Бухгалтерия организации ведет количественно-суммовой учет ГСМ и специальных жидкостей. Заправка автотранспорта производится на автозаправочных станциях за наличный расчет или в безналичном порядке по талонам или специальным картам.
Не касаясь специфики формирования первоначальной стоимости ГСМ и учета НДС, скажем, что бухгалтер на основании первичных документов (авансовых отчетов, накладных и др.) приходует ГСМ по маркам, количеству и стоимости. ГСМ учитываются на счете 10 «Материалы» субсчет 3 «Топливо». Это предусмотрено Планом счетов (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).
Рекомендуется в зависимости от местонахождения материалов использовать следующие группировки аналитического учета:
- «ГСМ на складах (бензин, дизельное топливо, газ, масло и др.)»;
- «Оплаченные талоны на бензин (дизельное топливо, масло)»;
- «Бензин, дизельное топливо в баках автомобилей и талоны у водителей» и др.
Поскольку разновидностей ГСМ много, то для их учета открывают субсчета второго, третьего и четвертого порядков, например:
- счет 10 субсчет «Топливо», субсчет «ГСМ на складах», субсчет «Бензин», субсчет «Бензин АИ-98»;
- счет 10 субсчет «Топливо», субсчет «ГСМ на складах», субсчет «Бензин», субсчет «Бензин АИ-95».
Кроме того, аналитический учет выданных ГСМ ведется по материально ответственным лицам — водителям автотранспорта.
Бухгалтер записывает поступление ГСМ в карточку учета материалов по форме № М-17. В организации может быть разработана своя форма карточки учета поступления и списания ГСМ, которая утверждается приказом руководителя или является приложением к учетной политике организации.
Источник фото: exkavator.ruВ организации может быть разработана своя форма карточки учета поступления и списания ГСМ
Расходы на содержание автотранспортных средств организации списывают на себестоимость продукции (работ, услуг).
В бухгалтерском учете затраты, связанные с перевозочным процессом, отражают на балансовом счете 20 «Основное производство» или 44 «Расходы на продажу» (только для торговых организаций).
Затраты на содержание служебного автотранспорта отражаются на балансовом счете 26 «Общехозяйственные расходы». Предприятия, имеющие парк автомобилей, отражают затраты, связанные с их содержанием и эксплуатацией, на балансовом счете 23 «Вспомогательные производства».
Читайте
Учет расходов на горюче-смазочные материалы
Применение конкретного счета учета затрат зависит от направленности использования автомобилей. Например, если грузовой автомобиль перевозил грузы по заказам сторонней организации, то затраты на ГСМ отражаются на счете 20, а если легковой автомобиль использовался для служебных поездок, связанных с управлением организацией, то затраты отражаются на счете 26.
Источник фото: exkavator.ruПрименение конкретного счета учета затрат зависит от направленности использования авто- В учете списание ГСМ отражается бухгалтерской проводкой
- Дебет 20 (23, 26, 44) Кредит 10-3 «Топливо» (аналитический учет: «ГСМ в баках транспортных средств» и др. соответствующие субсчета)
- в фактически израсходованном количестве на основании первичных документов.
При отпуске ГСМ в производство и ином выбытии их оценка в бухгалтерском учете производится одним из следующих способов (п. 16 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»):
- по себестоимости единицы запасов,
- по себестоимости первых по времени закупок (ФИФО),
- по себестоимости последних по времени закупок (ЛИФО),
- по средней себестоимости.
Последний способ является наиболее распространенным. Выбранный организацией способ должен быть зафиксирован в приказе об учетной политике.
Обращаем внимание бухгалтеров на то, что как правило, в баках автомобилей всегда имеется количество бензина (или иного топлива), которое представляет собой переходящий остаток на следующий месяц (квартал). Этот остаток нужно и далее учитывать на счете отдельном субсчете «Бензин в баках автомобилей» (в аналитическом учете по материально-ответственным лицам (водителям).
Ежемесячно бухгалтер проводит сверку результатов по выдаче, расходу и остатку нефтепродуктов в баках транспортных средств.
Источник фото: exkavator.ruБухгалтер проводит сверку результатов по выдаче, расходу и остатку нефтепродуктов ежемесячно
Если стоимость принятых к расходу затрат по ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете будет различна (например, в связи с превышением водителем норм, принятых в организации для его автомобиля), то налогоплательщикам, применяющим ПБУ 18/02, придется отражать постоянные налоговые обязательства. Таково требование пункта 7 указанного положения, которое утверждено приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н.
Приведем пример бухгалтерского учета ГСМ на примере учета бензина для конкретного водителя.
Пример расхода на ГСМ
Водитель легкового служебного автомобиля А.А. Сидоров получает из кассы ООО «Зима» под отчет денежные средства для приобретения ГСМ и представляет авансовые отчеты с отражением расходов по их приобретению с приложением первичных документов. Списание бензина происходит по нормам на основании путевых листов, сдаваемых водителем в бухгалтерию.
Количественно-суммовой учет ГСМ ведется с использованием лицевых карточек, форма которой разработана организацией самостоятельно и утверждена приказом руководителя. Карточка открывается на каждого водителя.
Остаток несписанного бензина на начало апреля у водителя составил 18 литров по 10 руб.
3 апреля было приобретено 20 литров бензина по 11 руб. НДС не рассматриваем для простоты.
- 1, 2 и 3 апреля водитель израсходовал соответственно 7,10 и 11 литров бензина.
- Организация применяет при списании материалов метод скользящей средней себестоимости, которая рассчитывается на дату выполнения операции.
- С 1 по 3 апреля бухгалтер произвел следующие записи в карточке водителя:
| Дата | Приход | Расход | Остаток | ||||||
| количество | цена | стоимость | количество | цена | стоимость | количество | цена | стоимость | |
| Остаток на 01.04 | 18 | 10 | 180 | ||||||
| 01.04 | 7 | 10 | 70 | 11 | 10 | 110 | |||
| 02.04 | 10 | 10 | 100 | 1 | 10 | 10 | |||
| 03.04 | 20 | 11 | 220 | 11 | 10,95 | 120,48 | 10 | 10,95 | 109,52 |
В бухгалтерском учете организации сделаны следующие проводки:
1 апреля:
Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет «Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А.»
— 70 руб. — списано по нормам 7 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 1 апреля;
2 апреля:
Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет «Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А.»
— 100 руб. — списано по нормам 10 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 2 апреля;
3 апреля:
Дебет 10-3 субсчет «Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А.» Кредит 71 субсчет «Сидоров»
— 220 руб. — оприходовано 11 литров бензин на основании чека ККМ, приложенного к авансовому отчету водителя;
Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет «Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А.»
-120,48 руб. — списано по нормам 11 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 3 апреля.
Арендованный транспорт
Получить транспортное средство (автомобиль, грузовик, гусеничный экскаватор, фронтальный погрузчик) во временное владение и пользование можно, заключив договор аренды транспортного средства с юридическим или физическим лицом.
По договору аренды арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование.
Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства, арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов (ст. 646 ГК РФ).
Стороны могут предусмотреть смешанные условия оплаты аренды в виде фиксированной доли (непосредственно арендная плата) и оплаты компенсации на текущее содержание арендованного имущества, которая может меняться в зависимости от внешних факторов.
Источник фото: exkavator.ruЕсли а расходы на ГСМ несет наниматель транспорта, учет ГСМ идентичен ситуации с эксплуатацией собственного ТС
В случае, когда расходы на ГСМ несет наниматель транспорта, учет ГСМ идентичен ситуации с эксплуатацией собственного транспортного средства. Просто учитывается такой автомобиль не в составе основных средств, а на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, принятой в договоре.
За его использование начисляется арендная плата, а амортизация не начисляется. Арендная плата учитывается в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией вне зависимости от того, у кого арендуется автомобиль — у юридического или физического лица (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).
В то же время статус арендодателя влияет на налоговые последствия по другим налогам. Так, если автомобиль арендуется у физического лица, у него возникает налогооблагаемый доход. Что касается ЕСН, то нужно различать аренду транспортного средства с экипажем и без него (п. 1 ст. 236 и 3 ст. 238 НК РФ).
Источник фото: exkavator.ruСтатус арендодателя влияет на налоговые последствия по другим налогам
На арендованную машину выписывается путевой лист на время работы, поскольку распоряжается машиной организация. А пп.2 п.1 ст.
253 НК РФ разрешает включать в расходы, уменьшающие налогооблагаемый доход, все средства, истраченные на содержание и эксплуатацию основных средств и иного имущества, которое используется в производственной деятельности. Это касается и ГСМ, которые используются на арендованном автомобиле.
Безвозмездное пользование автомобилем
- Организация может заключить договор безвозмездного пользования автомобилем (ссуды), согласно которому ссудополучатель обязан содержать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, а также несение всех расходов на ее содержание, если иное не предусмотрено договором.
- Расходы организации по содержанию и эксплуатации автомобиля, полученного по договору безвозмездного пользования, уменьшают налогооблагаемую прибыль в общеустановленном порядке, если договором предусмотрено, что данные расходы несет ссудополучатель.
Источник фото: exkavator.ruОрганизация может заключить договор безвозмездного пользования автомобилем
К договорам безвозмездного пользования (ссуды) применяются отдельные правила, предусмотренные для договора аренды. Расходы на ГСМ учитываются аналогично арендованной машине, поскольку распоряжается ею организация.
Передача имущества во временное пользование по договору ссуды — для целей налогообложения есть не что иное, как безвозмездно оказанная услуга. Стоимость такой услуги включается ссудополучателем во внереализационные доходы (п. 8 ст. 250 НК РФ). Эту стоимость нужно определить самостоятельно, основываясь на данных о рыночной стоимости аренды аналогичного автомобиля.
Компенсации работникам
Работникам выплачивается компенсация за износ личного транспорта и возмещаются расходы, если личный транспорт используется с согласия работодателя в служебных целях (ст. 188 ТК РФ). Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Часто по приказу работнику выплачивают компенсацию по норме, установленной Правительством РФ и сверх этого расходы на бензин.
Источник фото: exkavator.ruРазмер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора
Проводки по аренде транспортного средства
Аренда транспортного средства может предоставляться в двух вариантах: с экипажем и без. От этих двух факторов зависит учет, как у арендатора, так и у арендодателя, если последний является юридическим лицом. Чаще всего транспорт во временное пользование предоставляют сотрудники фирмы.
Предоставление транспортного средства в аренду с экипажем – это передача транспорта во временное пользование, при котором обязанности по управлению и содержанию в исправном состоянии (на ходу, не требующем ремонта) возлагаются на владельца.
При аренде без экипажа транспортное средство предается арендодателю, он несет полную ответственность за его сохранность и несет затраты по его эксплуатации.
Аренда – учет у арендатора
Когда организация арендует транспортное средство, плату за его временное использование начисляет:
- по дебету счета 20 (26,44 …) и кредиту 60 (73, 76).
- Если арендодатель – это юридическое лицо или ИП, применяющие основной режим налогообложения, то по выставленным счетам-фактурам можно принимать НДС к вычету.
- Когда транспортное средство берут во временное пользование у физического лица, в том числе у сотрудника, организация с суммы оплаты должна удержать подоходный налог , а в день оплаты аренды – перечислить в бюджет.
- При возникновении затрат на обслуживания (ремонт) и эксплуатацию (ГСМ) транспортного средства (при аренде без экипажа), они учитываются в общем порядке и списываются на расходы.
Арендованное транспортное средство учитывается в бухгалтерском учете на счете 001. Сумма, которую нужно отразить по забалансовому счету равна той, что прописана в договоре аренды.
Пример аренды:
Организация арендовала автомобиль (стоимость 370 000 руб.) у своего сотрудника. Размер оплаты за пользование транспортным средством составляет 7 000 руб. С работником заключен договор аренды без экипажа. Автомобиль используется руководством фирмы. Затраты на ГСМ составили 63 522 руб. (НДС 9690 руб.).
Проводки:
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| 001 | Принят к учету автомобиль | 370 000 | Акт приемки/передачи Договор аренды | |
| 26 | 73 | Начислена арендная плата | 7000 | Бухгалтерская справка |
| 73 | 68 НДФЛ | Начислен НДФЛ по доходам сотрудника, полученным в качестве арендной платы | 910 | Бухгалтерская справка |
| 73 | 50 | Выдана из кассы сумма оплаты аренды ТС | 6090 | Расходный кассовый ордер |
| 10 | 60 | Принят к учету ГСМ | 53 832 | Товарная накладная |
| 19 | 60 | Учтен НДС по ГСМ | 9560 | Товарная накладная |
| 68 НДС | 19 | НДС принят к вычету | 9560 | Счет-фактура |
| 26 | 10 | Списан ГСМ | 53 832 | Путевой лист |
| 90 | 26 | Учтены в расходах затраты на аренду автомобиля и ГСМ | 60 832 | Бухгалтерская справка |
| 001 | По окончании срока аренды автомобиль возвращен владельцу | 370 000 | Акт приемки-передачи |
Аренда – учет у арендодателя
Если для организации предоставление в аренду транспортного средства основной вид деятельности, то такая операция отражается, как реализация:
В остальных случаях деньги, полученные от аренды транспорта учитываются в составе внереализационных доходов:
Ответ недели: подтверждаем расходы на бензин
Если ИП работает один, занимается грузоперевозками, система налогообложения — УСН 15%, какими документами он может подтвердить расходы на бензин? (расплачивается и наличными, и банковской картой). И обязательно ли ИП на самого себя оформлять путевой лист?
Сообщаю Вам следующее:
Документами, подтверждающими расходование ГСМ, являются путевые листы.
В целях налогообложения прибыли стоимость ГСМ включают в материальные или в прочие расходы, связанные с производством и реализацией, основание пп. 2, 5 п. 1 ст. 254, пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ).
При применении УСН стоимость ГСМ признают в материальных расходах или в расходах на содержание служебного автотранспорта при условии их фактической оплаты (в том числе при отсутствии задолженности перед подотчетным лицом) (пп. 5, 12 п. 1, п. 2 ст. 346.16, пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
В бухгалтерском учете операции по приобретению бензина через подотчетное лицо отражают на основании авансовых отчетов и кассовых чеков. В налоговом учете стоимость приобретенного за наличный расчет бензина формируют в обычном порядке — исходя из всех затрат, связанных с его приобретением, без учета НДС (п. 2 ст. 254 НК РФ).
- В бухгалтерском учете приобретение бензина по топливным картам отражают на основании подтверждающих документов, полученных от поставщика (обычно это товарная накладная и реестр операций по топливным картам).
- Оформление путевых листов на самого себя (на индивидуального предпринимателя) обязательно, так как документом подтверждающим расходование ГСМ являются путевые листы.
- Документы КонсультантПлюс для ознакомления:
Готовое решение КонсультантПлюс, 23.06.2020
Как учитывать горюче-смазочные материалы
Приобретение и списание горюче-смазочных материалов (ГСМ) учитывают в обычном порядке. Но для списания топлива нужен путевой лист или иной документ, подтверждающий его использование.
Если же вы применяете УСН, то стоимость ГСМ можете признавать в расходах на дату оплаты независимо от использования.
УСН. Компенсация за использование личного авто сотрудника
В статье рассматриваются вопросы бухучета и налогообложения компенсации за использование личного автомобиля работника при применении УСН.
Работодатели часто используют личные автомобили работников в своей деятельности. Главное в такой ситуации – правильное оформление отношений, тем более что закон дает довольно широкий выбор вариантов оформления использования личного автотранспорта в служебных целях и выплаты соответствующей компенсации. Впрочем, на практике чаще всего применяются два способа.
Способ № 1. Выплата работнику компенсации за использование и износ личного автомобиля.
Способ № 2. Аренда автомобиля у работника.
Что сказано в законе
Владеть, пользоваться и распоряжаться имуществом вправе собственник. Он же вправе передавать другим лицам права владения, пользования и распоряжения имуществом, оставаясь собственником этого имущества (п. 1, 2 ст. 209 ГК РФ).
При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) этого имущества, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием.
Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).
Документальное оформление
Компенсацию за использование личного легкового автомобиля для производственных целей необходимо оформлять надлежащим образом. Конкретный перечень документов, необходимых для принятия затрат в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей работников в расходах, зависит от непосредственных условий ведения хозяйственной деятельности.
Обозначим общий подход в данном вопросе.
Во-первых, использование личного легкового автомобиля сотрудника должно быть обусловлено производственной необходимостью, например, постоянными служебными разъездами, что должно быть отражено в должностной инструкции работника.
Во-вторых, размер возмещения расходов в рассматриваемом случае определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).
Следовательно, должно быть заключено данное соглашение, обязательно в письменной форме.
К соглашению прикладываются документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля: копия технического паспорта личного автомобиля, доверенность (если работник управляет им по доверенности).
- В-третьих, на основании вышеприведенных документов издается приказ руководителя, который, в свою очередь, является основанием для произведения компенсационных выплат.
- Размер компенсации
- Компенсация за использование личного легкового автомобиля сотрудника организации устанавливается соглашением между работником и организацией.
- Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются при УСН в целях налогообложения в пределах норм, установленных Правительством РФ.
Такие нормы утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.
02 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее – постановление № 92):
- 1200 руб./мес. – легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб см включительно;
- 1500 руб. / мес. – легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб см;
- 600 руб. /мес.– мотоциклы.
Бухгалтерский учет
Затраты организации, связанные с использованием легкового автомобиля работника в служебных (административных) целях, признаются расходами по обычным видам деятельности (в качестве управленческих) в том отчетном периоде, за который выплачивается компенсация, в сумме, подлежащей выплате работнику (п. п. 5-7, 16, 18 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н).
- Задолженность перед работником по выплате компенсации за использование легкового автомобиля в служебных целях следует отражать записью по дебету 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» и кредиту 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
- Выплата работнику суммы компенсации отражается записью по дебету 73 и кредиту 50 «Касса» или 51 «Расчетные счета» (в зависимости от способа выплаты денежных средств работникам — из кассы организации или перечислением средств на банковские карты работников).
- Налоговый учет. НДФЛ
При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физического лица, полученные как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). Организация, выплачивающая физическому лицу доход, признается налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ с такого дохода (п. 1 ст. 226 НК РФ).
Все виды установленных ТК РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением работником трудовых обязанностей, не подлежат налогообложению НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Глава 23 НК РФ не устанавливает нормы (размеров) компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не содержит порядок их определения для целей налогообложения НДФЛ (освобождения от налогообложения).
Для целей применения пункта 3 статьи 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ.
Таким образом, учитывая положения статьи 188 ТК РФ, не облагаются НДФЛ суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.
Признание расходов на гсм и ремонт автомобиля при аренде автомобиля у физического лица
В последнее время часто бывает так, что сельхозорганизация берет в аренду у физического лица (или юридического лица) автомобиль для использования в своей деятельности.
Причем неважно, грузовой это автомобиль или легковой, основной вопрос, который при этом возникает: правомерно ли относить на затраты не только расходы на приобретение ГСМ, но и расходы на ремонт и покупку запасных частей? Какие документы нужно при этом оформить или достаточно ли для этого в договоре аренды прописать обязанность арендатора проводить ремонт автомобиля? Давайте рассмотрим данные вопросы.
Согласно Гражданскому законодательству предусматривается два варианта договора аренды транспортного средства с разным распределением между сторонами обязанностей по несению расходов, связанных с его эксплуатацией.
Это аренда транспортного средства:
-
без экипажа, когда арендуется только транспортное средство и работник организации управляет арендованным автомобилем,
-
с экипажем, когда арендуется не просто транспортное средство, но и арендодатель полностью отвечает за автомобиль, так как им будет управлять водитель организации-арендодателя.
В зависимости от того, какой из данных договоров аренды заключен и зависят многие обстоятельства. Давайте их рассмотрим на основании действующего законодательства.
Согласно ст. 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации. Обязанности сторон договора по осуществлению расходов, связанных с эксплуатацией транспортного средства, описаны в ст. 644 и 646 ГК РФ:
– арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта. Эта императивная норма, которая не может быть изменена по соглашению сторон, позволяет арендатору признавать расходы на ремонт автомобиля, арендованного у физического лица;
– арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, если иное не предусмотрено настоящим договором. Таким образом, по умолчанию арендатор несет расходы на оплату ГСМ, иное может быть предусмотрено договором.
Итак, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на оплату ГСМ и учитывает их при налогообложении как при общем режиме, так и при использовании ЕСХН при условии обоснованности таких расходов, наличия связи с деятельностью, направленной на получение дохода, а также документального подтверждения. В эту категорию могут быть включены расходы на мойку автомобиля, балансировку колес, шиномонтаж, стоянку, охрану.
Одновременно затраты на ремонт автомобиля, в том числе на приобретение запасных частей, возложены на арендатора прямым указанием закона. Как правило, это положение дублируется в тексте договора аренды транспортного средства без экипажа. Понятие «расходы на содержание служебного транспорта» (подп. 11 п. 1 ст. 264, подп. 12 п. 1 ст. 346.
16 НК РФ) достаточно емкое. К примеру, в Постановлении ФАС ЦО от 28.08.2009 по делу № А68-9833/08580/14 суд согласился с налогоплательщиком, признавшим в составе расходов на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ затраты на автостоянку, мойку, ремонт и приобретение запасных частей для автомобиля.
Тем не менее чиновники рекомендовали учитывать расходы на ремонт транспортных средств (в том числе на приобретение запчастей) как расходы на ремонт основных средств в силу п. 2 ст. 260, подп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ (см., например, Письмо УФНС по г. Москве от 26.08.2011 № 2014/2/083177@).
И это логично с учетом разделения расходов на содержание транспортного средства и его поддержание в надлежащем состоянии (проведение ремонта) в ст. 644 и 646 ГК РФ.
Обратим внимание, что в п. 2 ст. 260 НК РФ сказано: расходы на ремонт признаются также в отношении расходов арендатора амортизируемых основных средств, если договором (соглашением) между арендатором и арендодателем возмещение указанных расходов арендодателем не предусмотрено.
При этом расходы на ремонт основных средств, не являющихся амортизируемым имуществом в налоговом учете арендодателя (имущество, арендованное у налогоплательщиков, применяющих специальные налоговые режимы, физических лиц и др.), по мнению МФ РФ, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли организаций на основании подп. 49 п. 1 ст.
264 НК РФ при условии, что такие расходы обоснованны и документально подтверждены надлежащим образом (Письма МФ РФ от 01.02.2011 № 030306/1/51, от 13.12.2010 № 030306/1/773).
Согласно подп. 3 п. 2 ст. 346.5 НК РФ при исчислении ЕСХН четко определено, что уменьшают налогооблагаемую базу по ЕСХН расходы на ремонт основных средств (в том числе арендованных).
В соответствии со ст.
632 ГК РФ по договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и его технической эксплуатации. Правила распределения между сторонами расходов, связанных с эксплуатацией транспортного средства, описаны в ст. 634 и 636 ГК РФ:
– арендодатель (физическое лицо) обязан поддерживать сданное в аренду транспортное средство в надлежащем состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей. Данное правило сформулировано императивно, не допускает установления иного варианта соглашением сторон;
– арендатор (организация) несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе затраты на оплату топлива и других расходуемых в процессе его эксплуатации материалов и на уплату сборов, если иное не предусмотрено договором аренды. Иначе говоря, арендатор (организация) по умолчанию несет затраты на оплату ГСМ и иных расходуемых в процессе эксплуатации транспортного средства материалов.
Таким образом, можно сделать вывод, что расходы на ремонт автомобиля несет арендатор только по договору аренды транспортного средства без экипажа.
При заключении договора аренды с экипажем такие расходы должен нести арендодатель, поэтому признание таких расходов может быть очень рискованным при применении ЕСХН.
Расходы на ремонт и приобретение запасных частей, осуществленные арендатором, нельзя считать экономически оправданными, так как в силу прямого указания закона они возложены на другую сторону договора.
В то же время, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства с экипажем, арендатор несет расходы на оплату ГСМ и учитывает их при налогообложении при условии обоснованности таких расходов, наличия связи с деятельностью, направленной на получение дохода, а также документального подтверждения. Последнее условие выполняется при обязательном наличии путевых листов, обосновывающих списание ГСМ в соответствии с пробегом.
Ну и имейте в виду, что все, о чем мы сегодня говорили, применимо и в случае аренды автомобилей у юридических лиц. И самое главное смотрите договор аренды и анализируйте его, чтобы его условия соответствовали вашим ожиданиям и не противоречили действующему законодательству.
Аренда автотранспорта: особенности налогового учета расходов
«Российский налоговый курьер», 2010, N 20
Мы уже рассматривали порядок признания в налоговом учете расходов на содержание служебных автомобилей, находящихся в собственности организации . Однако нередко организация в деятельности использует арендованный автотранспорт. Какие дополнительные затраты появляются у нее в такой ситуации?
О специфике налогового учета расходов, связанных с содержанием собственного служебного автомобиля, читайте в РНК, 2010, N 17. — Примеч. ред.
Многие организации, которым автотранспорт в деятельности нужен, но не хватает средств, чтобы его приобрести, могут взять его в аренду. Заинтересованными сторонами такой сделки являются арендатор и арендодатель. Отношения между ними регулируются договором аренды транспортного средства.
Общие положения о договоре аренды
Согласно ст. 606 Гражданского кодекса по договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. Договор аренды заключается в письменной форме.
В нем обязательно следует указать сведения, позволяющие однозначно определить имущество, передаваемое в аренду.
Применительно к договору об аренде автомобиля такими данными являются его марка, год выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер и др.
Примечание. При отсутствии данных об объекте, передаваемом в аренду, соответствующий договор не считается заключенным (ст. 607 ГК РФ).
В ст. ст. 632 и 642 ГК РФ указано, что организации (арендаторы) вправе заключать договор аренды транспортного средства с экипажем либо без экипажа. Оба вида договора заключаются как с юридическими, так и с физическими лицами.
При этом физическое лицо (арендодатель) может быть сотрудником организации или гражданином, не связанным с данной организацией трудовыми отношениями, либо арендодателем может выступать индивидуальный предприниматель.
От вида оформленного договора зависит состав расходов арендатора и арендодателя, которые они осуществляют в отношении арендованного (сданного в аренду) автомобиля, а также специфика их налогового учета.
Аренда автомобиля с экипажем
Договор аренды транспортного средства с экипажем организация заключает, когда необходим автомобиль с водителем.
На основании такого договора арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование, а также оказывает своими силами услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст.
632 ГК РФ). То есть при заключении указанного договора арендатор получает от арендодателя и автомобиль, и водителя.
Примечание. Договор аренды транспортного средства с экипажем и договор аренды транспортного средства без экипажа, заключенные на срок более года, не подлежат обязательной государственной регистрации.
Распределение расходов между сторонами договора аренды
Гражданским кодексом определены расходы, которые должны осуществлять стороны при заключении договора аренды транспортного средства с экипажем.
Так, арендодатель в течение всего срока договора должен поддерживать надлежащее состояние сданного в аренду транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта, а также предоставление необходимых принадлежностей. Основание — ст.
634 ГК РФ. Эта обязанность прямо закреплена за арендодателем Гражданским кодексом и не может быть изменена договором аренды.
https://www.youtube.com/watch?v=JlMyATiO_R0\u0026t=34s
Для арендатора обязательным расходом при аренде автомобиля является арендная плата. Согласно ст. 614 ГК РФ арендатор обязан своевременно вносить плату за пользование имуществом.
Порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды.
Как правило, арендная плата устанавливается в виде определенных в твердой сумме платежей, которые вносятся единовременно или периодически.
Примечание. Если арендатор пользуется имуществом не в соответствии с условиями договора аренды или назначением имущества, арендодатель имеет право требовать расторжения договора и возмещения убытков.
Что касается остальных расходов, указанных в Гражданском кодексе для каждой стороны, то они являются обязательными только в том случае, если договором аренды не предусмотрен другой порядок. Так, согласно ст. ст.
635, 636 и 637 ГК РФ арендодатель должен осуществлять расходы по оплате услуг водителя и его содержания, а также расходы по страхованию автомобиля, а арендатор — расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов. Но как сказано выше, договором аренды указанные расходы могут быть распределены между сторонами арендной сделки и по-другому.
Примечание. Если договором порядок, условия и сроки внесения арендной платы не определены, считается, что установлены порядок, условия и сроки, обычно применяемые при аренде аналогичного имущества при сравнимых обстоятельствах (п. 1 ст. 614 ГК РФ).
Специфика учета расходов в целях налогообложения
Налог на прибыль. Все перечисленные выше затраты организация, сдающая в аренду транспортное средство с экипажем, и организация, арендующая его, могут учесть в целях налогообложения прибыли. Конечно, при условии выполнения требований ст. 252 НК РФ.
Расходы на ремонт, техническое обслуживание и поддержание в исправном состоянии арендованного автомобиля отражаются арендодателем в составе расходов, связанных с производством и реализацией, в соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ. При этом расходы на текущий и капитальный ремонт арендованного автомобиля уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль в составе прочих расходов (п. 1 ст. 260 НК РФ).
Арендную плату за пользование автомобилем арендатор включает в прочие расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, на основании пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ. Датой осуществления таких расходов при методе начисления признается (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ):
- дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров;
- дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов;
- последнее число отчетного (налогового) периода.
Как правило, затраты в виде арендных платежей отражаются в составе прочих расходов в тот день, когда по договору осуществляются расчеты. Если в договоре такого условия нет, расходы признаются на дату предъявления организации-арендатору документов, служащих основанием для произведения расчетов по договору, либо в последний день отчетного (налогового) периода.
Услуги водителя. При заключении договора аренды транспортного средства с экипажем водитель автомобиля является работником организации-арендодателя, то есть состоит с данной организацией в трудовых отношениях.
Поэтому обычно именно эта организация производит расходы, связанные с оплатой труда водителя. Выплаты, производимые водителю за выполнение своих трудовых обязанностей (обслуживание арендованного автомобиля), арендодатель в целях налогообложения прибыли учитывает на основании п.
1 ст. 255 НК РФ в составе расходов на оплату труда.
Если названные затраты являются расходами арендатора, то они учитываются в составе расходов данного налогоплательщика в соответствии с п. 21 ст. 255 НК РФ. Согласно этому подпункту в составе расходов на оплату труда учитываются выплаты работникам, не состоящим в штате организации-налогоплательщика, за выполнение ими работ по договорам гражданско-правового характера.
Примечание. Водители, являющиеся работниками арендодателя, по вопросам, которые касаются управления и технической эксплуатации автомобиля, подчиняются распоряжениям арендодателя, а по вопросам, связанным с коммерческой эксплуатацией автомобиля, — распоряжениям арендатора. Это следует из ст. 635 ГК РФ.
Горюче-смазочными материалами (ГСМ) арендованный автомобиль обычно обеспечивает арендатор. При исчислении налога на прибыль стоимость этих материалов он имеет право учесть как материальные расходы на основании пп. 2 п. 1 ст.
254 НК РФ, если ГСМ приобретаются для автомобиля, используемого непосредственно для производственных нужд. Если автомобиль используется для управленческих целей, то расходы на приобретение топлива относятся к расходам на содержание служебного автомобиля в соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.
В аналогичном порядке данные расходы учитывает и арендодатель, если эти расходы возложены на него согласно договору аренды.
Расходы на страхование. Эксплуатация автомобиля невозможна, если нет страхового полиса ОСАГО.
Кроме того, в договоре аренды как обязательное условие может быть предусмотрено добровольное страхование автомобиля (ст. 637 ГК РФ).
Расходы по обязательному и добровольному страхованию вправе осуществлять как арендодатель, так и арендатор. В налоговом учете той и другой стороны они отражаются в соответствии с п. п. 1 и 2 ст. 263 НК РФ.
https://www.youtube.com/watch?v=JlMyATiO_R0\u0026t=138s
Обратите внимание: расходы, которые согласно Гражданскому кодексу для организации не являются обязательными, учитываются в целях налогообложения прибыли только в том случае, если они возложены на организацию в соответствии с договором аренды. В противном случае признать их в налоговом учете организация не вправе.
Налог на добавленную стоимость.
Сумму НДС, предъявленную арендодателем при оказании услуг по предоставлению в аренду автомобиля с экипажем или без экипажа, а также при приобретении у налогоплательщиков НДС горюче-смазочных материалов либо работ по ремонту арендованной машины, арендатор может предъявить к вычету при выполнении обязательных условий, предусмотренных пп. 1 п. 2 ст. 171 и п. 1 ст.
172 НК РФ.
Примечание. Для арендодателя арендная плата считается объектом налогообложения (выручкой от реализации услуг) по налогу на прибыль и НДС. С данной суммы он обязан исчислить налог на добавленную стоимость к уплате в бюджет, а также учесть ее в налоговой базе по налогу на прибыль (без учета НДС).
Документальное подтверждение расходов
Как уже отмечалось, все перечисленные выше расходы обе стороны договора аренды транспортного средства с экипажем могут признать при налогообложении прибыли, только если выполнены требования п. 1 ст.
252 НК РФ, то есть затраты экономически обоснованны, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Какие документы нужно иметь арендатору и арендодателю, чтобы обосновать расходы, связанные с объектом аренды?
Расходы на ремонт.
Если ремонт автомобиля арендодатель осуществляет собственными силами, то к документам, подтверждающим данные затраты, относится смета ремонтных работ, дефектная ведомость, накладная на приобретенные запчасти и акт о списании израсходованных запчастей.
Затраты на ремонт автомобиля, произведенный специализированной организацией-подрядчиком, подтверждает договор на выполнение работ (договор подряда), акт сдачи-приемки выполненных работ, счет-фактура и платежные документы об оплате ремонта.
Кроме того, как при выполнении ремонта автомобиля собственными силами, так и при ремонте в специализированной организации сведения о выполненных работах должны быть отражены в акте о приеме-сдаче отремонтированных объектов основных средств по форме N ОС-3 и инвентарной карточке автомобиля по форме N ОС-6 .
Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7. — Прим. ред.
Арендная плата. Документальным подтверждением расходов в виде арендной платы по договору аренды транспортного средства с экипажем являются договор аренды, акты сдачи-приемки оказанных услуг, документы об оплате арендных платежей, а также иные документы, подтверждающие использование арендатором арендованного автомобиля в производственных целях.
К таким документам, в частности, относятся приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками и заявки на использование арендованных автомобилей. К названным документам нужно приложить также копии путевых листов, которые позволят определить регулярность и время использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей.
Расходы на горюче-смазочные материалы необходимо подтвердить документами о приобретении и расходовании топлива.
При приобретении ГСМ за наличный расчет подтверждающими документами являются кассовые чеки, которые лицо, оплачивающее горючее, обязано прилагать к авансовым отчетам.
Если ГСМ оплачиваются безналичными средствами, то их приобретение подтверждается актами о количестве отпущенного топлива, которые организация получает от автозаправочной станции, с которой у нее заключен соответствующий договор, и платежными документами об оплате.
Количество израсходованного топлива подтверждается путевыми листами.
Расходы на обязательное и добровольное страхование подтверждаются соответствующими договорами со страховщиками и документами об оплате страховых взносов.
Аренда автомобиля без экипажа
По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору автомобиль во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ).
Заключая такой договор, организация-арендатор собственными силами осуществляет его вождение, коммерческую и техническую эксплуатацию. Также арендатор обязан в течение всего срока аренды поддерживать арендованное имущество в надлежащем состоянии и производить его текущий и капитальный ремонт. Согласно ст.
646 ГК РФ арендатор осуществляет и другие расходы по содержанию арендованного автомобиля, если договором аренды они не возложены на арендодателя.
Примечание. При прекращении договора аренды арендатор обязан вернуть арендодателю имущество в том состоянии, в котором он его получил, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором.
В целях налогообложения прибыли все расходы, связанные с содержанием арендованного автотранспорта, учитываются сторонами договора аренды автомобиля без экипажа в том же порядке, что и при заключении договора аренды автомобиля с экипажем. Исключение составляют расходы на оплату труда водителя автомобиля, который в данном случае является работником организации-арендатора. Указанные расходы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль у арендатора на основании п. 1 ст. 255 НК РФ.
Все произведенные расходы подтверждаются теми же документами, что и при договоре аренды транспортного средства с экипажем.
НДС. Налог на добавленную стоимость, предъявленный организации-арендатору (арендодателю) при приобретении товарных ценностей, выполнении (оказании) работ и услуг, связанных с арендованным автомобилем, данная организация вправе принять к вычету, если выполнены необходимые условия, указанные в ст. ст. 171 и 172 НК РФ.
Если арендодатель — физическое лицо
Изложенный выше порядок учета расходов в целях налогообложения касается случаев, когда арендодателем по договорам аренды транспортных средств с экипажем или без экипажа выступает юридическое лицо. Однако арендовать автомобиль организация может и у физического лица.
Какие дополнительные обязательства возникают у арендатора в данном случае? Сразу же отметим, что правила учета расходов при исчислении налога на прибыль не зависят от того, кем является арендодатель — организацией или гражданином.
Главное, чтобы все расходы соответствовали требованиям ст. 252 НК РФ. При начислении арендной платы организации-арендатору нужно учитывать, что физическое лицо (не предприниматель) не является плательщиком НДС и поэтому не выставляет счета-фактуры.
В связи с этим применить налоговый вычет с сумм арендной платы не получится.
Налог на доходы физических лиц
Полученное по договору аренды вознаграждение является доходом физического лица. В соответствии с пп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ этот доход облагается НДФЛ.
Если физическое лицо является налоговым резидентом РФ, то налогообложение данного дохода производится по ставке 13%. По договору аренды автомобиля с экипажем доход включает арендную плату и плату за управление автомобилем, а также за его обслуживание.
При заключении договора аренды без экипажа доход состоит из арендной платы.
Если арендодатель — физическое лицо (работник организации или иной гражданин, не являющийся индивидуальным предпринимателем), то согласно п. 1 ст. 226 НК РФ организация-арендатор признается налоговым агентом. При фактической выплате дохода арендодателю она обязана исчислить, удержать и уплатить НДФЛ в бюджет.
Загрузка...
