.

Понедельный учет

Такой вид учета используется при ненормированном режиме работы (неравномерном распределении рабочих часов по различным дням календарной недели).

Например, в начале недели решаются вопросы, требующие более долгого рассмотрения, а предвыходной рабочий день укорачивается. 

Иногда по договоренности с руководством сотрудники намеренно перераспределяют недельную нагрузку, если у них возникают особые семейные обстоятельства. Это случается например у родителей, воспитывающих маленьких детей или имеющих нетрудоспособных родственников.

Учет рабочего времени обязательно проводится посуточно, но суммарное количество отработанных часов подсчитывается за неделю. Также ведется учет сверхнормативных часов, потребовавшихся для выполнения поставленных задач. В конце учетного периода результаты понедельного учета сдаются в бухгалтерию для расчета ежемесячного заработка.

Суммированный учет

Специфика деятельности некоторых организаций такова, что их сотрудники работают не по пятидневке, а выходят на работу по графику. Причем продолжительность рабочего дня у них может быть и больше 8 часов. При этом за неделю выходит то больше 40 часов, то меньше.

В такой ситуации применяют суммированный учет рабочего времени. При таком способе учетным периодом может являться месяц, квартал или иной промежуток времени, но не более одного года. Об этом сказано в ч. 1 ст. 104 ТК РФ. Используется, когда по условиям работы не может быть соблюдена ежедневная или еженедельная норма рабочих часов.

Работодатель обязан установить учетный период: месяц, квартал, полугодие или год, по итогам которого фактически отработанное время должно совпадать с нормой рабочего времени по производственному календарю. Переработки в течение одних временных отрезков учетного периода должны быть компенсированы за счет недоработок в другие промежутки времени.

Данный вид учета наиболее трудоемкий и сложный.

Важно помнить!

Норма учета рабочего времени составляет 40 часов в неделю. При этом особенности производственного графика — будь то пятидневка, шестидневка или работа с «плавающими» выходными днями — не имеют особого значения. Любое превышение нормы расценивается как переработка

При суммированном учете количество рабочих часов в квартальном, месячном или годовом графике устанавливается исходя из общей нормы. При этом рабочие и выходные дни должны чередоваться таким образом, чтобы как минимум раз в неделю работник отдыхал не менее 42 часов подряд.

Формы и средства учета рабочего времени

Учете рабочего времени это фиксация часов, которые сотрудник фактически посвятил своим рабочим обязанностям. Для реализации учета обычно используются табели. Учетный табель по форме Т-12 заполняется вручную. Для его ведения назначается специальный сотрудник.

Табель по форме Т-13 составляется с помощью автоматической программы регистрации учетных показателей.

В табеле ежедневно фиксируется явка сотрудников, особенности работы (дневная, ночная, сверхурочная, труд в выходные и праздничные дни), количество отпускных дней, отсутствие сотрудника (с указанием причины).

При суммированном учете рабочего времени работодателю необходимо составить график работ. Данная обязанность за работодателем напрямую не закреплена, однако такой график поможет вести точный учет рабочего времени и не допускать случайных переработок. Фактически в графике работ указывается предполагаемое время работы каждого сотрудника (начало, окончание, количество часов).

Конечно, график работ в какой-то степени компенсируется и дублируется табелем учета рабочего времени. Но главное их отличие в том, что график работ составляется как план будущей трудовой загрузки сотрудников, а в табеле информация указывается по факту работы.

https://www.youtube.com/watch?v=pffM1QrB8Xw

Используются также многочисленные дополнительные средства, облегчающие учет рабочего времени. К ним относятся:

  • журналы прихода и ухода сотрудников;
  • специальные пропускные устройства с использованием систем биометрической идентификации, магнитных пластиковых карт, кодовых замков;
  • средства отслеживания входа и выхода людей на/за территорию предприятия (видеокамеры, сигнализация). Такие устройства используются не только для учета рабочего времени, но и для безопасности. Они устанавливаются открыто с согласия работников организации;
  • средства мониторинга работы на компьютере, предотвращения непродуктивных затрат рабочего времени, фиксации трудозатрат на выполнение отдельных заданий (DLP-системы и тайм-трекеры) и т. п.

Нестандартные ситуации при учете рабочего времени

Исходя их данных учета рабочего времени, бухгалтер производит начисление зарплаты: труд оплачивается пропорционально отработанному времени или выполненным объемам работ. Однако бывают нестандартные ситуации.

Учет рабочего времени в выходной день 

По общему правилу в выходные и праздничные дни сотрудник должен отдыхать. Если же сотрудник привлекается к работе, ее необходимо оплатитьв двойном размере или предоставить другой день отдыха. Поэтому так важно внимательно вести учет рабочего времени в выходные дни. 

Это правило не всегда действует при суммированном виде учета рабочего времени. ТК РФ предписывает в этом случае оплачивать в двойном размере только праздничные дни, так как обычные выходные суббота и воскресенье для работающих посменно будут являться обычными рабочими днями, а для отдыха им предоставляются другие дни недели.

Читайте также:  Налоговики не смогли доказать фиктивность трат на услуги УК

Нерабочие праздничные дни установлены для всех сотрудников без исключений (ст. 112 ТК). Поэтому работу в такие дни оплачиваются дополнительно. Оплату и учет рабочего времени в выходные и праздничные дни ТК РФ регламентирует в статье 153.

  • Если сотрудник работает по скользящему графику и праздничная смена приходится на его рабочий день по графику, то время работы в праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере.
  • Если работа в праздничные дни производилась сверх нормы рабочего времени, то оплата труда сотрудника должна производиться не менее чем в тройном размере.
  • Если на праздничный день приходится только часть смены, в повышенном размере оплачивается только фактически отработанное в праздничный день время.

Оплата работы в ночное время

Каждый час работы в ночное время (с 22.00 до 6.00) оплачивается в повышенном размере по сравнению с работой в нормальных условиях, но не ниже размеров, установленных трудовым законодательством (ч. 1 ст. 154 ТК РФ) в независимости от системы оплаты труда и вида учета рабочего времени.

Минимальный размер повышения оплаты труда за работу в ночное время установлен законом и составляет 20 процентов часовой тарифной ставки (оклада, рассчитанного за час работы) за каждый час работы в ночное время.

Для отражения в табеле учета рабочего времени отработанных ночью часов используется буквенный код «Н» или цифровой «02» с указанием количества часов работы в ночное время.

Оплата сверхурочной работы

Согласно ч. 1 ст. 99 ТК РФ сверхурочная работа – выполнение сотрудником по инициативе работодателя работы за пределами установленного в организации рабочего времени (смены) или сверх нормального числа рабочих часов за учетный период (при суммированном учете).

Существует два способа компенсации за сверхурочную работу (ст. 152 ТК РФ):

  • оплата сверхурочного времени в повышенном размере;
  • предоставление дополнительного времени отдыха

Сверхурочная работа оплачивается за первые два часа не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере. соответствующие размеры могут быть установлены также в коллективном договоре.

Если работник, которому установлен суммированный учет, отработал неполный учетный период (например, болел или был в отпуске), то при определении его нормы рабочего времени в таком периоде время отсутствия по уважительным причинам нужно исключить.

Таким образом, при подсчете часов переработки за учетный период нужно ориентироваться не на стандартную норму рабочего времени, а на уменьшенную для этого работника.

Еще один важный момент! 

Согласно ст. 101 ТК РФ ненормированный рабочий день – это режим работы, при котором отдельные сотрудники могут по распоряжению работодателя и в случае необходимости эпизодически привлекаться для выполнения обязанностей за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени.

Работа в режиме ненормированного рабочего дня, в отличие от сверхурочной работы, не оплачивается дополнительно. Фактически сотрудники, работающие по такому графику, получают заработную плату, как при нормальной продолжительности рабочего дня. Но им полагаются дополнительные дни отпуска

Если же работник при ненормированном рабочем дне привлекается к работе в выходные и нерабочие праздничные дни, а также в ночное время, то такая работа подлежит оплате в особом порядке.

Учета рабочего времени «вахтовика»

На основании ст. 300 ТК РФ, работодатель обязан вести суммированный учет рабочего времени за весь отчетный период (время вахты), а также ежемесячно в случае если период вахты превышает один календарный месяц.

Рабочее время и время отдыха вахтовиков надо указать в графике работы на вахте. Там, в частности, фиксируются рабочие и выходные дни, время в пути и время междувахтового отдыха. 

Продолжительность смены должна быть не более 12 часов, также у работника должно быть не менее четырех выходных в месяц.

При суммированном учете рабочего времени “вахтовика” работа в выходной или праздничный день не компенсируется другим выходным днем (как при обычном режиме работы) и не оплачивается в повышенном размере, поскольку она включена по графику в норму рабочего времени и за нее предоставляются оплачиваемые дни междувахтового отдыха. 

Если сотрудник работает вахтовым методом в районе с особыми климатическими условиями, надо рассчитывать зарплату с учетом северных коэффициента и надбавки.

Коротко о главном

Регулярный учет рабочего времени важен для укрепления трудовой дисциплины и сознательности работников, для выявления причин отставания по срокам выполнения заказов, снижения доходности предприятия.

Контроль расходования рабочих часов позволяет избежать авралов, повысить эффективность работы организации в целом, увеличить мотивацию сотрудников путем разумного поощрения за добросовестный труд.

Бухгалтерские проводки для начинающих: как составить правильно, примеры

Статья для начинающих бухгалтеров о том, что такое проводка, для чего она нужна и как с этим работать

В Контур.Школе есть онлайн-курс «Бухгалтерский учет. Профпереподготовка» для тех, кто хочет научиться вести бухучет в коммерческой организации.

  • Любимый вопрос и проблема начинающих бухгалтеров — как составлять бухгалтерские проводки и зачем они вообще нужны. Да, руками на практике проводки сегодня никто не составляет. Но суть нужно понять раз и навсегда, чтобы работать осознанно и без ошибок.

Скачайте в конце статьи шпаргалку, где собрана основная информация из статьи, а также о том, как мы пришли к бухгалтерским проводкам (нет, это не скучная историческая справка, а выжимка из самого главного).

Как было раньше и откуда появились Д и К 

Раньше учет вели на табличках:

  • левая сторона отводилась под запись поступлений;
  • правая — под запись расходов;
  • соблюдали принцип: «если где-то прибыло, значит, где-то убыло».

Шло время:

  • поступление имущества (актива) стали называть дебетом или приходом;
  • расход / источник поступлений — кредитом или пассивом.

Дебет переводится с латинского как «он должен», а кредит — «он верит». Этот вольный перевод хорошо подчеркивает особенность двух половинок счета. Перевод стоимости с одного счета на другой называют бухгалтерской проводкой.

Для простоты такая запись со временем трансформировалась в одну строчку, привычную сегодня не только бухгалтерам: Дебет счета А — Кредит счета Б. Эту запись называют корреспонденцией счетов, корреспонденций по счету либо бухгалтерской проводкой.

Чтобы упростить запись, стали писать короткое Д и К, некоторым удобно писать Дт и Кт, но суть одна:

  • Д обозначает дебет;
  • К обозначает кредит.

В создании проводки участвуют два счета, поэтому часто вместо слова «проводка» можно услышать словосочетание «корреспонденция счетов» или «двойная запись». Обычно проводка формируется по дебету одного и кредиту другого счета. Все счета, принимающие в этом участие, имеют определенные номер, структуру и характеристику. При этом на обоих счетах фиксируется одинаковая сумма.

Особенности современного бухучета

Счетов учета много (номера от 01 до 99), но есть:

  • «Пропуски»: некоторые номера сегодня не используются, никак не поименованы. Знать их все сразу необязательно, просто первое время держите под рукой План счетов бухгалтерского учета и инструкцию по его применению (утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н).
  • Записи, в формировании которых задействуется только один счет. Это так называемые забалансовые счета, они также есть в Плане счетов. Принцип двойной записи для них нехарактерен. Проводка составляется либо по дебету, либо по кредиту такого счета, но об этом не сегодня.

Что важно запомнить начинающему бухгалтеру

Бухгалтерская проводка (бухгалтерская запись) — это способ регистрации хозяйственных операций одновременно на двух разных, но экономически взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета в равных суммах, в бумажном журнале или компьютерной базе данных.

Как составить проводку и не ошибиться

У каждого бухгалтера есть свой отработанный метод:

  • кто-то ищет типовые проводки, кто-то консультируется со знающими спецами, а кто-то строит сам проводки, используя лишь одну фразу (зная секрет). На вебинаре «Учимся составлять и читать бухгалтерские проводки» я поделилась своим секретом составления проводок. Посмотрите это видео и узнаете подробности. А далее в статье я кратко сформулирую основу.

Для составления бухгалтерской проводки необходимо выполнить действия:

  1. Определить экономическое содержание объекта — по содержанию определяется хозяйственный факт, зафиксированный в первичных документах, и то, какие объекты бухгалтерского учета он затрагивает.

  2. Признать объект учета — выявляется корреспонденция счетов: какой счет затрагивается по дебету, какой счет — по кредиту.

  3. Технически отразить объект учета на соответствующих счетах бухгалтерского учета по дебету и по кредиту — составляется бухгалтерская проводка.

Можно сказать, что бухгалтерская проводка — это решение бухгалтера:

  • какие счета использовать в учете;
  • активный или пассивный счет используется;
  • определение направления движения: где будет дебет — увеличение активов компании, а где — кредит.

Виды счетов бухучета. Счета бывают активными, пассивными и активно-пассивными. Чтобы понять, какой счет перед вами, переходите на страницу вебинара «Учимся составлять и читать бухгалтерские проводки» и скачивайте полезный документ в разделе «Материалы».

Еще одно контрольное правило:

Вебинар про проводки

Как составлять и читать бухгалтерские проводки. Примеры, онлайн-тест и электронный сертификат Контур.Школы

Посмотреть видео

  • на активном счете никогда не может быть остатка по кредиту;
  • на пассивном счете никогда не может быть остатка по дебету;
  • на активно-пассивном счете может быть и дебетовый, и кредитовый остаток. Такие счета в конкретный момент времени могут отражаться:
  • в активе баланса, если у них в этот момент дебетовый остаток, т.е. в этот момент остаток говорит о том, что нам кто-то должен; или
  • в пассиве баланса, если на них в этот момент кредитовый остаток, т.е. в этот момент мы кому-то должны.

Какую информацию получает бухгалтер, глядя на бухгалтерскую проводку

Пример 1. Что можно сказать, глядя на эту проводку:

  • Д 10   К 60 250 000
  • Небухгалтер скажет: цифры и буквы.
  • Бухгалтер скажет: от поставщика поступили материалы на 250 тыс. руб.

Пример 2

  • Д 51   К 62 1 200 000
  • Бухгалтер скажет: покупатель оплатил 1 млн 200 тыс. руб.

Т.е. каждая бухгалтерская проводка дает нам, бухгалтерам, информацию о свершившемся факте хозяйственной жизни организации. И понять, и прочитать эту операцию можем мы — бухгалтеры. Это как иностранный язык: знаешь — поймешь, не знаешь — не поймешь, хочешь понять — учись.

Узнавайте новое и работайте с удовольствием. И все у вас получится!

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • Шпаргалка начинающему бухгалтеру. Про бухгалтерские проводки 585.4 КБ

Скачать

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector