В чем разница между приказом от распоряжением?

Чтобы ставить и решать задачи внутри компании, бизнес использует приказы и распоряжения. Не всегда понятно, когда какой документ нужно издать. Разбираемся, в чем отличия приказа от распоряжения, какой документ нужно издавать в разных ситуациях и кто имеет право это делать.

Сходства и различия приказа и распоряжения

В законодательстве нет общих правил, которые регулируют, когда издавать приказ, а когда — распоряжение. Например, в трудовом кодексе эти документы часто уравнивают в правах.

Так, чтобы принять сотрудника на работу или уволить его, подойдут оба документа.

Чтобы понять, чем отличается приказ от распоряжения, возьмем за основу определения из Единой государственной системы делопроизводства — ЕГСД.

Приказ — правовой акт, который издает руководитель органа государственного управления или его структурного подразделения, чтобы решить основные и оперативные задачи.

Распоряжение — правовой акт, который издает руководитель коллегиального органа государственного управления, чтобы решить оперативные вопросы. У распоряжения обычно ограниченный срок действия, и оно касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

Главное отличие этих документов в том, что приказ всегда издает руководитель компании или его заместитель, а распоряжение — руководитель компании, заместитель и другие уполномоченные лица, например начальники отделов.

Есть также условные отличия приказа от распоряжения. Мы собрали их в таблице.

В чем разница между приказом от распоряжением?

Виды приказов и распоряжений

В делопроизводстве есть три вида приказов и распоряжений.

По основной деятельности. Цель — решить основные задачи, которые стоят перед компанией. Например, ввести штатное расписание или создать новое подразделение.

По административно-хозяйственным вопросам. Относятся к деятельности, которая связана с транспортным обслуживанием, эксплуатацией и оснащением зданий. Например, приказ или распоряжение о покупке оборудования.

По личному составу. Касаются вопросов взаимодействия сотрудников с компанией. Например, чтобы принять на работу или уволить сотрудника, нужно издать соответствующий приказ или распоряжение.

Порядок издания приказа и распоряжения

Правила не регламентированы законом, но их прописывают в инструкции по делопроизводству. Обычно порядок издания приказов и распоряжений выглядит так:

В чем разница между приказом от распоряжением?

Иногда порядок может быть сложнее: ответственный сотрудник сначала готовит проект, согласует его с юристами и руководителем и только потом отдает на подпись.

Например, если руководитель издает приказ о введении системы сохранения коммерческой тайны, лучше сначала подготовить проект и согласовать его с юристом, чтобы документ не противоречил законам.

А вот при издании приказа о приеме на работу можно воспользоваться шаблоном — готовить проект и согласовывать с юристом не обязательно.

Требования к оформлению приказов и распоряжений

В законе нет требований к оформлению приказов и распоряжений, но в государственном стандарте есть рекомендации, примеры и шаблоны распорядительных документов.

Компаниям и ИП не обязательно оформлять документы строго по ГОСТу, но чтобы они имели юридическую силу, нужно указать следующие реквизиты:

РеквизитТребование к реквизиту
Название компании Должно соответствовать названию, которое прописано в уставе.

Например, ООО «Компания»

Имя и должность автора документа Должность указывают так, как она прописана в распорядительном документе о назначении на должность.

Например, генеральный директор ООО «Компания» Петров П. П.

Вид документа «Приказ» или «Распоряжение»
Номер документа Указывают номер, который присвоен при регистрации документа
Дата Должна соответствовать дате подписания или издания документа
Населенный пункт Нужно указать город или другой населенный пункт, в котором издан документ
Заголовок То, о чем пойдет речь в документе.
Например, приказ «Об утверждении штатного расписания»
Подпись руководителя Руководитель ставит подпись, а расшифровку печатают в документе
Контроль за исполнением приказа или распоряжения Чтобы назначить сотрудника, который будет отвечать за исполнение документа, последним пунктом в тексте указывают фамилию и должность ответственного.
Например: «Контроль за исполнением возложить на начальника отдела Петрова П. П.»

Кроме реквизитов, есть и другие рекомендации по оформлению распорядительных документов.

Оформление приказа. Текст приказа состоит из двух частей: первая — это основания или причины создания документа, вторая — решение руководителя, которое начинается со слова «Приказываю».

В чем разница между приказом от распоряжением? Ввести штатное расписание — это основная задача компании

Оформление распоряжения. В отличие от приказа, в распоряжении оснований и причин для издания документа может не быть. В таком случае оно начинается сразу с решения руководителя — например, со слова «Обязываю».

В чем разница между приказом от распоряжением? Провести анализ рекламной кампании — это текущая задача

Коротко

  1. Приказ издает только руководитель или его заместитель для решения основных задач компании и кадровых вопросов.
  2. Распоряжение издает руководитель, его заместитель и начальники отделов для решения текущих задач компании.
  3. Компании и ИП могут использовать только один из этих документов — разница между приказом и распоряжением условна.
  4. Если хотите использовать оба документа, пропишите в инструкции по делопроизводству, кто имеет право издавать распорядительные документы и какие вопросы решает каждый из них.

Распоряжение и приказ: основные отличия и правила составления

Для разрешения оперативных вопросов руководитель организации может издавать приказ, или распоряжение. Распоряжение обычно затрагивает интересы небольшого числа работников, имеет ограниченный и обозримый срок действия.

В чем разница между приказом от распоряжением?Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем

Приказ и распоряжение: определение

Приказ и распоряжение — это локальные правовые акты (ЛПА), издаваемые руководящим составом юридического лица (читайте как открыть ИП), государственного органа или административного субъекта. Приказ и распоряжение представляют собой задокументированное решение руководящих работников по организационным, оперативным, кадровым и иным вопросам деятельности организации.

Оба этих документа имеют область применения, ограниченную юрисдикцией того субъекта, руководитель которого их подписал.

И приказ, и распоряжение регламентируют, как правило, внутреннюю работу субъекта, однако могут затрагивать взаимоотношения с другими субъектами права в той мере, в какой это касается выполнения обязанностей сотрудников, ответственных за исполнение приказа или распоряжения.

Полномочные лица

Приказ может исходить только от лица директора предприятия (или его представителя, действующего на основании доверенности), а распоряжение могут писать руководители структурных подразделений и филиалов, начальники отделов и т.д., то есть все те лица, в должностной инструкции которых указана данная функция в виде права.

В чем разница между приказом от распоряжением?Приказ может исходить только от лица директора предприятия, а распоряжение могут писать руководители структурных подразделений

Важно, чтобы сотрудник, издающий распоряжения, имел представление о том, как правильно составлять и оформлять документ, знал основы трудового и гражданского законодательства, а также внутренние нормативно-правовые акты организации – именно на эти документы следует ссылаться при составлении документа.

Основные отличия

А теперь постараемся выявить различия между этими видами документов:

  • Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.
  • Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

В настоящее время на практике известно несколько подходов, которые определяют, в каких случаях должны создаваться приказы, а в каких – распоряжения:

  1. На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии – исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения – по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, связанной с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.).
  2. Второй подход приемлем для средних и крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений. В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятие в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение.

Правила оформление распоряжения

Распоряжение или приказ подготавливаются на специальном бланке, содержащем полное наименование предприятия и название документа.

В чем разница между приказом от распоряжением?Распоряжение или приказ подготавливаются на специальном бланке, содержащем полное наименование предприятия и название документа

Необходимо соблюдать определенные правила, касающиеся оформления такой документации:

  1. В верхней части ставится наименование организации.
  2. Распоряжение имеет порядковый номер, то есть место документа среди изданных с начала года документов, к которому приписывается буква «р»: например, № 35р.
  3. Вписывается название документа, то есть причина, по которой составляется распоряжение, например, «Об обеспечении исполнения плана поставки … на 3 квартал».
  4. На нем проставляется дата составления.

Затем следует основная часть, в которой:

  • приводится обоснование или основание для написания распоряжения (например, «Во исполнение приказа…»);
  • приводится лицо или список лиц, которых касается данный документ. (полностью указываются их ФИО, должности);
  • подробное указывается задача, которая на них возлагается;
  • обозначается срок исполнения.

Руководитель назначает ответственного за исполнение, которого также нужно вписать в документ, или оставляет право проследить за выполнением распоряжения за собой.

Внизу ставиться подпись руководителя или уполномоченного им лица, печать. При наличии приводится перечень прилагаемых к распоряжению документов.

Содержание распоряжения

Регистрационный номер распоряжения представляет собой порядковый номер документа в общей массе изданных с начала календарного года ОРД этого вида с добавлением строчной буквы «р» (например, № 10р).

Заголовок распоряжения указывается в левом верхнем углу документа, в нем содержится очень краткая суть директивы в виде ответа на вопрос «О чем?». Примеры заголовка (наименования) ОРД – «Об обеспечении выполнения плана поставок продукции на 1 квартал», «Об утверждении бланков строгой отчетности».

Основной текст распоряжения условно состоит из двух частей: констатирующую и распорядительную.

В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа.

При издании распорядительного документа на основании (во исполнение) нормативного правового акта РФ или распорядительного документа вышестоящей организации констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка. Констатирующая часть в распорядительном документе может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

В чем разница между приказом от распоряжением?

Распорядительная часть. Данный блок начинается словами “ОБЯЗЫВАЮ” или “ПРЕДЛАГАЮ”, набранными заглавными буквами. Слово располагается по центру страницы. Далее идет перечень действий, которые предписываются к исполнению. Обычно данный блок содержит перечень из нескольких пунктов.

Каждый пункт оговаривает одно действие, указывает срок исполнения и назначает лицо, которое будет контролировать исполнение действия. Здесь же указываются фамилии и инициалы конкретных исполнителей предписываемых действий.

Иногда возникают ситуации, когда издаваемая деловая бумага должна пройти процедуру внешнего согласования. В этом случае оно направляется на экспертизу в вышестоящую организацию.

В таком случае, согласующие визы сотрудники внешних инстанций ставят на оборотной стороне последнего листа деловой бумаги.

В том случае, если распоряжении исходит не от генерального директора, а от руководителя структурного подразделения и имеет целью решение оперативных вопросов, оно может быть оформлено по упрощенной схеме.

Отличие Приказа от Распоряжения

В этом материале рассмотрим, чем отличается приказ от распоряжения и в каких ситуациях какой из форм нормативного акта необходимо пользоваться.

Российское законодательство не содержит информации о различиях между двумя этими понятиями, часто термины используются как равнозначные. Однако это не значит, что никаких отличий нет.

На практике есть несколько важных особенностей, учёт которых поможет более грамотно организовать документооборот организации.

Чем отличаются Приказ и Распоряжение в организации

Приказ и распоряжение — это локальные нормативные акты, которые предназначены для урегулирования внутренних вопросов в организации. За пределами компании они не имеют юридической силы. Особенность таких документов в том, что законодательство не противопоставляет их, а считает синонимами.

Однако на практике принято разделять приказы и распоряжения. Следует оговориться, что так как чётких указаний, в какой ситуации издавать приказ, а в какой — распоряжение, в законах нет, то никаких штрафных санкций за «неправильный» выбор не может быть.

Проще говоря, никто не оштрафует фирму за выбор той или иной формы документа.

В чем разница этих двух нормативных актов? Есть несколько критериев:

  1. Продолжительность действия. Приказ предполагает продолжительное действие, распоряжение — короткое, необходимое для воплощения поставленной задачи. Например, приказ о назначении главного бухгалтера и распоряжение о выходе главного бухгалтера на работу в выходной день.
  2. Условие утраты силы. Приказ действует либо до обозначенного срока, либо до отмены следующим приказом. Распоряжение, как правило, сохраняет силу до исполнения в нём обозначенного условия и не требует специальной отмены.
  3. Кто издаёт. Приказы подписывают генеральные директора, в редких случаях — их заместители. Начальники структурных подразделений и руководители отделов ограничиваются распоряжениями.
  4. Возможность внести изменения. Менять распоряжения не принято — проще издать новый документ. Изменения приказов очень распространены на практике и встречаются почти повсеместно.
  5. Тематика. Приказ решает глобальные задачи в долгосрочной перспективе. Например, назначает на должность или утверждает регламент работы. Распоряжение помогает решить оперативные проблемы и дела.

Таким образом, какое-либо одно отличие приказа от распоряжения на практике отсутствует — есть комплекс различий. Важно учитывать, что нормы использования таких форм нормативных актов в разных компаниях могут отличаться. Например, в одной компании может быть принято издавать приказ о выходе на работу в выходной день, а в другой аналогичный вопрос решают иначе.

В чем разница между приказом от распоряжением?Приказы и распоряжения – это локальные нормативные акты, которые издают директора компаний и из заместители

Обе формы документов предполагают деловой стиль изложения и единый (в рамках организации) шаблон. Используются простые предложения, ясные формулировки, недвусмысленные выражения. Каждое отдельное положение утверждается отдельным пунктом — так при необходимости документ будет проще изменить.

Теперь о том, чем определяется срок действия. Есть несколько вариантов. Например, срок действия документа может быть непосредственно указан в тексте. Если конкретная дата или продолжительность не зафиксированы, предполагается бессрочное действие (до отмены).

У распоряжений срок действия определяется исполнением заложенного в них обстоятельства. Когда условие реализуется, документ считается исполненным автоматически, отменять его специально не нужно.

В каких случаях издается Приказ

Приказы — это локальные нормативные акты, которые подписывает главный руководитель организации. Их юрисдикция распространяется на всё юридическое лицо, а срок действия чаще всего не ограничивается. Эти нормативные акты, которые издают директора компаний, принято делить на 3 вида, в зависимости от круга решаемых вопросов:

  1. Организационные вопросы. Это создание или реорганизации ООО, обособление или выделение структурных подразделений, утверждение организационной структуры, предоставление права подписи документов, введение в действие внутренних положений и регламентов.
  2. Основная деятельность. Финансирование деятельности компании, обеспечение материалами и оборудованием, инициирование и оценка результатов проверок, утверждение регламентов производства, транспортировки, проверки качества продукции.
  3. Кадровая работа. Назначение и снятие с должности, приём на работу, расторжение трудового договора, перевод на новую должность, утверждение графика отпусков, премирование, вызов на работу из отпуска.

В чем разница между приказом от распоряжением?Приказы и распоряжения отличаются сроком действия и кругом регулируемых вопросов

Что такое Распоряжение

Распоряжение — вторая форма локального нормативного акта — посвящается решению менее глобальных и более оперативных вопросов. Издавать такой документ вправе не только генеральный директор, но его заместители, руководители структурных подразделений, начальники отделов.

Срок действия распоряжения, как правило, ограничивается исполнением заложенного в нём условия. Например, начальник отдела подписывает документ о вызове сотрудника на рабочее место на 3 часа в выходной день.

Когда сотрудник отработает эти 3 часа, условие нормативного акта считается исполненным, документ утрачивает актуальность и отправляется в архив.

Примеры решаемых вопросов:

  • о передаче обязанностей сотруднику на время отсутствия основного работника;
  • об организации инвентаризации;
  • о внесении изменений в должностные инструкции;
  • о проведении промежуточного (итогового, предварительного) анализа эффективности функционирования цеха (рекламной компании, нового оборудования и т. д.);
  • о вызове специалиста на работу в выходной день;
  • о направлении сотрудника на курсы повышения квалификации.

В распоряжения не принято вносить изменения. Если обстоятельства, ради которых издан документ, стали неактуальны до их исполнения, издаётся новое распоряжение или ненужный документ просто уничтожается. Это ещё одно довольно важное отличие этих двух форм.

Приказ может содержать несколько положений, несколько задач исполнителям. Например, о вступлении регламента производства в силу, о назначении ответственного за контроль его исполнения и о назначении ответственного за доведение информации о нём до структурных подразделений. Распоряжение ограничивается одним положением, то есть указанием одного условия, требования, задачи.

Заключение

Законодательных отличий между приказами и распоряжениями в России нет.

Разница появляется на практике и проявляется в круге решаемых вопросах, сроке действия, визирующем лице и возможности вносить изменения.

Организация вправе самостоятельно решить, в каких случаях издавать приказы, а в каких ограничиваться распоряжениями. Никакой ответственности за «неправильный» выбор формы документов не предусматривается.

Чем отличается приказ от распоряжения

Чтобы разобраться в отличиях и сходствах, нужно понять, что такое приказ, и что такое распоряжение.

Приказ – это акт руководителя, направленный на решение определенных организационных задач и содержащий обязательные для подчиненных распоряжения.

Приказы постоянно применяются в хозяйственной жизни. Например, прием на работу и увольнение работника оформляется приказом работодателя.

В государственных организациях издание приказов и распоряжений регламентируется нормативными актами. 

Распоряжение – это акт руководителя, его подчиненного, либо представителя, направленный на решение определенных организационных задач и содержащий обязательные для подчиненных распоряжения.

Тоже широко распространен на практике. Например, в ч. 6 ст. 193 ТК РФ указано, что применение дисциплинарного взыскания для сотрудника может оформлено как приказом, так и распоряжением.

Из определений видно уже как минимум одно отличие – приказ издается руководителем, а распоряжение может быть издано другими начальниками. Но это не все отличия, об остальных ниже.

Чтобы было наглядно и понятно, мы подготовили таблицу, из которой видны основные отличия приказа и распоряжения.

В чем разница между приказом от распоряжением?

Рассмотрим различия между приказом и распоряжением по порядку.

Приказ имеет, как правило, длительный срок действия, не ограниченный наступлением какого-либо события. В качестве примера можно привести приказ о назначении сотрудника на работу. Кроме того, при необходимости в приказы могут быть внесены изменения.

Распоряжение — это документ оперативного порядка, и действует оно до момента исполнения решения, которое легло в основу документа. Примером может служить распоряжение о создании рабочей группы, которая действует до решения порученного ей вопроса.

Издавать приказы, как правило, имеет право директор субъекта, который распоряжением может дать временное или постоянное право подписания приказов своему заместителю или ряду должностных лиц организации. Перечень лиц, уполномоченных издавать распоряжения, гораздо шире.

Самое же большое различие между распоряжением и приказом заключается в круге решаемых вопросов. Если приказ является основой для начала или изменения правоотношений, то распоряжение — это решение оперативных вопросов, вытекающих из существующих правоотношений, в том числе установленных приказом.

Проиллюстрировать это можно на следующих примерах:

В чем разница между приказом от распоряжением?

Кроме перечисленных выше, существуют отличия по форме составления документов. Распоряжения, как правило, не имеют заголовков, а начинаются словами «распоряжаюсь» или «обязываю». Приказы имеют заголовок («Приказ»), распорядительная часть этого документа начинается со слова «приказываю».

Хозяйствующий субъект вправе как вносить изменения в типовую форму приказа и распоряжения, так и утверждать типовые формы самостоятельно.

Нормативные документы, регламентирующие документооборот

Определение приказа (распоряжения) приводится в ряде нормативных документов, изданных Федеральной архивной службой. Следует отметить, что существующие нормативные акты используют эти термины как синонимы, хотя и описывают различия, которые имеются в их составлении.

Важно! В правовом поле принципиальных различий между приказом и распоряжением нет.

Требования к оформлению приказов и распоряжений приведены в ведомственных нормативно-правовых актах, но в целом они практически идентичны.

Нормативных документов, рекомендуемых для использования сотрудниками частных хозяйствующих субъектов, нет. Поэтому они, составляя приказы и распоряжения, могут руководствоваться общими правилами делопроизводства и документооборота.

Еще больше материалов по теме в рубрике: «Другое». 

В чем разница между приказом от распоряжением?

Понятия «приказ» и «распоряжение» в деловых инструкциях и в обиходе воспринимаются часто как синонимы. Однако такой подход является спорным – между этими документами есть различия. Разберемся, в чем они состоят и почему при наличии сходства приказ и распоряжение взаимозаменяемыми во многих случаях считать нельзя.

Термины и разграничения

Приказы и распоряжения сходны между собой, являясь распорядительными документами руководства по отношению к персоналу, инструментами, посредством которых происходит процесс управления организацией. По сути, это локальные нормативные акты, в которых задокументированы решения руководства.

Действующие нормативно-правовые документы не содержат четкого определения этих понятий и их разграничения. Они есть, к примеру, в «Кратком словаре видов и разновидностей документов», увидевшем свет в 1974 году. Многие формулировки словаря, касающиеся финансовых и организационных реалий экономики, на сегодняшний день устарели, но, взяв их за основу, можно получить такие определения.

Приказ – единоличный локальный правовой акт, издаваемый руководителем компании или его заместителем, исполняющим соответствующие обязанности в момент издания приказа. Он предназначен для решения вопросов основной деятельности или кадровых вопросов.

Приказом называют также правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления или его структурного подразделения с целью решения задач, стоящих перед органом.

Может иметь отношение к широкому кругу руководителей, независимо от подчиненности, и иметь силу не ЛНА, а общего нормативного акта.

Распоряжение – издается руководителем компании, его заместителями по оперативным вопросам, главным образом организационного характера.

Они касаются исполнения приказов, правил, инструкций, иных нормативных актов; механизмов доведения решений высшего руководства до руководителей низших рангов и рядовых работников.

Часто распоряжение ограничено по времени действия и касается ограниченного круга лиц.

На заметку! Приказание – специфическая форма распорядительного документа, характерная для воинских учреждений. Издается командиром, начальником учреждения.

Как применять документы

Из определений вытекает, что распоряжение, в отличие от приказа, носит в первую очередь рекомендательный характер. Оно указывает на наиболее оптимальный способ решения какой-либо задачи руководства и требует согласия. Приказ требует безусловного подчинения, точности исполнения. В то же время во многих ситуациях распоряжение по своему содержанию близко к приказу.

Обратим внимание на некоторые характерные черты двух документов:

  1. Приказ действует до отмены, распоряжение – до фактического исполнения.
  2. Распоряжения, как правило, переиздаются при необходимости, в приказ можно внести изменения таким же распорядительным документом – приказом. В текст изменяющего приказа включают текст соответствующих изменений.
  3. При издании приказа в документе всегда указывается заголовок «Приказ», в распоряжении часто заголовок опускается. При составлении распоряжения текст начинается словами «Обязать, обязываю, распоряжаюсь», а в приказе – «Приказываю».

Пример приказа — приказ о приеме на работу, а распоряжением может оформляться краткосрочное возложение обязанностей на члена трудового коллектива, во время отпуска основного сотрудника. На практике эти два документа воспринимаются часто идентично и в организациях имеют равную силу действия.

Многие компании, особенно небольшие, применяют какой-то один вид распорядительного документа. Обычно первенство отдается приказу, но могут издаваться исключительно распоряжения. В других случаях, например, при наличии структурных подразделений, распоряжения издают руководители этих структурных подразделений, а приказы – руководитель и лица, исполняющие его обязанности.

С точки зрения права, приказ и распоряжение различий не имеют, организация обязана отрегулировать эти вопросы самостоятельно. Разграничение действия документов производится с помощью регламентов, иных ЛНА, где прописываются ситуации, при которых необходимо подготовить проект приказа или распоряжения.

Есть отдельные, определенные законом, случаи. В Уставе акционерного общества обычно указывается, что руководитель издает приказы (согласно ст. 69-2 ФЗ № 208 от 26/12/95 г.), значит заместители могут быть наделены полномочиями издавать распоряжения.

Порядок издания приказов и распоряжений

Приказы и распоряжения имеют в основном сходный порядок формирования, издания и контроля исполнения:

  • инициирующие действия, в основе которых лежит причина издания документа;
  • сбор информации, ее анализ;
  • формирование проекта приказа, распоряжения на основе проведенной работы;
  • регистрация замечаний и предложений заинтересованных сторон, согласование;
  • подписание документа;
  • регистрация документа;
  • доведение до сведения исполнителей.

Инициатива может исходить от руководителя компании либо от руководителей отделов (докладные записки, служебные записки, служебные письма руководителю). Издание документа может иметь плановый характер и опираться на нормы принятых ранее ЛНА, например, приказ о проведении инвентаризации.

Согласование и доработка, если она необходима, ведется с учетом мнения работников, профсоюза, низовых руководителей, а в некоторых случаях и внешних организаций, привлеченных к решению проблемы, о которой идет речь в документе (вышестоящего руководства организации, экспертов). В других случаях приказ или распоряжение не требует этапа доработки.

Работа ведется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, требования к оформлению документов которого распространяются на распоряжения и приказы.

Приказ и распоряжение: процедура издания на предприятии

Сначала автор разбирает сходства и различия приказа и распоряжения, а потом комментирует весь алгоритм их издания: инициирование, сбор и анализ информации, подготовка и согласование проекта документа, его доработка по замечаниям согласующих, подписание и регистрация, а также доведение до исполнителей. Статья содержит не только исчерпывающие объяснения автора, но и примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов.

Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы не правильно. Сначала нужно определить основное назначение приказа и распоряжения, выявить сходства и различия, которые существуют между этими видами документов.

Приказ и распоряжение: в чем сходство и отличия

Сразу стоит отметить, что приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам1 , издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения – руководителю соответствующего уровня.

Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или ­распоряжения, могут быть направлены на:

  • совершенствование организационной структуры предприятия;
  • выбор средств и способов осуществления основной (или производст­венной) деятельности предприятия;
  • обеспечение предприятия финансовыми, трудовыми,­ ­материальными, информационными и иными ресурсами;
  • утверждение организационных документов и изменений к ним и т.д.

При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях, обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.

А теперь постараемся выявить отличия между рассматриваемыми нами видами документов.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

Распоряжение2  – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

В настоящее время на практике известно несколько подходов, которые определяют, в каких случаях должны создаваться приказы, а в каких – распоряжения. 

1.

 На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии – исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения – по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.).

2. Второй подход приемлем для средних и крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений.

В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятие в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение.

Приказы и распоряжения делятся на три подвида:

  • по основной деятельности;
  • по личному составу;
  • по административно-хозяйственным вопросам.

Этапы издания приказов и распоряжений

В процедуре издания приказов и распоряжений можно выделить восемь этапов3 :

  1. Инициирование издания приказа или распоряжения.
  2. Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.
  3. Подготовка проекта приказа или распоряжения.
  4. Согласование проекта документа.
  5. Доработка проекта приказа или распоряжения по замечаниям согласующих.
  6. Подписание приказа или распоряжения.
  7. Регистрация приказа или распоряжения.
  8. Доведение приказа или распоряжения до исполнителей.
  • Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.
  • Рассмотрим каждый этап в отдельности.

Инициирование издания приказа или распоряжения

Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:

  • на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой);
  • по поручению руководства предприятия;
  • по инициативе руководителей структурных подразделений или ­подведомственных предприятий, а также отдельных специалистов.

Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

ООО «Новостройрегион-А» получает письмо-сообщение от разработчика программного обеспечения ОАО «Технологии 21 века» о выходе новой версии программного продукта по складскому учету «Склад+», а также CD-диска с ­модулем обновления и инструкцией по проведению обновления (см. Пример 2). Получив данное письмо, руководитель ООО «Новостройрегион-А» выносит резолюцию, в которой поручает заведующему складом Степанову А.В. проанализировать новые возможности системы автоматизации складского учета и доложить о необходимости перехода на новую версию программы (см. Пример 2). Степанов А.В. подготавливает докладную записку, адресованную генеральному директору (см. Пример 3), в которой сообщает, что переход на новую версию системы позволит более эффективно организовать работу по учету товара и повысить оперативность работы персонала. Изучив данную докладную записку, генеральный директор создает новую резолюцию (см. Пример 3), в которой поручает подготовить проект приказа о вводе в эксплуатацию новой версии системы автоматизации складского учета (см. Пример 5). То есть в данной ситуации инициирующими документами для издания приказа стали письмо ОАО «Технологии 21 века» и служебная записка заведующего склада Степанова А.В. На основании этих документов руководитель предприятия отдал поручение на подготовку проекта приказа.

Сбор и анализ информации для подготовки проекта приказа или распоряжения

Данный этап предусматривает прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для выработки управленческого решения, которое впоследствии будет отражено в ­издаваемом приказе или распоряжении.

Источниками информации могут быть:

  • законодательные акты и нормативная документация;
  • текущая документация организации;
  • документы, поступающие из других организаций;
  • архивные документы;
  • публикации в периодической печати;
  • научные материалы и др.

Итогом сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

В рассматриваемом в Примере 1 случае среди источников информации присутствуют как внутренние документы организации, так и документы, поступившие из сторонней организации. К внутренним документам ООО «Новостройрегион-А», необходимым для изучения, можно отнести: текущее положение о работе в системе автоматизации складского учета «Склад+», приказ, его утвердивший, а также докладную записку (см. Пример 3). Кроме этого необходимо детально изучить приложения, присланные ОАО «Технологии 21 века» с письмом от 9 января 2007 г. № 2/02-15 (см. Пример 2).

Подготовка проекта приказа или распоряжения

Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.

Проект приказа или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector